GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN FACILITY MANAGEMENT – 4a PARTE – PROCESO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS FINANCIEROS

Por: Arturo Eliserio

Facilities & Security Manager at Oshkosh

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Lee la segunda parte de este artículo: GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN FACILITY MANAGEMENT – REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Y KPI’S

Lee la tercera parte de este artículo artículo: GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE MEJORAS EN FACILITY MANAGEMENT – GESTIÓN DEL RIESGO

 

PROPÓSITO Y ALCANCE:

Este proceso general gobierna los reportes, la planeación, el monitoreo y el control de los presupuestos financieros y costos.

Este documento tiene como intención ser efectivo a través de toda la organización y aplicable a todo el personal de Administración de Mantenimiento e Instalaciones (FM), colaboradores y contratistas.

Objetivos: El objetivo de este proceso es asegurar que:

• El presupuesto de Mantenimiento refleje los recursos requeridos para un periodo específico para lograr los objetivos de la Administración del Mantenimiento, dentro de las restricciones del balanceo de riesgo y costo.
• Los presupuestos de Mantenimiento sean preparados después del análisis de lo planeado versus las variaciones actuales del año previo (y mensual), y sea utilizada información objetiva siempre que sea posible para reducir “holguras”.
• Los presupuestos de Mantenimiento sean constantemente monitoreados en la varianza a través del periodo del presupuesto y se tomen acciones correctivas en concordancia.
• Es considerada la minimización del costo de ciclo de vida; los factores de costo a corto plazo estén balanceados contra los costos de ciclo de vida y de riesgo.
• El presupuesto está presentado en términos de beneficio financiero que la organizaciónobtendrá al hacer esta inversión, en ambos casos de Corto Plazo (ej. Evitar pérdidasde producción) y Largo Plazo (ej. Minimizar costos de ciclo de vida).
• Cualquier riesgo financiero identificado como resultado de este proceso es resaltado y gestionado a través del proceso de gestión de riesgos (ver artículo anterior: Proceso de Gestión del Riesgo)

Esto habilitara todas las actividades de la administración del mantenimiento e instalaciones para que sean dirigidas hacia el cumplimiento de las necesidades del negocio. Un claro entendimiento de los costos fijos y variables, del comportamiento de costos, de las incertidumbres y variaciones en el presupuesto, haránaltamente justificable para el departamento de mantenimiento la adquisición de los recursos necesarios para cumplir con las metas, a ser tales como ejemplo: 10% de reducción en costos en partes o utilización de energía, o una mejora significativa en la entrega de servicios por parte del departamento (esta última a ser validada a través de encuestas de satisfacción y otros métricos cualitativos).

Por lo tanto, este proceso se enfoca a dar soporte a toda la organización a través de los servicios del departamento de FM, para contribuir a que se logren los objetivos de negocio:

1. Minimizar los riesgos de tiempo caído de producción o degradación de la producción.
2. Crear un ambiente que facilite la innovación, resultando en soluciones armonizadas
3. Lograr lo anterior a un costo mínimo de ciclo de vida y de una manera sustentable y segura
4. Entregar a tiempo los cambios en líneas de producción minimizando riesgos futuros
5. Construcción y habilitación de nuevas instalaciones cumpliendo el programa de tiempo establecido y minimizando riesgos.
6. Crear un valor agregado como asesor confiable para todos los clientes internos a través de desarrollo de las relaciones con los demás departamentos y con los colaboradores directos.

