¿Puedo implementar un departamento de Facility Management en mi organización?

Por: Marcelo Gularte.

Pregunta recurrente de asistentes a cursos y congresos, y sin duda muy presente entre quienes se enfrentan a la necesidad de implementar mejoras en la gestión de sus activos y recién llegan a conocer las posibilidades que ofrece una disciplina que se expande y crece día a día, como lo es el Facility Management.

Al ser  una disciplina relativamente nueva, el Facility Management (FM) se ha encontrado con el desafío de tener que insertarse en estructuras organizativas ya existentes y arraigadas en el subconsciente directriz, por lo que no se trata sólo de convencer a los responsables de la toma de decisión de implementar una disciplina nueva, sino que al mismo tiempo deben descartar viejas metodologías e infraestructuras organizacionales  que ya no se adecúan a las exigencias de la gestión moderna de los activos.

La buena noticia es que sí se puede implementar un departamento de FM en una organización ya operativa, y que el proceso no tiene por qué insumir grandes gastos en contratación de nuevos recursos humanos, primera gran barrera de costos que suele surgir cuando se plantea un cambio en una organización, es más, es posible hacer los primeros avances tan solo reasignando tareas y diseñando procesos que podrán ser ejecutados por el  equipo ya existente en la plantilla de la empresa. Claro que el éxito y el esfuerzo dependerándel lugar del que partamos y de los objetivos que nos planteemos, en este punto debemos ser sinceramente realistas.  En términos generales hay una serie de recomendaciones básicas que podremos aplicar, pero cuidado con la improvisación, toda acción deberá estar enmarcada en un plan, una estrategia de largo plazo, que contemple todos los aspectos del negocio y contenga objetivos bien definidos.

• Con lo primero que debemos contar es la convicción del directorio o quien sea que tenga la toma de decisión sobre las políticas de la organización. Si la iniciativa surge desde arriba, tendremos gran parte del camino allanado, de lo contrario, alguien, desde dentro o fuera, deberá inculcarles la idea, para que la tomen como suya.Porque más allá de la asignación de recursos, será necesario generar cambios a nivel estratégico, que permitan, apoyen y sostengan  las reformas a nivel táctico y operativo.
• Acto seguido, debemos hacer un análisis de situación, identificar y analizar necesidades y expectativas presentes y futuras, y obtener un diagnóstico que nos permita ver la brecha entre el presente y los objetivos. Este ejercicio deberá hacerse tanto verticalmente fomentando la alineación estratégica entre demanda y provisión, como horizontalmente en todas y cada una de las áreas, buscando hasta  encontrar  las oportunidades de mejora de cada una de ellas.  Aquí vale aclarar, que es imprescindible el involucramiento de todas las áreas de la organización sin excepción, ya que la transversalidad organizacional es un requisito básico, para ilustrarlo basta recordar la definición de Facility Management según el Comité Europeo de Normalización:“FM es la integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que mejoren y respalden la efectividad de sus actividades primarias”.
• Recién ahora podremos delinear un acuerdo de nivel de servicios o SLA (por sus siglas en ingles), en el que se establezcan las condiciones del servicio, su desempeño y, evaluación.

La mala noticia es que no existe un modelo definido, ni  una estructura preestablecida que, como un molde,  puedan aplicarse a todas las organizaciones. Porque aún dentro del mismo rubro, las condiciones  cambian, e incluso una misma organización evoluciona y sus objetivos y necesidades varían en función de muchos factores, tales como madurez de la empresa, el posicionamiento, la situación del mercado, y la demanda de los clientes particularmente incidente en el sector servicios (tales como hotelería, gastronomía, y  edificios corporativos)   y como consecuencia, los modelos de gestión deberán diseñarse a medida y luego adaptarse constantemente a las siempre cambiantes condiciones.

En resumen, sí es posible implementar un departamento de FM dentro de una organización en marcha,pero lo más importante es implantar una política de FM, y para ello no se requieren mayores costos financieros, fundamentalmente porque los cambios más que estructurales serán culturales, implicando mayoritariamente reasignación de tareas, y capacitación del capital humano ya existente.

Para recibir información más detallada, plantear más preguntas sobre el tema y compartir experiencias con colegas y expertos, les invito a participar de Facility Management Confernce Mexico 2017.