6 Elementos no debes dejar pasar para el diseño, construcción o remodelación de un edificio.

Muchas empresas parten de una idea muy emocionante al querer  construir un edificio industrial, comercial o incluso  instalaciones para hoteles u hospitales, por ejemplo,  pero al dar el detalle de requisitos  y necesidades al diseñador no son tan claros en sus descripciones  y estándares, también  no tienen muchas veces un tamaño de instalaciones mínimo definido ni mucho menos clara su tasa de crecimiento en un umbral de tiempo a 10 años, por ejemplo.

1 – TERCERIZACIÓN ADECUADA – Partir del concepto de que el dueño de la empresa  contrata a un buen diseñador(empresa de diseño) y de esa manera logra despreocuparse de lidiar con lo que significa elaborar una solución constructiva óptima no justifica que los responsables de uso y aprovechamiento del inmueble no intervengan de manera activa en clarificar sus deseos, necesidades, definición de estándares mínimos, aportar sugerencias y valorar cómo se optimizan esos requisitos  en relación a un   presupuesto disponible para el desarrollo de la obra desde la etapa de diseño. Como mínimo esos actores delegados por parte de  la empresa deben ser los responsables del Facility Management.

2- CLARAS EXPECTATIVAS – Como parte esencial antes del diseño se requiere tener claro lo que se quiere y las características mínimas necesarias para establecer al diseñador ese marco de expectativas y conjuntamente a alguien conocedor de la realidad empresarial las puede aclarar (representante del Facility Management).

Si solamente se le dice al diseñador unos cuantos requerimientos  y se deja la responsabilidad en él, puede ser que al recibirse la obra terminada sean mayúsculas las sorpresas porque los flujos productivos o del proceso de su empresa no quedaron físicamente  tan simples y lógicos como se hubiese deseado. Además la experiencia me ha indicado que quienes se deben vincular activamente como mínimo en un proyecto de diseño, construcción y remodelación con los diseñadores y constructores son los responsables del Facility Management pues se asegurarán de esa manera que existan los espacios y accesos necesarios para brindar mantenimiento a los equipos o sistemas, incluso se asegurarán dejar accesible un espacio por aquello de que deba movilizar cualquier equipo en el futuro, así como conocerán adonde quedaron tuberías mecánicas, circuitos eléctricos, etc.  Igualmente los responsables del Facility Management vincularan en el instante requerido  dentro del proyecto a los expertos de la empresa que lidiarán diariamente con cada parte de la edificación.

3 – INVOLUCRAMIENTO EN TODOS LOS PASOS – A groso modo los responsables del Facility Management deben involucrarse en el diseño, no solo participar en él. Entiéndase involucrarse como establecer requisitos, valorar espacios, sugerir flujos de proceso, valorar materiales, cuestionar a los diseñadores en algunas instancias  y asegurar que se cumplan las normativas que su empresa debe respetar. Posteriormente al diseño y aprobación de planos  así como permisos se debe participar en el proceso constructivo completo porque solamente de esa manera se conocerán secretos que muchas veces quedaran enterrados como por ejemplo tuberías de agua, drenajes, cimiento su otros.

4- NORMATIVIDAD – Adicionalmente en instancias de diseño, construcción y remodelación es importante conocer la normativa local vigente, los permisos de uso de suelo requeridos, los permisos constructivos y de operación requeridos así como  las instituciones en los que se les debe tramitar. De igual manera  se debe tener claridad sobre accesibilidad logística y a servicios para sus instalaciones como lo son: facilidad de  accesos viales a su empresa, tiempos de atención de cuerpos de socorro,  la posibilidad  real de suministro de energía, agua, gas, accesibilidad a redes de datos y con un ancho de banda apropiados a sus necesidades, facilidad de contratación de colaboradores, acceso fácil a transporte público, entre otros.

5- CONOCIMIENTO DE LA LOCALIDAD – Detalles tan básicos como conocer si los servicios en su sector son suspendidos regularmente, deben ser conocidos y valorados por el Facility Management de su empresa al decidir construir o si eventualmente esto conlleva a pensar en equipo de respaldo eléctrico, por ejemplo. También se debe conocer la política manejada por los suplidores de energía, pues dependiendo del tamaño y consumo de su instalación le pueden ofrecer mejores tarifas, entre otros.

6 – CONSTRUIR PARA CRECER – Otra sugerencia que considero importante mencionar es relativa a buscar la distribución arquitectónica de sus instalaciones óptima para  asegurarse que  resulte  espacio previsto para crecimiento futuro. Igualmente existen recomendaciones generales,  como por ejemplo en las oficinas, ya que se pueden maximizar con soluciones modernas en donde ya no se utiliza construir oficinas extremadamente grandes sino la tendencia es utilizar soluciones modulares fáciles de instalar y/o reubicar además de espacios de uso común multifuncionales ( salas de reuniones bien acondicionadas, centros comunes de impresión, cafetines en algunos espacios de oficinas para evitar grandes desplazamientos del personal a la cafetería central, sector de relajamiento para colaboradores, entre otros).

Con estas breves notas les comento que el Facility Management requiere ser actor importante en el proceso de  diseño, construcción y/o remodelación de sus instalaciones si desea evitarse un dolor de cabeza futuro en caso que haga caso omiso a ese involucramiento real.

No sea  Usted como persona responsable del Facility Management de su empresa  un profesional  que recibe un proyecto bajo el concepto llave en mano y que al requerir dar mantenimiento a algún sistema incorporado en el proceso constructivo no sea posible atenderlo pues no se conceptualizaron accesos al equipo en el diseño, ni espacios mínimos para revisarlos  ya que muchas veces el diseñador piensa en dar la solución funcional solamente y no necesariamente su mentalidad  sea pensar en brindar mantenimiento a su diseño.  Les comento  esto por lo visto  a través de muchos años.

Espero estas notas le sirvan para que se involucre realmente en ese proyecto de su empresa y nos  vemos en León  para hablar  más sobre el tema.

Ing. Adrián Cháves
Costa Rica (Facility Manager industria médica)
Speaker en el Facility & Hospitality Management Conference 2016