Gerenciamiento del proyecto de calidad en las áreas de Mantenimiento y Confiabilidad.

Por Jason Kopschinsky

Si usted le preguntara a alguien cómo define calidad, seguramente esa persona dudaría para articular una respuesta apropiada que capture la escencia del sentido general. Calidad, o al menos la definición de calidad, necesita otras referencias contra las cuáles hay que compararla. Calidad -en sentido de negocios, ingeniería y manufactura- tiene una interpretación pragmática como “lo mejor de algo”. La mayoría de la gente considera a la calidad con respecto a qué tanto es mejor una cosa comparada con otra similar.

La calidad en manufactura usualmente tiene un significado muy preciso y definido. Como lo mencione previamente, cuando nos referimos a la calidad de producto manufacturado, la percepción de la calidad es la superioridad de un producto en algo. Ese algo es una lista clara de especificaciones y criterios contra los que se evalúa ese producto. Cualquier producto que quede fuera de esta lista de especificaciones y criterios se le considerara como defectuoso. Muchas compañías se esfuerzan en tener los menos defectos posibles usando la herramienta de gerenciamiento de negocio llamada Six Sigma.

Definición de Six Sigma

Desarrollada originalmente por Motorola en 1986, Six Sigma fue diseñada originalmente para mejorar la eficiencia de los procesos de manufactura y eliminar los defectos, desarrollada sobre otras estrategias previas de mejora de calidad. Después se convirtió en una herramienta muy útil en otros aspectos del proceso de negocios.

Un proceso Six Sigma es aquel que produce solamente 3.4 partes defectuosas por millón de oportunidades (DPMO por sus siglas en inglés). El término Six Sigma, o 6σ, tiene la intención de representar el número de desviaciones estándar entre la media de un proceso y el límite de especificación más cercano. La idea es que si hay 6 desviaciones estándar entre la media y la especificación limite más cercana, solamente habrá 3.4 artículos que no cumplirán esta especificación. Por supuesto, también hay categorías para eficiencias menores a Six Sigma:

• Un Sigma = 690,000 DPMO = 31 por ciento de eficiencia
• Dos Sigma = 308,000 DPMO = 69.2% de eficiencia
• Tres Sigma = 66,800 DPMO = 93.32% de eficiencia
• Cuatro Sigma = 6,210 DPMO = 99.379% de eficiencia
• Cinco Sigma = 230 DPMO = 99.977% de eficiencia
• Seis Sigma = 3.4 DPMO = 99.9997% de eficiencia

Gerenciamiento de la Calidad

Ahora que ya tenemos una manera de medir la calidad en manufactura, la pregunta es, ¿cómo administramos la calidad? Aún más específico, ¿cómo administramos la calidad en proyectos de mantenimiento y confiabilidad?

Para los gerentes de proyecto, ingenieros de mantenimiento, supervisores de producción, entre otros, la administración de la calidad es una forma de asegurar que cualquier proyecto satisfará las necesidades propuestas, y que los procedimientos requeridos para diseñar, desarrollar, implementar, y ejecutar un proyecto sean realmente eficientes. La administración de calidad de un proyecto se compone de 3 principales sub-categorías: planeación de la calidad, aseguramiento de la calidad y control de calidad.

Planeación de la Calidad: En términos simples, la planeación de la calidad es la tarea de identificar los estándares con los que se va a medir la calidad de un proyecto específico así como identificar la forma de satisfacer esos estándares. Hay muchas herramientas que pueden usarse en la planeación de la calidad. Un análisis costo-beneficio es una herramienta efectiva para determinar el costo de tener pocos defectos, menos re-trabajo y mayor productividad. Esto aplica a productos, servicios y otros procesos del negocio. Cuando se comprenden plenamente los costos asociados con un nivel de calidad, se pueden seleccionar fácilmente los estándares por los cuales se medirá el proyecto.

Aseguramiento de la Calidad: El aseguramiento de la calidad (QA por sus siglas en inglés) es el proceso por el cual se aplican actividades sistemáticas de calidad, como auditorías y verificaciones, usando la retroalimentación de estas actividades para la mejora continua. Una herramienta tradicional usada en QA es la auditoría de calidad. Estas auditorías son revisiones formales y estructuradas llevadas de forma independiente para determinar si el proyecto cumple con los estándares de calidad previamente identificados en la etapa de planeación. También se utiliza comúnmente el análisis de procesos como una herramienta para el aseguramiento de calidad. El análisis de procesos incluirá, en muchos casos, un análisis de causa raíz para ayudar a identificar cualquier problema de calidad con componentes específicos de un proceso, servicio o producto.

