LA GESTIÓN DE ACTIVOS COMO POLÍTICA – LAS CIUDADES INTELIGENTES ISO 55001
Por: DR. LUIS AMENDOLA.
El número de organizaciones que están implementando la gestión de activos se han incrementado desde su nacimiento hace más de 25 años. Tal vez,O el incremento en el uso de gestión de activos en los servicios públicos se debe a que con frecuencia la tecnología requiere del conocimiento experto de mucha gente, mucha gente que tiene que trabajar en armonía para cumplir un determinado objetivo frente al genio de una única persona trabajando sola. Ahora viene la pregunta clave: ¿Qué puede hacer el cliente para que el gestor se centre en generar valor? Realmente, el cliente y el contexto económico es quien dirige. El cliente puede demandar, requerir, especificar, así como aceptar los resultados.
¿Cómo se hace esto?
La aplicación de los modelos de gestión de activos en la gestión pública ha sido posible gracias al compromiso de los gobiernos, la cultura participativa; transparencia de información, comunicación, motivación de los empleados, delegación de autoridad y equipos multifuncionales. Las decisiones y resultados del uso de modelos, metodologías y estándares – normas ISO 55000 (Gestión de Activos) y norma UNE- 178303 (Sistema de Gestión de Activos de la Ciudad – Ciudades Inteligentes), han reflejado las mejoras en la contribución a los países a generar valor a sus clientes.
He aquí la importancia de las políticas públicas que intentan no solo solucionar problemas de diferentes tipos: económicos, sociales, de infraestructura, ambientales, energéticos entre otros, sino lograr la sostenibilidad. En este caso, se prestará especial atención a las políticas de los servicios públicos de electricidad, agua & gas.
Las políticas públicas son un conjunto de acciones y decisiones encaminadas a solucionar problemas propios de las comunidades. En el diseño e implementación de las políticas públicas pueden intervenir conjuntamente la sociedad civil, las entidades privadas y las instancias gubernamentales en sus distintos niveles.
La Gestión Integral de Activos, es la integración, planificación y la programación sistemática de los recursos físicos y financieros de una organización pública o privada a lo largo del ciclo de vida de sus activos. La implementación de un Modelo de Gestión Integral de Activos requiere como primer paso el conocimiento del proceso actual dentro de la organización y del nivel de madurez de la organización ante la implementación de un Modelo de Gestión de Activos. Es necesario, en este paso, que el modelo a implementar esté referenciado por normas y estándares que guían a la organización a cumplir con una serie de requerimientos a cumplir alineado a la optimización de la gestión de los activos. Es aquí donde la norma ISO 55000 “Asset Management” propone 10 elementos y 23 requerimientos necesarios para implementar un modelo para la gestión de activos (ISO 55001:2014).
- La Gestión Pública
2.1 Hable con su comunidad a cerca de la gestión de activos
Es importante hablar con la comunidad: conocer como usan los servicios, cuáles son sus necesidades, ellos tendrán un fuerte interés por saber cuál es plan de gestión de activos a corto, medio y largo plazo de los servicios (como influirá en sus hijos y nietos). También es necesario tener en cuenta la equidad “intergeneracional”, por lo que la administración pública no debe incurrir en deudas insostenibles o crear otros problemas para los futuros contribuyentes. Su comunidad puede ayudar a determinar las prioridades, niveles de servicio. Porque el contexto local es un factor importante en la planificación de la gestión de activos. La gente local le puede dar una información sobre las prioridades y cómo los activos trabajan en su comunidad.
2.2 Información para la toma de decisiones acerca de la gestión de activos previsiones o no, etc…
Recuerde que el propósito de la gestión de activos es el de proporcionar un nivel deseado de servicio a través de la gestión de los activos de la manera más rentable para el presente y el futuro. Gestión de activos hacia el cliente es lograr la sostenibilidad a largo plazo de los activos y los servicios que apoyan.
III. Norma de Soporte a la ISO 55.001
Con la incorporación de la norma UNE- 178303 Ciudades Inteligentes, Sistema de Gestión de Activos de la Ciudad. El propósito de esta Norma es facilitar a las ciudades establecer los sistemas y procesos necesarios para mejorar su gestión de activos. La implementación de esta Norma está destinada a mejorar los activos de la ciudad, así como a optimizar los costes de adquisición y mantenimiento, a través de una gestión sistemática. Esta Norma es aplicable a todas las entidades locales, independientemente de su tamaño, complejidad y condiciones geográficas, culturales o sociales. Su implementación exitosa depende del compromiso de todos los niveles y funciones de las Alcaldías (Ayuntamiento), Gobernaciones (Comunidad – Gobierno Regional) & Gobierno Nacional.