1. Diagrama de Flujo

2. Puntos Claves del Proceso

• Este presupuesto está alineado con los objetivos de la Administración del Mantenimiento, sin embargo se deberá tomar en consideración cualquier objetivo adicional del sitio o planta industrial, validando que esté también en línea con los objetivos del negocio.
• Deberán existir procedimientos específicos relacionados con los elementos administrativos del proceso de presupuesto, este procedimientoserá de alto nivel y se enfoca en los requerimientos clavescomo reportes, planeación, monitoreo y control de los costos y presupuestos financieros.
• Este proceso hace y deberá hacer interface con la gestión del ciclo de vida, estrategia de mantenimiento, los requerimientos del cliente, la administración de almacenes y refacciones, y el proceso de gestión del riesgo.
• Deberá obtenerse información cuantitativa desde fuentes informativas tales como el CMMS, para poder determinar los gastos de operación (opex) y presupuestos de capital (capex) referentes a los costos de mantenimiento (materiales, refacciones y mano de obra), costos de utilización de energías y costos de reemplazos de equipos.
• Es importante el involucrar a los empleados respectivos cuando se esté obteniendo información y tomando decisiones presupuestales.
• Identificar costos variables y fijos, vercómo se comportan (históricamente) y que los afecta.

 

 

3. Notas en los Pasos del Proceso

Revisión de los objetivos de la administración del Mantenimiento

Identificar requerimientos e incertidumbres

Los objetivos de la Administración del Mantenimiento deberán ser conducentes del enfoque del presupuesto. Si se adopta una estrategia de ahorro de costos o mejora de servicios, entonces sería recomendable un enfoque Kaizen de presupuesto para conducir la estrategia.

Asegurar que todas las incertidumbres están identificadas y cualquier conjetura este documentada. Por ejemplo:

• La correlación entre el medioambiente y su efecto en los costos de Electricidad y Gas.
• La correlación entre el número de empleados y el número de requisiciones de ayuda de escritorio (HelpDesk) y cantidad de solución efectiva/eficaz de las mismas
• Costos Variables y fijos, y comportamiento de costos (considerar costos no planeados)

 

OBTENER INFORMACIÓN

Es importante consultar con todos los empleados que respectivamente sean responsables de suministrar la información de cada elemento específico del presupuesto.

Identificar fuentes cuantitativas de información donde sea posible.

Costos de Mantenimiento:

• Estos deberán ser recabados del CMMS para poder determinar los costos actuales de actividades planeadas de mantenimiento. Los Materiales y refacciones planeadas requeridas, y toda la mano de obra requerida para las actividades planeadas de mantenimiento pueden ser obtenidas del plan anual de mantenimiento.
• Los costos de mantenimiento correctivo vs planeado deberán ser recabados del historial de los equipos para determinar si es necesaria la reparación VS decisiones de reemplazo VS re-diseño.
• Los costos de las tareas deberán ser recabados en todas las actividades de escritorio de ayuda y/o de lasreparaciones correctivas para poder determinar las tendencias de incrementos, las causas raíz de estas y los recursos futuros requeridos para dar soporte.
• Costos de Electricidad, Gas y otros servicios:

Estos pueden ser obtenidos de los medidores, tendencias y perfiles de consumo relacionados con los cambios ambientales a nivel micro y macro.

 

PREDICCIONES

En toda planeación de presupuesto tenemos que hacer predicciones acerca del gasto o flujo a futuro.

Se recomienda desarrollar un análisis PESTLE para determinar los posibles efectos del ambiente micro y macro para el presupuesto futuro.

El monitoreo por condición y la información de tendencia puede suministrar predicciones respecto a las acciones requeridas de mantenimiento correctivo.

 

TOMA DE DECISIONES

Hacer decisiones acerca de escoger entre alternativas basadas en una justificación del costo versus el retorno.

IMPLEMENTAR LA DECISIÓN

Implementar la decisión, evaluar el desempeño contra el presupuesto y aprender y mejorar en base a los resultados (mejora continua).

CONTROL

Deberá existir un monitoreo y control efectivo por parte de todos los integrantes y asegurarse de identificar cualquier posible tendencia o riesgo.

 

Arturo Eliserio
Facilities & Security Manager at Oshkosh
Oshkosh Corporation
FIMEE Universidad de Guanajuato
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