La mejora de procesos es el acto de analizar y mejorar los procesos existentes. A continuación, analizamos las metodologías de mejora de procesos, cómo comenzar y más.

En este artículo aprenderás:

• ¿Qué es la mejora de procesos?
• ¿Cuál es el propósito de la mejora de procesos?
• ¿Cuáles son las metodologías esbeltas de mejora de procesos?
• Mejora esbelta de procesos: Cómo comenzar
• Pasos accionables para implementar la mejora del proceso
• ¿Qué es un ejemplo de mejora de procesos?

La mejora de procesos es el acto de analizar y mejorar los procesos existentes. A continuación, analizamos las metodologías de mejora de procesos, cómo comenzar y más.

¿Qué es la mejora de procesos?

La mejora de procesos es el proceso continuo de identificación, análisis y mejora de los procesos actuales dentro de una organización, asegurando que su negocio esté operando a niveles óptimos para cumplir con estándares, puntos de referencia de calidad y cuotas. Si bien generalmente sigue una metodología específica, existen diferentes enfoques para la mejora de procesos, siendo el más común una variedad de técnicas de manufactcura esbelta que se enfocan en áreas específicas de mejora. Durante un análisis de mejora de procesos, los procesos pueden modificarse, agregarse mediante el uso de subprocesos o eliminarse si se consideran innecesarios.

¿Cuál es el propósito de la mejora de procesos?

La mejora del proceso puede compararse a tratar de ponerse en mejor forma; puede comenzar investigando un plan de dieta y buscando un gimnasio o entrenador que lo ayude a concretar una rutina de ejercicios. Al principio, es fácil y emocionante hacer este cambio en su vida; a medida que comienza a perder peso, se siente mejor y nota algunos cambios reales. Luego, lentamente comienza a deslizarse en sus viejas costumbres; se duerme una mañana o come comida rápida en el almuerzo un par de veces a la semana. Gradualmente, vuelve a caer en sus viejos hábitos.

La mejora del proceso puede seguir un patrón similar; usted analiza sus procesos actuales y tiene una idea que podría mejorar su organización de múltiples maneras. Su plan se aprueba y se implementan los cambios. Pronto, se da cuenta de que todo está volviendo a la vieja forma de hacer las cosas.

Es por eso por lo que la mejora del proceso es importante; sin un plan de mejora de proceso estandarizado, los cambios caerán rápidamente. La mejora de procesos se esfuerza por identificar y eliminar puntos débiles en su organización. Eliminar la debilidad ayuda a su negocio de varias maneras, que incluyen:

• Mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos (eliminar tareas redundantes),
• Reducir el tiempo de finalización del proceso,
• Deshacerse de los múltiples tipos de desperdicios y
• Identificar procesos rotos.

Gestionar el cambio es parte de la implementación de la mejora de procesos y es una tarea difícil. Es esencial tener dirección y reglas bien definidas para ver los resultados en un plan de mejora de procesos. Estas reglas pueden incluir cosas como:

• Analizar los procesos existentes y sus roles o funciones actuales en la organización;
• Identificar procesos rotos y eliminarlos o decidir cómo podrían alinearse mejor con los objetivos generales de la compañía;
• Definir cómo los procesos mejorados pueden agregar valor a la operación general; y
• Reorganizar los recursos disponibles, como tecnología de la información (TI, por sus siglas en inglés), operadores de planta, sistemas, etc., para ejecutar la mejora de procesos de manera efectiva.

 ¿Cuáles son las metodologías esbeltas de mejora de procesos?

No existe una metodología esbelta de mejora de procesos que funcione para el plan de mejora de procesos de cada organización. De hecho, hay varias técnicas diseñadas para identificar problemas dentro de un proceso, solucionarlos y analizar los resultados de la corrección para ver cómo mejoró el proceso o si falló.

Si bien cada metodología tiene un objetivo común, cada una puede ayudarlo con una necesidad diferente. Por ejemplo, algunos se centran en técnicas esbeltas de mejora de procesos, mientras que otros se ocupan de la tarea de lograr que la cultura de su empresa esté en el espacio superior adecuado para la mejora de procesos. Echemos un vistazo a algunas de las metodologías esbeltas de mejora de procesos más utilizadas.

Manufactura esbelta: la manufactura esbelta o el proceso de ser esbelto se refiere a una serie de métodos, filosofías y herramientas para minimizar el desperdicio dentro de una organización y maximizar la producción. Muchas de las metodologías asociadas con la mejora de procesos se centran en la manufactura esbelta.

Volverse esbelto comienza observando sus procesos bajo un microscopio para determinar las formas en que puede eliminar los ocho tipos de desperdicio: defectos, sobreproducción, espera, talento no utilizado, transporte, inventario, movimiento y procesamiento adicional. Dentro de la manufactura esbelta existen múltiples metodologías utilizadas directamente con el propósito de mejorar el proceso.

