El Plan de Continuidad del Negocio: un aspecto a impulsar dentro del Facility Management.

Las empresas  hoy en día viven en un constante dinamismo con el fin de obtener el mayor valor agregado posible en su actividad empresarial. Muchas veces se trabaja en hacer crecer a las organizaciones pero se olvida, consiente o inconscientemente,  que cualquier empresa dentro de un entorno mundial puede cambiar  o afectarse en un segundo por alguna situación como un desastre natural, una manifestación civil, un ataque terrorista o simplemente porque un suplidor clave en otro continente dejó de operar porque se desató una guerra.  La globalización ha conseguido que el efecto de un incidente en un continente repercuta fuertemente en otros.

Pocas veces se da importancia a estos temas,y cuando algo sucede en la organización  la pregunta es: por qué no nos preparamos para esto?. No basta con estar cubiertos con una póliza de seguro, hay que llegar más allá. Por eso  en algunas empresas se cuenta con un departamento de Continuidad del Negocio en donde consolidan estrategias para disminuir o mitigar efectos ante estas posibles  situaciones y constantemente están revisando sus planes.

En muchísimas empresas no existe ese departamento y se deben organizar las áreas funcionales para hacer los análisis respectivos y establecer los planes de acción ante cualquier eventualidad. Es en este caso que el Facility Management puede tomar un liderazgo importante en el desarrollo de esos planes.

El Plan de Continuidad del Negocio es el cómo una empresa  se prepara para incidentes o eventos  que puedan poner en peligro la operación de la empresa.Esos incidentes pueden ser naturales (terremotos, huracanes, inundaciones, tormenta eléctrica, erupción volcánica, por ejemplo), pandemias o incluso manifestaciones civiles que impiden el paso de materiales y producto desde o hacia puertos de embarque logísticos. Se incluyen también eventos como perdidas de comunicaciones y fallos en los sistemas informáticos.  En la actualidad es común ver que los procesos productivos se paralizan cuando no está habilitado  el sistema informático para registrar cada una de las operaciones, por ejemplo. En este caso la pregunta es: como solventamos el inconveniente en estos casos?

Bajo la connotación anterior se observa que hay una posibilidad enorme de que  situaciones inesperadas  puedan aparecer pero ahí es donde viene la acción del grupo empresarial en donde define los riesgos más probables  a los que se puede enfrentar y prepara la organización para reaccionar ante ellos. En su industria, en su banco, en su hotel, en su hospital está desarrollado y desplegado este plan de Continuidad del Negocio? Quién es el Líder cuando se trata de recuperar la empresa después de un desastre? Cuál es su rol este este proceso de recuperación?, en cuanto tiempo esperan tener restablecidas las operaciones?

Normalmente al Facility Management pertenecen el área de Seguridad, Salud y Ambiente y ellos son pilares al momento de desarrollar este tipo de iniciativas con el apoyo de todas las áreas funcionales dela empresa. Igualmente el Facility Manager es la persona que conoce con detalle los puntos álgidos de la organización y es un excelente puente con todas las áreas funcionales para hacer un buen plan de Continuidad del Negocio.

Hay que aclarar  que lo primero que se requiere tener implementado en cualquier empresa son los planes para reaccionar ante una emergencia( planes de evacuación, la atención de grupos organizados con el fin de salvaguardar la vida humana). De ahí que los planes de evacuación, puntos de reunión y grupos organizados ante la emergencia actúan de manera inmediata. Esto es lo que normalmente se llama el plan de Emergencia.

Sin embargo con el Plan de Continuidad del negocio se definen las estrategias y planes detallados  para restablecer luego que la emergencia haya sucedido.

Para la elaboración de este Plan de Continuidad del Negocio es importante desarrollar lo que se llama el Análisis de Impacto del Negocio o en simples palabras es establecer el impacto económico que tendría la empresa en caso que suspenda operaciones un día, una semana o un mes. En base a esto se establecen los umbrales de tiempo de recuperación deseados y por supuesto se trabaja con estos datos para tomar decisiones de inversión en caso de ser requerido.Además este estudio nos define cual proceso se restablece primero que otros.

Posteriormente se hace el análisis de Riesgos a los que se enfrenta la empresa y se priorizan porque existe mayor posibilidad de aparición de uno o de otros. Definitivamente se emplea un análisis de riesgo en donde se establece tanto la severidad del evento como la probabilidad de que ocurra.

Seguidamente  se desarrolla el plan de recuperación del Negocio en caso que alguna situación descrita previamente como un riesgo suceda y en este documento se establece paso a paso las acciones a ejecutar y responsables para levantar la operación en el menor tiempo posible. Además se tiene a mano todos los contactos y elementos requeridos para restablecer prontamente.

No importa el tamaño de la empresa o el costo de las medidas de seguridad implementadas, toda empresa requiere  un Plan de continuidad de negocio bien establecido ya que la probabilidad de que en algún instante se enfrente a una incidencia está latente. Pero es indudable que las personas que participan del Facility Management son pilares en el desarrollo de estos planes para  asegurar la continuidad operativa del negocio.

Nos vemos en León y hablaremos más sobre el tema.

Ing. Adrián Cháves
Costa Rica (Facility Manager industria médica
Speaker en el Facility & Hospitality Management Conference 2016