Convierta los problemas operativos en ganancias

Es posible que haya experimentado esto antes: hay un problema en sus operaciones y sospecha que le está costando mucho dinero. Usted tiene una idea general de cuáles son los problemas, pero definir exactamente el problema y encontrar una solución es difícil debido a una variedad de normas culturales profundamente arraigadas y con gran cantidad de información. Con el tiempo, decide formar un equipo para resolver el problema. Inicialmente, hay una gran energía y participación en las reuniones, pero la carga de trabajo diaria alcanza su punto máximo y la asistencia a las sesiones de solución de problemas disminuye hasta que las reuniones se desvanecen. El problema persiste, pero todos trabajan alrededor de las restricciones, toleran las ineficiencias e ignoran el desperdicio a favor de satisfacer la demanda de los clientes.

¿Le suena familiar? No está solo. Según una encuesta de 2013 de CEO’s globales realizada por el Conference Board, lograr mejoras operativas ocupó el tercer lugar en una lista de los 10 principales desafíos que enfrentan. Un problema es que, nunca hay suficientes horas en el día para realizar las tareas cotidianas y al mismo tiempo abordar los problemas sistémicos. El desafío es ¿cómo encontrar un equipo de gestión con la capacidad y los recursos para resolver problemas complejos sin interrumpir las operaciones diarias?

La solución podría ser utilizar un proceso acelerador de valor (VA, por sus siglas en inglés), que puede ser efectivo para entregar valor final a corto plazo con una inversión de capital limitada o nula. Un VA toma los mejores elementos de dos herramientas de mejora continua bien conocidas, Six Sigma y Kaizen, y los combina en un ejercicio de mejora específico de dos semanas y tres pasos. Está diseñado para ofrecer mejoras rápidas en una amplia gama de necesidades empresariales de alto valor, como el aumento del tiempo de actividad y el rendimiento; reducción del tiempo de ciclo, el consumo de energía y las fallas de los equipos; racionalización de la cadena de suministro; disminución del tiempo de puesta en marcha y ajuste, así como de las pérdidas iniciales; eliminación de defectos y retrabajo; y mejora de las prácticas de trabajo seguras.

Aunque el proceso de VA es relativamente corto en duración, los beneficios pueden tener un impacto duradero en sus operaciones y personal. Primero, ayuda a enfocar la atención y hacer que los problemas sean más manejables de resolver. A menudo, encontrar soluciones puede ser percibido como abrumador para los empleados ya ocupados, lo que desalienta su participación. Un VA contiene el alcance de una a tres áreas de enfoque con énfasis en la entrega de resultados utilizando las capacidades y recursos existentes.

También ayuda a construir un proceso colaborativo y orientado al equipo para abordar problemas operativos. Un VA requiere un compromiso multifuncional de todos los niveles de la organización, lo que optimiza eficazmente la innovación al integrar ideas de taller con experiencia en la materia (por ejemplo, ingeniería de procesos). El resultado es una solución ascendente que se beneficia de la participación total del sitio. Además, debido a que los equipos “aprenden haciendo”, desarrolla la capacidad interna de resolución de problemas para abordar con éxito los desafíos futuros.

Finalmente, un VA es una buena herramienta para llegar a decisiones rápidas cuando hay múltiples soluciones en juego. También es un proceso basado en resultados, en el rendimiento y centrado en la ejecución, que generalmente llega a una combinación de procesos, cambio cultural y soluciones basadas en tecnología.

Por supuesto, no todos los problemas son un candidato ideal para implementar un VA en sus operaciones. Antes de hacerlo, las empresas deben hacerse ciertas preguntas para aumentar su probabilidad de éxito. Por ejemplo, ¿es de seis a nueve meses un tiempo razonable para la implementación de soluciones? ¿Es probable que las soluciones requieran poco o ningún capital? ¿Existe un beneficio definible de ingresos operativos antes de impuestos (PTOI, por sus siglas en inglés) de US $250,000 o más? Estos son parámetros importantes para que un proceso de AV sea verdaderamente efectivo.

Además, las preguntas sobre el personal y el alcance pueden ayudar a definir la utilidad de un VA. ¿El proceso de resolución de problemas y la implementación de soluciones requerirán el compromiso y la participación de un equipo multifuncional (producción, cadena de suministro, ingeniería, calidad, etc.)? ¿Existen varias soluciones posibles al problema y una falta de consenso entre las partes interesadas para la correcta implementación? ¿Ha intentado otros procesos y ha fallado? Si la respuesta a estas preguntas es “sí”, la implementación de un VA podría ser beneficiosa.

Finalmente, no dude en buscar ayuda. Si bien un VA podría beneficiar a muchas organizaciones, su probabilidad de éxito puede aumentar considerablemente cuando está dirigido por un facilitador experimentado que posee un profundo conocimiento de las operaciones, la tecnología y la excelencia operativa. A menudo, un facilitador externo puede servir como un recurso adicional en el equipo del proyecto, proporcionar un conjunto objetivo de ojos expertos y ser una nueva caja de resonancia para viejas ideas. Un facilitador externo también puede actuar como árbitro neutral para ideas conflictivas e impulsar el esfuerzo general a través de una combinación de habilidades técnicas y orientadas a las personas diseñadas para fomentar la formación de equipos y el consenso general.

Las organizaciones que necesitan encontrar una solución a un problema operativo persistente en un período de tiempo relativamente corto no necesitan sentirse abrumadas o frustradas. Seguir un proceso de VA podría ser la solución rápida y rentable que están buscando no solo para resolver los desafíos actuales, sino también para ayudar a desarrollar habilidades orientadas al equipo para abordar rápidamente futuros problemas operativos.