GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN FACILITY MANAGEMENT – 5a PARTE – PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Por: Arturo Eliserio

Facilities & Security Manager at Oshkosh

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Lee la segunda parte de este artículo: GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN FACILITY MANAGEMENT – REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Y KPI’S

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Lee la cuarta parte de este artículo artículo: GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN FACILITY MANAGEMENT – 4A PARTE – PROCESO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS FINANCIEROS

Propósito

Este proceso tiene la intención de regular y/o gobernar sobre los procesos de Planeación y Control de Presupuestos Financieros y es aplicable para la organización del departamento de FM y sus colaboradores internos y externos y deberá funcionar en conjunto y acuerdo con el proceso ya predeterminado de Requerimientos del Cliente y el Acuerdo de Nivel de Servicios o SLA (ServiceLevelAgreement por sus siglas en ingles).

 

Alcance

• Este proceso asume que el SLA entre el departamento de FM y las partes interesadas ya está implementado (ver artículo anterior “Requerimientos del Cliente”), con las prioridades adecuadas y tiempos de respuesta acordados para cambios o proyectos menores y mayores, etc.
• Este proceso es también parte integral del proceso de “Administración del Ciclo de Vida” (Ultima articulo a publicar de esta serie de procesos) y deberá ser validado durante su avances.
• Una herramienta software es necesaria para el adecuado soporte a este proceso, que sea capaz de manejar graficas de Gantt, rutas críticas, asignación de recursos, costos, etc.
• Todas las partes interesadas deberán estar identificadas y recibir comunicación y actualizaciones a lo largo de la etapa de planeación para asegurar que sean tomados en cuenta sus retroalimentaciones y expectativas del proyecto.
• El área de Seguridad y Salud Ocupacional deberá también involucrase durante el proceso.

 

Objetivos:

Este proceso se centra en lograr los siguientes objetivos;

• Que las inversiones en proyectos entreguen los resultados esperados
• Que todos los riesgos sean identificados y se formule una estrategia de mitigación adecuada
• El menor costo posible de ciclo de vida
• Una culminación exitosa de proyectos
• Asegurar que todas las partes interesadas (Stakeholders) estén involucradas
• El uso eficiente y efectivo de los recursos

 

Además, este proceso gobierna la identificación, aprobación, planeación, ejecución y control de proyectos menores y cambios en el programa de producción.

 

También se enfoca en dar soporte al departamento de FM en lograr objetivos tales como (Ejemplo):

1. Minimizar el riesgo de tiempos caídos de producción
2. Contribuir a un ambiente de interrelaciones y aporte de soluciones armonizadas con las necesidades de las partes interesadas
3. Lograr lo anterior a un costo mínimo de ciclo de vida dentro de una manera segura y sostenible
4. Entregar a tiempo el soporte a las necesidades de producción en cuanto a instalaciones nuevas o cambios y minimizando cualquier riesgo
5. Construir, instalar, poner en marcha nuevas instalaciones en cumplimiento con el programa prestablecido y minimizando riesgos futuros.