Guía de IMPLEMENTACIÓN de mejoras en la administración de INSTALACIONES Y MANTENIMIENTO – Facility Management – 1a PARTE

Por: Arturo Eliserio

Facilities & Security Manager at Oshkosh

En mis más de 20 años de experiencia en gestión de instalaciones e ingeniería me he encontrado con diferentes retos, uno de los mas importantes y recurrentes, es la implementación de un programa de mejoras.

En este sentido lo principal de cualquier proyecto es iniciar una VISIÓN, una POLÍTICA y una ESTRATEGIA.

Pensando de manera generalizada y confiando en que lo que todo negocio busca al final de todos los procesos es rentabilidad o continuidad del negocio, a continuación propongo las siguientes ejemplos:

VISIÓN: Incrementar el desempeño y efectividad del departamento de la Administración de Planta – Facility Management.

POLÍTICA: Asegurar el alineamiento entre la visión del negocio y la visión de la Administración de Planta – Facility Management, Walmart lo hizo así.

ESTRATEGIA: El manual de procedimientos de la Administración de Planta – Facility Management es el núcleo de esta guía, detallando de manera sencilla los procesos y sistemas para facilitar el entendimiento de la política y por lo tanto a lograr los objetivos planteados en la visión.

OBJETIVOS:

• Implementación de procesos mejorados para lograr mejoras sostenibles con respecto al uso Eficiente de la Energía, Incrementar la efectividad de los costos de mantenimiento y reducir el riesgo de tiempos caídos que afecten a la producción.

Manual de Procedimientos:

Estructurado en base a 12 habilitadores de Administración o Gestión de Planta (FM)

(Una planta de nivel de clase mundial puede estar arriba de 23 puntos en general).

12 Habilitadores clave en los procesos de FM

1. EXPECTATIVAS DEL CLIENTE Y KPI’s
   • Establecer expectativas claras del nivel de servicio con la producción de planta e identificar los Índices Clave de Desempeño para medir el desempeño contra las metas y de esta manera facilitar la mejora continua.
2. ADMINISTRACION, ORGANIZACION, RESPONSABILIDADES
   • Desarrollar y mantener una cultura de alto desempeño enfocada en la mejora continua.
3. COLABORACION Y TRABAJO EN EQUIPO
   • Promover un ambiente donde sea alentada la colaboración y sea gestionada de manera efectiva.
   • Crear valor agregado como asesor confiable para todos nuestros clientes, mediante el aprovechamiento de nuestras relaciones con las partes interesadas y proveedores.
4. PERSONAL Y ENTRENAMIENTO
   • Asegurarse de que todo el personal es competente para entregar los requerimientos de su función.
   • Proporcionar un ambiente que permita al personal tener un desarrollo continuo y pueda prosperar.
5. PLANEACIÓN DEL TRABAJO Y EJECUCIÓN
   • Entregar un trabajo y eficiencia de calidad de clase mundial mediante la implementación estructurada de procesos de planificación del trabajo, programación y ejecución.
6. SISTEMAS, GESTIÓN DE DATOS Y REPORTES
   • Emplear sistemas armonizados para apoyar de manera óptima Política y Estrategia de FM.
7. SALUD Y SEGURIDAD
   • Asegurarse de que todo el trabajo sea desarrollado de una manera segura y sustentable.
8. OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO
   • Asegura la utilización óptima de los activos
   • Administrar nuestros costos para facilitar un desempeño excepcional en ganancias sostenidas para la compañía.
   • Adoptar procesos definidos, comunicados y entendidos para sugerir, analizar e implementar mejoras en los equipos, en las actividades de mantenimiento, en los sistemas y procesos.
9. GESTIÓN DE ALMACENES, REFACCIONES Y TALLER DE MANTENIMIENTO
   • Asegurar el nivel óptimo de existencias de refacciones para minimizar el tiempo caído de equipos y los costos de capital y operación de los almacenes.
   • Garantizar un taller de mantenimiento seguro y eficiente.
10. GESTIÓN DEL COSTO DE CICLO DE VIDA – Si te interesa más sobre este tema descarga el documento: ANÁLISIS DE COSTO DE CICLO DE VIDA
    • Minimizar los costos de ciclo de vida a través de la adecuación de procesos estructurados para el diseño, la adquisición, la operación y disposición de activos.
11. ADMINISTRACIÓN DE LA ENERGÍA
    • Mejorar continuamente la eficiencia energética estableciendo e implementando una gestión efectiva de la energía con programas que den soporte a la capacidad de la producción y al mismo tiempo provean un ambiente de trabajo seguro y confortable.
12. GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA PRODUCCIÓN
    • Entregar conforme a lo planeado con las áreas productivas, todos los cambios necesarios para las líneas de producción o áreas de manufactura.

Los estándares y prácticas de nivel de clase mundial son los resultados a los que se puede llegar cuando se implementa un proyecto de mejoras dirigidas a la administración del mantenimiento, en el cual el compromiso debe ser alto tanto del departamento de FM, de las áreas interesadas y principalmente de la Alta Gerencia, En la siguiente figura se aprecia el escenario que se podría alcanzar en al menos 3 años.

Se asume que el estado inicial son las practicas básicas que existen en una planta donde no se tienen implementados de manera formal los 12 procesos mencionados anteriormente.

Un sistema de auto-auditoria que revisa y evalúa el estado de implementación, utilización y mejora continua cada uno de los 12 habilitadores anteriores, nos da la ubicación actual de nuestro sistema de gestión de FM.  La meta equivalente a clase mundial se alcanza cuando hay una evidencia comprensiva de que todos los requerimientos de los procesos habilitadores se han utilizado de manera efectiva y sostenible en todo el personal y equipo durante más de seis meses, y de acuerdo a los objetivos y donde también existe una fuerte evidencia de que se están utilizando o aplicando para la mejora continua.

A continuación se presenta el conjunto de procesos críticos estándar que ayudan con el arranque e implementación del proyecto.  Estos procesos están diseñados como un modelo global para poder ser adaptados para cada sitio.

• 1. REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE(SLA) –  2a Publicación
• 2. GESTIÓN DEL RIESGO –  3a Publicación
• 3. PRESUPUESTOS Y COSTOS FINANCIEROS –  4a Publicación
• 4. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS –  5a Publicación
• 5. PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL TRABAJO –  6a Publicación
• 6. ESTRATEGIAS DE MANTENIMIENTO –  7a Publicación
• 7. INVESTIGACIÓN Y MITIGACIÓN DE INCIDENTES CRÍTICOS –  8a Publicación
• 8. ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES Y REFACCIONES –  9a Publicación
• 9. GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA –  10a Publicación Si te interesa más sobre este tema descarga el documento: ANÁLISIS DE COSTO DE CICLO DE VIDA

LEE LA SEGUNDA PARTE DE ESTE ARTÍCULO AQUÍ: https://cmc-latam.com/proceso-1-requerimientos-del-cliente-guia-de-implementacion-de-mejoras-en-la-administracion-de-instalaciones-y-mantenimiento/ 

Arturo Eliserio
Facilities & Security Manager at Oshkosh
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