Kaizen: Qué es y cómo usarlo

Jonathan Trout, Noria Corporation. Traducido por Noria Latín América

Kaizen es una filosofía que, cuando se adopta por completo, crea una cultura de mejora continua. Lea sobre Kaizen, qué es, cómo usarlo y más.

1. ¿Qué es el kaizen?
2. Los tipos de kaizen
3. El enfoque de Kaizen
4. Cómo Kaizen reduce el desperdicio
5. Pros y contras de Kaizen

Qué es Kaizen

La palabra “kaizen” es una palabra japonesa que significa “cambiar para mejorar”. En español, kaizen significa “mejora” y abarca procesos de mejora a corto y largo plazo. En manufactura, kaizen se refiere a iniciativas provenientes de una lluvia de ideas e implementar actividades diarias que mejoran continuamente los procesos. Involucra a todos los empleados, desde los cargos más altos hasta los trabajadores de la planta.

El objetivo de kaizen es “mantener esbeltos” los procesos de manufactura mejorando los procesos y programas estandarizados actuales para eliminar el desperdicio y aumentar la eficiencia. Kaizen a veces se denomina en parte como un plan de acción y en parte como una filosofía. Los planes de acción consisten en organizar grupos o equipos enfocados y eventos destinados a mejorar áreas específicas dentro de la organización. Los equipos deben incluir empleados de todos los niveles y centrarse principalmente en los empleados de la planta.

La filosofía kaizen implica la construcción de una cultura laboral que fomente el compromiso activo al sugerir mejoras y emplear nuevos estándares. Para que una empresa de manufactura se vuelva realmente esbelta, esta filosofía debe convertirse en una forma de pensar tanto para los gerentes de nivel superior como para los empleados de la planta.

Es posible que haya oído hablar del término “trabajo estandarizado”. Kaizen va de la mano con este concepto. El trabajo estandarizado describe los procesos actuales o las mejores prácticas, mientras que Kaizen se esfuerza por mejorar esos procesos. El trabajo estandarizado es visto como un documento vivo que Kaizen mejora continuamente. Echemos un vistazo a los diferentes tipos de kaizen, cómo abordar la implementación de kaizen en sus procesos existentes y cómo kaizen puede beneficiar a su organización al eliminar el desperdicio.

Tipos de Kaizen

Hay múltiples formas en que kaizen se puede aplicar en su organización; algunos son enfoques a corto plazo que suceden rápidamente, y otros toman un poco más de planificación estratégica en forma de un evento kaizen.

• Punto kaizen: Punto kaizen es una forma muy popular de implementar la filosofía gracias a su enfoque rápido y a la mínima planificación que requiere. Una vez que alguien nota un proceso interrumpido o una acción incorrecta, se trata de inmediato y se toman medidas para corregir el problema. Un ejemplo de punto kaizen podría ser un supervisor que realiza una inspección del piso y nota un defecto en la maquinaria o un retraso en un proceso. Luego, puede pedirle al gerente de planta que realice un kaizen rápido para remediar el problema.
• Sistema kaizen: Lo contrario del punto kaizen, el sistema kaizen está destinado a abordar problemas a nivel de sistema dentro de una organización. Es un método organizado de planificación estratégica de nivel superior destinado a producir múltiples eventos kaizen planificados durante un período prolongado de tiempo.
• Línea kaizen: Línea kaizen se refiere a la utilización de técnicas esbeltas en un departamento o proceso más adelante o más atrás, formando así una línea entre los dos. Por ejemplo, un evento kaizen a corto plazo podría implementarse en el departamento de planificación y en el departamento de adquisiciones. La planificación es anterior a las adquisiciones, lo que afecta directamente a las adquisiciones.
• Plano kaizen: Plano kaizen también se conoce como flujo de valor (varias líneas conectadas entre sí) y está un nivel por encima de línea kaizen. La cadena de valor deja de lado los departamentos tradicionales dentro de una organización y los estructura en líneas de productos (cadenas de valor). En otras palabras, los cambios en una línea se implementan en otras líneas y/o procesos.
• Cubo kaizen: Cubo kaizen se refiere a una situación en la que todos los puntos de los planos están conectados entre sí, lo que resulta en procesos esbeltos en toda la organización. Las mejoras se realizan en sentido ascendente, descendente y en toda la organización, incluidos proveedores y clientes. A menudo, cubo kaizen requiere la modificación de los procesos comerciales estándar.