• Kaizen: Es una de esas técnicas esbeltas. Es un término japonés que traducido significa “cambiar para mejorar”, kaizen es una mentalidad que tienen los equipos que trabajan juntos constantemente para realizar mejoras incrementales en el proceso de fabricación. La filosofía kaizen enfatiza la importancia de la idea de cada individuo y que todos los empleados se involucren en la mejora del proceso.

Lockheed Martin, una compañía estadounidense del ramo aeroespacial, defensa y seguridad, implementó métodos kaizen para mejorar múltiples procesos en toda la organización. A mediados de la década de 1990, Lockheed Martin pudo reducir sus costos de fabricación y reducir su tasa de defectos a solo 3.5 defectos por avión. La compañía también redujo su tiempo de pedido a entrega casi a la mitad, de 42 meses a menos de 22 meses.

• 5-S: Otra técnica esbelta utilizada en la mejora de procesos es el sistema 5-S. El sistema 5-S es un conjunto de principios diseñados para eliminar el desperdicio y fomentar una cultura de eficiencia en el lugar de trabajo. Las cinco “S” traducidas del japonés significan, clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y sostener. La implementación del sistema 5-S tiene organizaciones que clasifican todo el material para determinar la necesidad de cada uno; organizar los elementos necesarios para que sean fáciles de encontrar; limpiar espacios de trabajo y equipos, así como mantener ese nivel de limpieza; desarrollar estándares para las primeras tres “S” y crear reglas sobre cómo y cuándo se realizarán las tareas; y hacer que los nuevos procesos sean normales mediante auditorías periódicas.
• Heijunka: Específico para la manufactura, heijunka o nivelación de productos, es una técnica esbelta popular para mejorar la previsibilidad, flexibilidad y estabilidad de su programa de producción. Se define como una técnica para reducir las irregularidades en un ciclo de producción, que a su vez reduce el desperdicio.

Heijunka a menudo se compara con las prácticas justo a tiempo (JIT). Sin embargo, JIT no produce la nivelación vista con heijunka; requiere la fabricación de productos cuando se necesitan en la cantidad requerida. Heijunka satisface la demanda total de los clientes durante un período de producción nivelada, utilizando el inventario de productos terminados para compensar los períodos cortos o períodos de mayor demanda.

• Six Sigma:Se define como un conjunto de metodologías, herramientas y técnicas con el objetivo general de mejorar el proceso y reducir defectos. Busca mejorar la calidad de los productos fabricados a partir de un proceso mediante la identificación y eliminación de las causas de los defectos, así como minimizar la variabilidad en todos los procesos en una organización.

La implementación exitosa de Six Sigma conduce a un aumento en el desempeño y una disminución en la variación del proceso, lo que a su vez puede generar mayores ganancias, una mejor calidad del producto y un aumento en la moral de los empleados. Six Sigma se basa en datos y estadísticas para tomar decisiones más que cualquier otra metodología. Utiliza herramientas cuantitativas y cualitativas de manufactura esbelta como control estadístico de procesos (SPC, por sus siglas en inglés), mapeo de procesos, análisis de modo de falla y efectos (AMEF/FMEA, por sus siglas en inglés), y más.

Los ingenieros de procesos utilizan una de dos metodologías dentro de Six Sigma para implementarlo: DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar) o DMADV (definir, medir, analizar, diseñar y verificar). DMAIC se utiliza en procesos existentes para identificar problemas y mejorarlos a través del análisis de causa raíz. DMADV se emplea cuando las organizaciones necesitan crear nuevos procesos, con el objetivo de desarrollar procesos que sean lo más ágiles posible desde el principio.

• Análisis SIPOC:SIPOC (proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes) es una herramienta que resume las entradas y salidas de un proceso en una tabla. El análisis SIPOC se usa a menudo durante la implementación de la mejora del proceso durante la fase de “definición” de un proceso DMAIC. Por lo general, se emplea para brindar a todos los miembros del equipo una visión general de alto nivel del proceso actual, que se presta para volver a familiarizar a las personas con el proceso debido a los cambios a lo largo del tiempo. Luego se utiliza para definir un proceso nuevo y mejorado.
• Kanban:Aunque técnicamente es una herramienta de manufactura esbelta, Kanban es una técnica esbelta de mejora de procesos independiente y popular. Es una herramienta visual para ayudar al personal a comprender el proceso de un flujo de trabajo. Esto ayuda a eliminar el inventario y la sobreproducción al regular el flujo de bienes dentro y fuera de la fábrica.