Esta Norma Nacional especifica los requisitos de un Sistema de Gestión de Activos de la Ciudad (SGAC) a partir del cual la ciudad puede desarrollar e implementar una política de gestión de activos y establecer objetivos, metas y planes de acción, teniendo en cuenta los requisitos legales y la información relevante de los activos. Un SGAC permite a la ciudad alcanzar los compromisos derivados de su política, tomar decisiones, según sea necesario, para mejorar su gestión y demostrar la conformidad del sistema, con los requisitos de esta Norma.
Esta Norma Nacional se aplica a las actividades bajo el control de las Alcaldías (Ayuntamiento), Gobernaciones (Comunidad – Gobierno Regional) & Gobierno Nacional, incluyendo la complejidad del sistema, el grado de documentación y los recursos.
La aplicación global de esta Norma contribuye a optimizar la gestión de activos, a mejorar la competitividad y a la mejora de los servicios públicos.
Esta norma puede utilizarse para la certificación, el registro y la autodeclaración del SGAC de una ciudad. No establece requisitos absolutos sobre el inventario de activos, más allá de los compromisos establecidos en la política de activos y/o el Plan Estratégico de la Ciudad y de su obligación de cumplir con los requisitos legales aplicables y otros requisitos. Por tanto, dos ciudades con características similares, pero con diferentes políticas de gestión de activos, pueden ambas cumplir con sus requisitos.
2. Buenas prácticas de Gestión de Activos
¿Cuáles son los retos que enfrentan las administraciones públicas?
Las fuertes restricciones presupuestarias, sostenibilidad de los requerimientos regulatorios en cada uno de los países para incrementar la transparencia en la gestión de los fondos públicos y la propia fragmentación de los activos y servicios de cualquier administración pública (multitud de instalaciones de diversa naturaleza) exigen una infraestructura de gestión integrada que mejore la eficiencia, eficacia, visibilidad y control de las operaciones por parte de los responsables públicos alineados a la gestión de activos y gestionados a través de normas y estándares como la ISO 55001 de Gestión de Activos.
¿Qué beneficios ofrece la implementación de la gestión de activos alineado a la ISO 55001?
Disponer de información veraz y actualizada de los costes de operación y mantenimiento de los activos, facilitando la toma de decisiones durante el ciclo de vida de los activos.
»Asegurar prácticas que cumplan los requerimientos de seguridad, medioambiente y riesgos para garantizar la trazabilidad de los procesos.
»Enlazar las peticiones de servicios con la operativa de gestión de los activos.
»Facilitar el análisis y control de los proveedores, así como el seguimiento de los contratos.
»Estandarizar modelos y reducir los stocks de repuestos.
»Proporcionar una información económica crítica para la toma de decisiones presupuestarias al hacer una captura real del estado de todos los activos.
¿Qué ofrece una política pública de gestión de activo?
»Gestión de todo tipo de Activos:
Instalaciones (colegios, depuración aguas, polideportivos, parques y jardines, etc.), activos lineales (conducción agua, electricidad, etc.), activos móviles (transporte urbano, vehículos policía, recogida basuras), etc.
»Proporcionar una gestión de activos basada en el servicio, implementando las buenas prácticas de gestión de activos conectando lo estratégico, táctico y operativo para garantizar su conexión y sostenibilidad de los servicios.
¿Por qué es importante la gestión de activos en la administración pública?
La gestión de activos es importante por un número de razones.
»Los servicios públicos están soportados por los activos los cuales deben entregar un servicio de calidad bajo la gestión de riesgos; si los activos no están bien administrados impactará en los servicios a los clientes.
»Las inversiones que realiza la administración pública deben ser protegidas, una falla de los activos genera unos efectos sociales y económicos en el país. Para evitar esto, es necesario una política pública de verdad… no pueden darse por sentadas por todas, debe ser una práctica real, no documentales…
LUIS AMENDOLA, Ph.D.
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