GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN FACILITY MANAGEMENT – 6A PARTE – PROCESO DE PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Por: Arturo Eliserio

Facilities & Security Manager at Oshkosh

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Propósito y Alcance

Este proceso gobierna (debe) la identificación, planeación, programación, ejecución y cierre de todas las actividades de mantenimiento planeadas y no

Esto incluye los sistemas, políticas y procedimientos para la planeación y programación de tareas de mantenimiento planeadas, la ubicación de recursos, la ejecución, la retroalimentación así como el aseguramiento de la calidad del trabajo.

Este documento deberá ser aplicable a todo el personal del departamento de mantenimiento, colaboradores y contratistas externos; y opera de acuerdo con cualquier acuerdo de nivel de servicio predeterminado

Objetivos:

Este proceso se enfoca en dar el soporte a los sitios de trabajo para lograr los objetivos clave del negocio.

Para minimizar riesgos de tiempo caído de producción o degradación de producción.
Crear un ambiente que facilite la innovación, resultando en soluciones armonizadas
Lograr lo anterior a un costo mínimo de ciclo de vida y de una manera segura y sostenida

1.Diagrama de Flujo del Proceso

Figura 1: Planeación y Ejecución del Trabajo

2.Puntos Claves del Proceso

Los siguientes roles clave deben existir como mínimo en la estructura organizacional:
- Programador y Planeador de Mantenimiento
- Supervisor de Mantenimiento
- Técnico de Mantenimiento
Para poder sacar el máximo beneficio del proceso, un individuo deberá desempeñar solamente uno de los 3 roles definidos arriba en cualquier periodo de tiempo.
El rol del planeador de mantenimiento es técnico y no administrativo.
El rol del planeador de mantenimiento y el rol del programador pueden ser desempeñados por el mismo individuo dependiendo de la carga de trabajo en el sitio.
Un Sistema de prioridad de ordines de trabajo o Acuerdo de nivel de Servicio (SLA) ha sido acordado con las partes interesadas relevantes (ej. Producción).
Es por sabido que se requiere un Sistema efectivo CMMS para dar soporte a este proceso y asegurar que se logre el máximo beneficio.

3.Conocimiento de Fondo

La planeación y ejecución efectiva del trabajo habilitara a los equipos de mantenimiento para optimizar la utilización de recursos y promover la implementación de la confiabilidad en todas las actividades de mantenimiento. Este proceso se enfoca en lograr los siguientes objetivos:

Reducir el costo total de mantenimiento
Minimizar el tiempo caído e interrupciones para el proceso
Permitir un pronóstico preciso de materiales y mano de obra
Proveer datos fehacientes para evaluaciones de desempeño y las acciones correctivas necesarias
Proveer medidas de eficiencia las cuales puntualicen las variaciones y desempeño fuera de norma
Priorizar y ejecutar el trabajo de acuerdo al SLA
Reducir retardos y espera de refacciones, información, equipo, etc.
Proveer una Fuente central de información concerniente al trabajo de mantenimiento
Proveer un punto unico de contacto
Mejorar la eficiencia de mano de obra

Notas en los pasos del Proceso

Paso 1

Cualquier compañero o colaborador de la planta puede iniciar una notificación o requerimiento de trabajo a través del escritorio de ayuda. El requerimiento deberá hacerse a través del CMMS, ya sea directa o vía escritorio de ayuda.

Paso 2

Los detalles del requerimiento de trabajo deberán ser registrados dentro del CMMS, lo cual incluye pero no está limitado a:

El nombre del requisitor y su número de contacto
La prioridad del trabajo (determina la fecha de terminación del trabajo)
La naturaleza y descripción del requerimiento
Código o descripción del activo en cuestión

Paso 3

Todas las requisiciones e trabajo deberán ser validadas en actitud e integridad, asegurando que las requisiciones duplicadas sean manejadas de manera apropiada

Paso 4

Si una requisición de trabajo es urgente o de alta prioridad como está definido en el sistema de prioridad o del SLA, y ha sido confirmada por el supervisor de mantenimiento como una requisición urgente verdadera, la requisición de trabajo pasa a ser una orden de trabajo no planeada y es asignada a un técnico de mantenimiento, líder de equipo o contratista externo para su ejecución inmediata. Este trabajo urgente afectara las semanas actuales con actividades planeadas y el trabajo de más baja prioridad necesitara ser reprogramado para acomodar la ejecución de la orden de trabajo no planeada.La retroalimentación para el iniciador deberá ser provista indicando el estatus de la requisición. Ver el paso 12 más adelante para los pasos restantes del trabajo no planeado.

Paso 5

Si una requisición de trabajo no es urgente o es de media a baja prioridad como este definido en el Sistema de prioridades de la planta (a ser elaborado), y ha sido conformada por el planeador de mantenimiento como una prioridad de media a baja prioridad, la requisición de trabajo pasa a ser orden de trabajo planeada y es asignada a los trabajos de mantenimiento en espera para incluir su alcance y planeación. Ver los pasos 6 al 15 (excluyendo el paso 12) para los pasos faltantes para el trabajo planeado

Paso 6

El alcance y planificación del trabajo es una actividad desempeñada por el planeador de mantenimiento e involucre la investigación y determinación de todas las tareas, estimación de duración del trabajo, recursos, habilidades, herramientas especiales, refacciones, lo legal y regulatorio y la información requerida para llevar a cabo de manera eficiente y efectiva el respectivo trabajo correctivo o la estrategia específica de mantenimiento del activo.
Paso 7

El planeador revisa las ordenes de trabajo de reserva de mantenimiento (backlog), arregla las refacciones y recursos requeridos, y coordina con las partes interesadas (ej. Contratistas, producción) para poder determinar cualquier restricción de programación.