Los equipos a menudo usan tableros kanban (tableros digitales o físicos) con columnas como “Para hacer”, “Hacer” y “Listo” para controlar el inventario. Se puede colocar una tarjeta kanban en un área visible para indicar cuándo es necesario reponer el inventario. Con este proceso, los productos se ensamblan solo cuando hay demanda del consumidor, lo que reduce el desperdicio de inventario. Debido a esto, es un método común utilizado para lograr un inventario justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés).

Kanban trabaja para implementar cuatro principios básicos: visualizar el trabajo, limitar el trabajo en proceso (WIP, por sus siglas en inglés), enfocarse en el flujo de trabajo y la mejora continua. Minimizar WIP es importante con kanban, y los tableros kanban facilitan el seguimiento de los límites de WIP simplemente contando cuántas tarjetas hay en la columna “en proceso”. Si está utilizando un software kanban para su placa, incluso puede configurar una alerta para cuando alcance un límite de WIP predeterminado.

• Mapeo de cadena de valor: El mapeo de cadena de valor es una herramienta de gestión eficiente utilizada para analizar el estado actual y diseñar un estado futuro para el proceso que lleva los productos o servicios desde su inicio al cliente, minimizando la mayor cantidad de desperdicio posible. El mapeo de flujo de valor se emplea para mejorar procesos con pasos repetibles y/o puntos de transferencia múltiples. A menudo, en la fabricación, estos traspasos se identifican fácilmente, ya que generalmente implican cosas tangibles que cambian de manos.

Mejora esbelta de procesos: Cómo comenzar

Mejorar continuamente su negocio es el objetivo general de la mejora de procesos, por lo que para mantener este ciclo continuo de poner en práctica las ideas, es importante seguir un ciclo simple de mejora de procesos de cuatro pasos.

• Identificar:Lluvia de ideas sobre oportunidades de mejora dentro de un flujo de trabajo de proceso existente.
• Planear:piense en ideas sobre cómo se puede mejorar el proceso (lluvia de ideas).
• Ejecutar:Implemente los cambios acordados por el equipo en la sesión de lluvia de ideas.
• Revisar:Después de que haya pasado un tiempo, realice una auditoría del nuevo flujo de proceso de trabajo para asegurarse de que está haciendo lo que pretendía.

Si bien este ciclo de cuatro pasos de mejora continua del proceso establece una mentalidad sólida para la mejora esbelta de procesos, no le brinda un plan procesable sobre cómo administrar y medir sus esfuerzos de mejora. Para trasladar sus ideas de la sala de lluvia de ideas a la realidad, necesitará algunos pasos prácticos para implementar las metodologías discutidas anteriormente.

Pasos accionables para implementar la mejora del proceso

1. Mapear el proceso actual. Antes de hacer cualquier otra cosa, eche un vistazo a fondo al proceso actual en cuestión. Con su equipo, visualice los pasos actuales del proceso para identificar las áreas de mejora. Muchas organizaciones usan diagramas de flujo simples para visualizar cómo cada paso fluye hacia el siguiente.

1. Analice el proceso: Con el diagrama de flujo que acaba de trazar, examine detenidamente con su equipo cada paso. Hable con los operadores y determine dónde ocurren los retrasos de forma rutinaria, dónde se emplean demasiados recursos o dónde gasta mucho dinero. Encontrar la causa raíz de estos problemas es la parte más crítica de este paso; debe averiguar exactamente en qué parte del proceso se produce el problema para comprender cómo solucionarlo. Aquí es donde el método de análisis de causa raíz y Six Sigma son útiles.
2. Rediseñe el proceso: Después de identificar los problemas y determinar las causas raíz, rediseñe el proceso para eliminar los problemas que haya descubierto. Nuevamente, este es un esfuerzo de equipo. Involucrar a todo el equipo en este paso garantiza que comprenda correctamente el proceso anterior. Considere las ideas de cada miembro del equipo durante la sesión de lluvia de ideas. Para cada idea, piense en cómo los miembros afectados del equipo llevarían a cabo el proceso rediseñado, cuánto tiempo tomaría y cuáles son los riesgos potenciales.
3. Asigne recursos: Este paso implica discutir lo que necesitará para que este cambio suceda. Considere todos los departamentos que pueden verse afectados por este cambio y discuta el cambio propuesto con otros gerentes. Después de que todos los afectados estén al tanto del cambio, hágales saber lo que implica su nuevo proceso explicando el nuevo proceso, cómo impacta en su trabajo actual y cómo afecta a la organización en general.
4. Diseñe un plan de implementación: Ahora todos deben conocer su nuevo rol y contar con los recursos necesarios para poner en práctica el nuevo proceso. Luego, es hora de crear un plan de implementación. Trabajando con los miembros del equipo que identificó en el paso anterior, desarrolle un plan detallado que contenga las tareas específicas en las que trabajará cada persona y los recursos que se utilizarán durante cada paso. Cree una línea de tiempo que muestre cuándo comenzará y terminará cada tarea utilizando fechas específicas para que la acción tenga lugar.
5. Ejecute el plan: La parte más importante de este paso es la comunicación. Antes de tomar una acción, verifique que el nuevo proceso y el plan de implementación se hayan comunicado con cada miembro del equipo afectado. Mantener a todos al tanto de cualquier cambio en el proceso ayuda a garantizar que no se resistan al nuevo proceso. Ponga el plan en acción siguiendo el plan de implementación que creó en el paso anterior.
6. Audite y optimice: Dado que el objetivo es la mejora continua del proceso, su trabajo nunca termina. Es un esfuerzo continuo. Una vez que el nuevo proceso se haya puesto en acción, programe un tiempo en el futuro para realizar una auditoría de los cambios, de modo que pueda ver si realmente están marcando la diferencia. Las auditorías periódicas de mejora del proceso ayudan a garantizar que los empleados sigan el nuevo proceso como se describe en el plan. Las auditorías también pueden identificar los cuellos de botella que puedan surgir y permitirle trabajar con el equipo para superarlos.

