4 formas de lograr la confiabilidad en la gestión de MRO

Las estrategias de gestión de activos a menudo no reconocen la importancia de los procesos de trabajo que incluyen la gestión de almacenes de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO, por sus siglas en inglés). Los costos operativos de un almacén típico de MRO representan una pérdida de ganancias y un efecto diverso en la confiabilidad de la planta. En la mayoría de las organizaciones, estos gastos se consideran un costo de hacer negocios.

Sin embargo, recuperar los costos incurridos ofrece la oportunidad de contribuir a la confiabilidad de la planta y, en última instancia, a las ganancias de la organización. Las operaciones de MRO deben verse como una función de la planta, como cualquier otra actividad que se utilice para respaldar una planta confiable.

En un entorno de fabricación, cualquier función que pierda dinero, disminuya la confiabilidad o sea un obstáculo para la producción sería cambiada, sustituida o eliminada. Entonces ¿por qué se permite que exista la función MRO cuando pierde dinero, aumenta el tiempo medio de reparación (MTTR, por sus siglas en inglés) y disminuye la confiabilidad?

Para optimizar la inversión en la cadena de suministro interna de MRO de una organización y hacer que las operaciones de MRO contribuyan a las ganancias, con frecuencia es necesario cambiar del modo de operación de MRO existente a un estado de MRO confiable. Las siguientes son cuatro funciones que deben implementarse, operarse y mantenerse para lograr una mayor confiabilidad de MRO:

Importancia de datos maestros

Todo comienza con entender la importancia de los datos maestros (MDL, por sus siglas en inglés), lo que significa que debe haber un estándar que describa correctamente cada parte de manera consistente y que elimine la duplicación de códigos de referencia (SKU, por sus siglas en inglés). Esto reducirá el inventario, aumentará la precisión del inventario, optimizará el punto de reorden y reducirá el tiempo de inactividad. Igual de importante, también garantiza que la pieza y la cantidad correctas estén disponibles cuando sea necesario.

Por ejemplo, una compañía farmacéutica multinacional mantuvo ocho instalaciones en América del Norte. Se incluyeron un total de 260,000 SKU de MRO entre las plantas. Se inició un programa MDL para identificar cada SKU, establecer un protocolo de descripción consistente, determinar duplicaciones (la misma pieza con diferentes nombres) y consolidar con la sostenibilidad.

Entre las duplicaciones descubiertas había seis SKU separados para pilas AA. La descripción adecuada debería haber sido: “Baterías, AA, Energizer #E96”. En cambio, tenían baterías, baterías para linternas de mano, baterias para linternas de bolsillo, baterías para controles de lubricación, baterías AA y baterías Energizer.

Si los solicitantes solo reconocieran un número de SKU que estaba agotado, no sabrían que muchos estaban en stock con un nombre y número de SKU diferentes. La consolidación redujo el inventario en un 85 por ciento con cero desabastecimientos y esto fue solo para baterías AA. Imagínese lo que hizo por los otros 260,000 SKU.

Una estrategia de confiabilidad de activos

Las organizaciones deben tener una estrategia de confiabilidad de activos para aprovechar la tecnología que puede conectar la estrategia MRO con los objetivos de confiabilidad de la planta. Por ejemplo, un procesador de alimentos de mil millones de dólares tenía un excelente equipo de mantenimiento que era experto en corregir los problemas de mantenimiento a medida que ocurrían en la planta.

Estaban orgullosos de poder restaurar rápidamente un activo dañado, pero no mejoraron la confiabilidad de la planta. La dirección invirtió en un sistema de gestión de activos, que fracasó debido a la resistencia de las disciplinas de la planta.

Entonces se contrató a una empresa externa. Estableció objetivos e indicadores clave de desempeño (KPI ,por sus siglas en inglés) que incluían el almacén de MRO como parte de la solución. El mantenimiento de la planta pronto se convirtió en una operación de clase mundial, optimizando el MTTR, la eficiencia de los trabajadores y la confiabilidad de la planta.

Un CMMS personalizado

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS, por sus siglas en inglés) puede conectar los beneficios de MDL y la confiabilidad de los activos en datos utilizables para respaldar los programas de confiabilidad del mantenimiento. Un CMMS debe ser más que procesar órdenes de trabajo, controlar presupuestos, etc. Debe ser capaz de “conectar los puntos” de todos los principios de los procedimientos de mantenimiento preventivo para optimizar el MTTR.

Por ejemplo, un fabricante pesado en el área de Detroit mantuvo un sistema informático empresarial para controlar sus actividades. El sistema ofrecía un CMMS para uso de mantenimiento, pero era difícil de usar y no proporcionaba los controles y la información necesarios para respaldar los esfuerzos de mantenimiento confiables.

Cuando se empleó un sistema CMMS separado, conectó las operaciones de MRO con los programas de mantenimiento, sincronizando a ambas partes sin dejar de integrarse con el sistema empresarial de la empresa.

Gestión de la cadena de suministro

La gestión general de la cadena de suministro de MRO, desde el fabricante hasta el consumidor en la planta, debe estar dirigida por expertos. A menos que la gerencia del almacén tenga el conocimiento y la autoridad para operar a un nivel de clase mundial, los beneficios obtenidos del liderazgo en datos maestros, la confiabilidad de los activos y un programa CMMS personalizado no generarán un retorno de inversión (ROI, por sus siglas en inglés) ni se mantendrán.

Pasar de un proceso existente a un almacén de MRO confiable requiere cambios, lo que a su vez requiere soporte de gestión. Para obtener este apoyo, se deben calcular y documentar los beneficios potenciales, tanto financieros como no financieros. Estos beneficios pueden acumularse en todas las disciplinas de la planta, incluidas las adquisiciones, las finanzas, la ingeniería y el mantenimiento.

Para calcular el potencial, puede ser necesario seleccionar un proveedor que pueda implementar y administrar la cadena de suministro de MRO. Al evaluar todos los factores que comprenden el costo total actual de la distribución de MRO, un proveedor puede mostrar los beneficios que se pueden acumular para todos, es decir, un documento de ROI.

El ROI debe ir acompañado de una declaración de trabajo propuesta respaldada por KPI medibles que aseguren el rendimiento que respalde los objetivos del cambio de procedimiento.

En conclusión, la cadena de suministro de MRO está repleta de tareas duplicadas y costos innecesarios. Además, la estrategia utilizada para gestionar el almacén de MRO a menudo no está sincronizada con el enfoque de gestión de activos empleado por el mantenimiento de la planta. Al emplear las cuatro funciones descritas anteriormente, puede lograr la coordinación de MRO con la confiabilidad de los activos y optimizar el costo total de propiedad.

Sobre el Autor

George Krauter es el vicepresidente de Synovos en Radnor, Pensilvania. Una autoridad en la optimización de costos y el logro de almacenes confiables de MRO conectados al mantenimiento, es reconocido internacionalmente como el creador del concepto de cadena de suministro de MRO, que se conoció como suministro integrado. George también ha publicado un libro, “Outsourcing MRO… Finding a Better Way”. Puede comunicarse con él por correo electrónico a [email protected].