Control de Calidad: El control de la calidad es la tarea de monitorear todos los procesos con que se cuenta y tener la capacidad de implementar acciones correctivas al identificar anomalías. El control de calidad tiene muchas herramientas y técnicas; siete de estas son conocidas como “Las Siete Herramientas Básicas de la Calidad”, y entre ellas están: los diagramas de causa-efecto (también conocidos como diagramas de Ishikawa o de espina de pescado), histogramas, gráficos de control, gráficos de flujo, diagramas de Pareto, gráficos de producción y diagramas de dispersión.

La Calidad no es un Accidente

Es inevitable que en algún punto usted tendrá que lidiar con una baja calidad en sus proyectos, productos o procesos. A pesar de que la planeación de la calidad le puede ayudar a superar la baja calidad, lo que definitivamente causará el mayor efecto positivo en la calidad es la unión de esfuerzos del gerenciamiento de la calidad y una buena gerencia de proyectos. La calidad será el resultado de una adecuada planeación y una administración ideal. La calidad nunca será el resultado de algo accidental y siempre deberá ser planeada, nunca inspeccionada.

Referencias:

1. O’Hara, Rick, “Six Sigma in an APM World” Memorias de la Conferencia “Reliability World 2007”
2. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Tercera Edición, 2004
3. Berkun, Scott, “Making Things Happen – Mastering Project Management”, 2008
4. wikipedia.org

BARRA LATERAL

Ponga los Conceptos en Acción

La administración de la calidad de proyectos contempla 3 principales sub-grupos que incluye la planeación de la calidad, aseguramiento de la calidad y el control de la calidad. En mantenimiento y confiabilidad, estos sub-grupos pueden significar diferentes cosas a las que podrían significar en áreas de producción o en oficinas administrativas.

Considere aplicar la administración de la calidad de proyectos al diseño e implementación del proceso de lubricación en toda la planta. El objetivo de un programa de lubricación es lubricar toda la planta con la mayor precisión. Para hacer esto con la mayor calidad, podemos aplicar la planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Nuestro plan de calidad es lo que usaremos para identificar que practicas o estándares emplearemos y veremos la forma de determinar cómo cumplir con estos estándares al ejecutar nuestro proyecto. El plan de calidad usara entradas del alcance del proyecto, políticas corporativas y el cumplimiento a las regulaciones de la industria, entre otras. Las herramientas para nuestro plan pueden incluir:

• Análisis costo-beneficio – para determinar el valor de un programa de lubricación bien diseñado y correctamente ejecutado.
• Análisis del Mercado – para comparar nuestro actual programa contra otros en la misma industria y en otras
• Análisis del costo de calidad – aquí llega el punto en el que el componente financiero de la calidad pueda superar el verdadero valor de la misma; el análisis nos ayudara a identificar el balance ideal entre costo y calidad.

Nuestro plan de calidad alimenta el aseguramiento de la calidad. El aseguramiento de la calidad es donde podremos aplicar las actividades que nos ayudaran a asegurar que estamos usando los procesos requeridos para cubrir los requerimientos de nuestro plan de calidad del proyecto. El aseguramiento de la calidad en nuestro programa de lubricación usara herramientas como:

• Auditorias – nos ayudaran a entender las fallas en nuestras prácticas actuales y definir con precisión los problemas más relevantes
• Análisis – Identifica las causas escondidas de nuestras prácticas actuales; esta alimenta a la mejora continua

El control de la calidad es el área de la calidad donde monitoreamos los resultados de nuestros proyectos asegurando el cumplimiento contra los estándares que fijamos en nuestro plan de calidad. El control de calidad comienza con nuestro plan de calidad y lista de verificación entre otras entradas, identifica lo que se espera como resultado final cuando el proyecto es completado. En nuestro diseño del proceso de lubricación, debemos usar:

• Muestreo estadístico- según como el proceso vaya madurando, el muestreo estadístico nos ayudara a monitorear la precisión del trabajo realizado
• Diagramas de flujo – ayudara en la toma de decisiones en problemas recurrentes, esto eliminara errores e indecisiones
• Diagramas de pareto – ayudara a monitorear los problemas y nos permitirá enfocarnos en lo más importante.