¿Qué es un ejemplo de mejora de procesos?

Como se mencionó en el paso siete, la mejora del proceso debe ser un esfuerzo continuo. Echemos un vistazo a algunos ejemplos de cómo puede realizar mejoras continuas de procesos en un entorno de manufactura.

• Sesiones de lluvia de ideas en equipo. Las sesiones regulares de lluvia de ideas en equipo, o sesiones de grupo de expertos, pueden tener múltiples beneficios. No solo aportan continuamente ideas para mejorar los procesos, sino que crean un sentido de propiedad entre los empleados. Cuando se consideran las ideas de todos, es más probable que el personal se sienta apreciado, lo que los hace más propensos a participar en cualquier cambio de mejora de procesos realizado en el futuro. Es una buena idea tener una agenda para estas reuniones, incluido un tiempo para que cada individuo o equipo presente ideas.
• Entrenamiento mensual y entrenamiento cruzado. La capacitación continua va de la mano con la mejora continua del proceso. La capacitación cruzada de los empleados en múltiples posiciones ayuda a proteger los procesos de cuellos de botella naturales que tienden a suceder como resultado natural de procesos centrados en el ser humano. Si alguien está de vacaciones o enfermo, un empleado con capacitación cruzada puede intervenir y evitar que se produzca un cuello de botella debido al miembro del equipo faltante. La capacitación cruzada a menudo se realiza mediante educación continua mensual o trimestral.
• Encuesta a empleados y clientes. Los empleados trabajan directamente con los procesos establecidos todos los días. Tienen la mejor idea de cosas como lo que está causando un error. La mayoría de los empleados probablemente podrían darle una lista en cualquier momento de posibles mejoras que podrían hacerse.

Las encuestas son una herramienta clave para la mejora continua de procesos y pueden ayudarlo a comprender cómo sus procesos impactan a toda la organización. Encuesta a tus empleados, proveedores y clientes con preguntas únicas sobre cómo se podrían mejorar las cosas. Puede descubrir problemas que ni siquiera estaban en su radar. Entre las preguntas que deberían incluir estas encuestas estarían:

• ¿Qué está haciendo, como líder, con lo que los empleados están contentos?
• ¿Qué se podría hacer para mejorar la calidad de los productos y servicios?
• ¿Qué cambios les gustaría ver a los empleados en el futuro? Pídales que prioricen su lista en cuanto a lo que es más importante para ellos.

Compare cuidadosamente los resultados de estas encuestas a lo largo del tiempo para ver cómo opera su organización y obtener información sobre cómo los cambios en la mejora de procesos han mejorado o no sus procesos.

• Auditorías de tiempo. Establezca puntos de referencia medibles para que pueda realizar un seguimiento de cosas como cuánto tiempo lleva completar una tarea específica. Este punto de referencia se puede utilizar para medir cualquier otra mejora o cambio en el proceso. Con el tiempo, esto le ayuda a rastrear cuán eficiente y efectivo es su proceso. Algunas organizaciones contratan a un investigador externo para llevar a cabo auditorías de mejora de procesos, de modo que los datos detallados se puedan recopilar, analizar y compilar en informes que muestren cómo están funcionando los nuevos procesos o cambios.
• Auditorías de eficiencia. Buscar continuamente mejorar los procesos relacionados con los ciclos de entrega, los ciclos de facturación o cualquier cosa que afecte la producción puede conducir a un uso menos derrochador de recursos y permitir que su organización haga más en el mismo período de tiempo. Mejorar su proceso de intercambio de troquel de un minuto (SMED), por ejemplo, puede eliminar la pérdida de tiempo y generar ciclos de entrega más rápidos.