El enfoque de Kaizen

Dado que kaizen se trata de la mejora continua, no es un evento de una sola vez, sino , una mentalidad clara de pensar siempre en formas de mejorar la eficiencia. Este enfoque de la mejora continua se divide típicamente en seis pasos.

1. Lluvia de ideas y estandarización: con un equipo interfuncional, piense en formas de realizar procesos sencillos y repetibles que mejoren actividades específicas. Por ejemplo, diseñe la forma más eficiente de hacer un cambio de turno y atenerse a ese procedimiento cada vez.
2. Medida: Asegúrese de que los procesos sean eficientes utilizando datos cuantificables. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo lleva completar una tarea usando un proceso nuevo en comparación con el anterior? Esta es una métrica rastreable que puede usar para medir la mejora.
3. Comparar: compare los datos de sus mediciones con sus requisitos determinados. ¿El nuevo proceso ahorra tiempo al lograr el resultado final deseado?
4. Innovar: busque continuamente nuevas y mejores formas de hacer el mismo trabajo y lograr el mismo resultado.
5. Estandarizar (nuevamente): una vez que todos estén satisfechos con una nueva idea o proceso probado, haga que sea repetible y fácil de seguir para todos.
6. Repita: comience el enfoque nuevamente.

Este enfoque de kaizen eventualmente se convierte en parte de la mentalidad de toda la organización, por lo que es una segunda naturaleza. Los esquemas de sugerencias son una excelente manera de conducir kaizen y la idea de la mejora continua. Considere las sugerencias de todo el equipo, sin descartar las ideas de nadie. Los esquemas de sugerencias se pueden medir por la cantidad de ideas que el equipo envía.

Otra forma de impulsar la mejora continua es mediante el uso de círculos de calidad y equipos autodirigidos. Estos equipos están formados por personas que trabajan en áreas específicas y están dirigidos por el supervisor del área o el líder del equipo. Nuevamente, los círculos de calidad deben medirse por la cantidad de ideas sugeridas. Es importante tener en cuenta que Kaizen no necesita ser burocrático. Si un equipo y su supervisor consideran que vale la pena implementar una idea, deberían poder hacerlo sin pasar por múltiples procesos de aprobación.

Algunas sugerencias para emplear Kaizen con su equipo:

• Haga que su equipo mantenga un registro de ideas de las cosas que notan durante su rutina diaria que parecen interrumpidas o ineficientes y que podrían mejorar. Es más fácil notar cosas mientras realiza la acción en lugar de sentarse en una habitación e intentar recordarlas.
• Realice una sesión mensual de lluvia de ideas para identificar las áreas de desperdicio en los procesos que su equipo está utilizando actualmente. Haga que la idea inicie sesión aquí y revise todos los tipos de desechos (enumerados a continuación) para ver dónde se pueden eliminar los desechos y cómo se pueden mejorar las cosas.
• Haga un plan procesable sobre cómo su equipo adoptará los cambios. Encuentre un equilibrio entre hacerlo ahora y tomarse demasiado tiempo para implementar la idea, lo que genera más desperdicio.
• Piense en cómo los cambios propuestos podrían afectar a otros dentro de la organización y consúltelos antes de poner en práctica cualquier cambio.

Cómo Kaizen reduce el desperdicio

Toda la idea detrás de ir delgado usando Kaizen gira en torno a la eliminación de siete tipos de desperdicios que obstaculizan la eficiencia. Echemos un vistazo a cuáles son esos tipos de desechos para que sepa qué debe estar atento a medida que piensa en formas de mejorar sus procesos.