Paso 8

Basado en la prioridad de la orden de trabajo, restricciones de programación, fechas de cumplimiento, tipo de trabajo y disponibilidad de refacciones y recursos, el planeador/programador selecciona las ordenes de trabajo y asigna recursos disponibles, tiempos estimados de duración y terminación de los trabajos, etc. para poder desarrollar el pronóstico de 4 semanas de trabajo renovable. (Ver la guía sugerida de programación al final del documento).

Paso 9

La primera semana del pronóstico de 4 semanas de trabajo renovable es acordada y el cumplimiento del programa de las últimas semanas es revisado en una junta semanal de coordinación (usualmente en jueves) entre las partes interesadas relevantes las cuales deberán incluir el supervisor de mantenimiento, planeador/programador, cliente/iniciador, proyectos de ingeniería y representantes de contratistas donde sea aplicable. Esta junta importante es encabezada por el planeador/programador.

Paso 10

Después de que el acuerdo a alcanzado la primera semana de las cuatro semanas de pronóstico de trabajo renovable, este plan pasa a ser responsabilidad del supervisor de mantenimiento para ser ejecutado. El supervisor de mantenimiento asigna el trabajo a su equipo de técnicos de mantenimiento para la semana, e intenta lograr el 100% de cumplimiento para la semana. Obviamente no es alcanzable siempre ya que otros trabajos urgentes pueden surgir, los técnicos pueden tomar una salida no planeada, la producción puede no tener el equipo disponible, etc. Es por tanto responsabilidad del supervisor de mantenimiento el administrar su programa y recursos de manera efectiva.

Paso 11

Los técnicos de mantenimiento completan las órdenes de trabajo planeado asignadas a ellos de acuerdo al programa seminal e informan al supervisor de mantenimiento si surge algún problema. Deberá ser incluida dentro de la orden de trabajo, la información referente al nombre del técnico, horas actuales trabajadas, refacciones adicionales utilizadas y demás comentarios.

Paso 12

Cualquier técnico de mantenimiento que complete una orden de trabajo urgente o no planeada deberá incluir los siguientes detalles en la orden de trabajo No Planeada, pero no limitado a:

Código de activo y descripción
Detalles técnicos referente a la naturaleza y causa raíz del problema,
Detalles de la acción de remediación tomada,
Fecha y tiempo de terminación
Los nombres de los técnicos de mantenimiento, y horas trabajadas en el trabajo,
Refacciones utilizadas
Estatus de la orden de trabajo

Paso 13

Si es requerida una acción adicional o trabajo secundario en una etapa más tarde, entonces una nueva orden de trabajo deberá ser realizada. Referirse al paso 2

Paso 14

El supervisor de mantenimiento deberá revisar Todas las órdenes de trabajo completadas para exactitud e integridad. Si el trabajo es considerado como incompleto por el supervisor, entonces una revisión de las razones de no terminación deberá ser desempeñada y asignar acciones necesarias de cumplimiento.

Paso 15

Una vez que el supervisor ha revisado y aprobado la orden de trabajo completada, la orden de trabajo puede ahora ser cerrada, y deberá ser enviada la retroalimentación al iniciador indicando el estatus del trabajo. Los medios para la retroalimentación dependen de las circunstancias individuales, el sitio, o sistemas utilizados.

Paso 16

Si las ordenes de trabajo no planeado fueron emitidas como resultado de fallas de activos o procesos que no tienen una estrategia operación a la falla, el supervisor de mantenimiento deberá considerar durante la revisión de cierre, una revisión de confiabilidad iniciando el proceso de Administración de Riesgos y agregando estos activos o fallas del proceso a los registros de riesgo para análisis posterior y mitigación (este análisis puede incluir un análisis de causa raíz de falla).

Paso 17

La persona responsable para emprender la revisión de confiabilidad considerara el costo de ciclo de vida del activo identificado y considerar la estrategia de mantenimiento más baja en costo, tomando en cuenta cualquier requerimiento legal o regulatorio. Este detalle es provisto dentro del proceso de costo de ciclo de vida y estrategia de mantenimiento.

Paso 18

Unos de los entregables del proceso de estrategia de mantenimiento son las estrategias de mantenimiento específico para nuevos activos o estrategias revisadas para estos mismos para las fallas identificadas e investigadas de estos activos nuevos. Estas deberán ser asignadas el planeador para el alcance de trabajo y planeación, para poder crear o actualizar los planes de trabajo de mantenimiento específicos dentro del CMMS.

Paso 19

El plan de trabajo específico de mantenimiento de un activo dentro del CMMS deberá ser emitido para el mantenimiento de reserve ya sea como ordenes de trabajo recurrentes (ej. Predictivo o preventivo) u órdenes de trabajo adhoc/una vez fuera (ej. Ordenes de trabajo de mantenimiento de operación a la falla) y seguir los procedimientos normales de planeación (ej. pasos 7 – 15). Esta opción de orden de trabajo (rutina o adhoc) es dependiente del tipo de estrategia de mantenimiento adoptada en el plan de trabajo de mantenimiento de un activo específico.

Lineamientos de Programación