1. Sobreproducción: considerado uno de los tipos de desechos más graves, la sobreproducción puede causar un efecto dominó, desencadenando muchos otros tipos de desechos y resultando en un exceso de inventario. Por ejemplo, tener un exceso de stock conduce a múltiples tipos de costos, incluido el almacenamiento, el desperdicio de material y el capital excesivo retenido en el inventario.
2. Inventario: el inventario no procesado incluye desperdicio de almacenamiento, capital perdido en inventario no procesado, el desperdicio de transportar el inventario, contenedores de almacenamiento utilizados para mantener el inventario y otros gastos asociados con el almacenamiento del inventario.
3. Motion: El desperdicio de movimiento se refiere a todo el movimiento – de humanos o máquinas – que podría ser minimizado. El movimiento desperdiciado puede ser algo tan pequeño como un empleado que busca una herramienta para lidiar con la degradación de la maquinaria.
4. Defectos: Los defectos son cualquier producto producido que no cumple con los estándares de diseño o las expectativas del cliente. Los productos defectuosos son un desperdicio porque deben ser reemplazados. Esto requiere más papeleo y mano de obra. La compañía también podría perder clientes. Tenga en cuenta que todo lo que se pone en el producto defectuoso, desde los recursos y el material hasta la mano de obra, se desperdicia porque el producto no se utilizará. En la mayoría de los casos, los defectos exponen el desperdicio en otras áreas de la organización que pueden haber provocado el defecto en primer lugar.
5. Esperando: El desperdicio de espera se describe mejor utilizando el ejemplo de la línea de montaje. Si una parada en la línea lleva más tiempo que otra, los empleados en la siguiente parada están esperando. Cada vez que el desperdicio es causado por una producción lenta o detenida en un área anterior de la cadena de producción, se produce el desperdicio de la espera. En el caso de Kaizen, pensar en formas de mejorar la eficiencia del área que causa el retraso debería ser una prioridad.
6. Transporte: Mover material de una posición a otra se considera un desperdicio de transporte, ya que el acto de transportarse a sí mismo no agrega valor al producto. Minimizar el transporte puede significar tener las instalaciones involucradas en los procesos de producción cerca o encontrar formas de minimizar los costos de transporte utilizando métodos más eficientes. El transporte conduce a otros tipos de desechos, incluidos los recursos y el tiempo utilizado para manejar el material, emplear personal o un tercero para transportar el material y tener que capacitar a los empleados.

Pros y Contras de Kaizen

Cuando se implementa correctamente, kaizen puede tener efectos positivos y casi instantáneos en la eficiencia de su organización, lo que lleva a un resultado mejorado. Además de eliminar el desperdicio, kaizen tiene una variedad de efectos positivos centrados en la mejora, así como algunas limitaciones.

Pros de Kaizen

• Fortalecimiento del trabajo en equipo: el trabajo en equipo es esencial para llevar a cabo un evento kaizen. Resolver problemas juntos como un equipo fortalece los lazos entre los empleados y les da una nueva perspectiva y un sentido de pertenencia a medida que las ideas de todos son consideradas y desarrolladas. Las colaboraciones interfuncionales son otra gran parte del trabajo a través de un evento kaizen. Muchos equipos kaizen incluyen miembros de múltiples departamentos porque la mayoría de los procesos fluyen entre sí. La colaboración con otros departamentos fortalece el vínculo de toda la organización.
• Habilidades de liderazgo mejoradas: todos los equipos kaizen tienen un líder de equipo responsable de la organización, coordinación e implementación de un evento kaizen. Parte del trabajo del líder del equipo kaizen es garantizar que todos los miembros del equipo estén desempeñando sus funciones y que se estén haciendo progresos. Contrariamente a las creencias de muchas personas sobre un líder de equipo kaizen, el rol no tiene que ser ocupado por un gerente. Los empleados entusiastas con ideas para discutir pueden ser grandes líderes de equipo kaizen. Por lo tanto, presénteles la oportunidad de asumir un rol de liderazgo.
• Eficiencia mejorada: la búsqueda constante de formas de reducir el desperdicio de los procesos o procedimientos actuales garantiza la eficiencia en todos los departamentos. La eficiencia mejorada puede ser tan pequeña como encontrar formas de reducir el movimiento de los empleados en una línea de ensamblaje o tan importante como eliminar procedimientos innecesarios de un proceso de orden de trabajo.
• Mejores prácticas mejoradas: el documento de trabajo estándar mencionado anteriormente, las mejores prácticas actuales que guían un negocio, es generalmente la base de dónde un equipo de kaizen comenzará a buscar mejoras. También se considera un documento vivo a los ojos de Kaizen: constantemente se mira, disecciona y mejora. Mejorar continuamente las mejores prácticas de una organización es importante porque se utilizan para capacitar a nuevos empleados y medir el desempeño de los empleados actuales.
• Mejora de la satisfacción de los empleados: una ventaja a menudo infravalorada para Kaizen, la satisfacción de los empleados puede afectar en gran medida cosas como la productividad, la calidad del trabajo y las tasas de retención. Cuando escucha y valora las ideas de mejora de los empleados, especialmente si se trata de su área de especialización, aumenta su sentido de satisfacción y valor. Cuando pueden contribuir con su aporte creativo al acto de mejorar los procesos que los afectan directamente, es más probable que el personal tome posesión de las mejoras del proceso y se convierta en defensor de futuras mejoras de calidad.
• Seguridad mejorada: la seguridad mejorada es esencialmente una ventaja automática cuando se trata de implementar kaizen. Simplemente eliminando múltiples tipos de desechos (movimiento, transporte, etc.), reduce las posibilidades de accidentes en el lugar de trabajo. El uso de herramientas kaizen como el sistema 5-S garantiza que los espacios de trabajo estén limpios y ordenados, minimizando el riesgo de accidentes. La seguridad mejorada también tiene un efecto positivo en la productividad. Cuando los empleados no tienen que preocuparse por la seguridad, pueden centrar su atención en su trabajo.
• Reducción de desperdicios: aunque ya se ha discutido cómo kaizen reduce los desperdicios y las ventajas que aporta a una organización, vale la pena mencionar nuevamente. La reducción de los siete tipos de desechos es quizás la mayor ventaja de implementar Kaizen debido a los efectos de largo alcance que tiene la reducción de desechos en una organización.

Contras de Kaizen

• El cambio es difícil: implementar kaizen en un sistema existente significa cambiar el sistema existente. La mayoría de las organizaciones no aceptan la comunicación abierta en todos los niveles de empleados. Es decir, se adhieren a la forma de pensar “Esta es la forma en que siempre se ha hecho y así es”. Además, los empleados pueden temer que si traen constantemente problemas a la gerencia, pueden ser vistos como negativos, perjudicando sus posibilidades de promoción en el futuro.

Para que Kaizen funcione, las organizaciones deben participar con una comunicación abierta y la voluntad de cambiar. Esto incluye a los empleados actuales. A veces es un desafío para los empleados de mucho tiempo adoptar cambios en la forma en que han estado haciendo las cosas durante años.

Finalmente, siempre es tentador volver a la vieja forma de hacer las cosas, especialmente si ciertos cambios son difíciles de poner en práctica. Esto ocurre a menudo cuando los cambios tardan un poco más en producir resultados.

• Capacitación adicional: la adopción de la filosofía y metodología kaizen requiere la capacitación de los empleados y la gerencia sobre cómo lograr un evento kaizen. Esto probablemente interrumpirá el flujo de trabajo normal mientras los empleados asisten a la capacitación.

Como conclusión

Kaizen puede mejorar significativamente los procedimientos, flujos de trabajo y procesos estándar de su organización, haciendo que toda la empresa sea más eficiente y eficiente. Fuera de los cambios en el flujo de trabajo, puede producir cambios notables en la cultura de su empresa y el compromiso de los empleados. Si todos los miembros de la organización están totalmente comprometidos a realizar cambios de arriba a abajo y adoptan una mentalidad de mejora continua, Kaizen puede transformar la forma en que opera su negocio