Por: Kris Bagadia, Peak Industrial Solutions, LLC.
Las estadísticas son sorprendentes – cerca del 80 por ciento de las implementaciones de sistemas de mantenimiento computarizado (CMMS, por sus siglas en inglés) han fallado. Al considerar los costos asociados con un proyecto de CMMS, una tasa de 80 por ciento de falla es una cifra difícil de superar para cualquier empresa, pero con pasos muy sencillos para un plan de implementación bien pensado, cualquiera puede aprovechar todo el potencial que un CMMS puede bridarle a una organización. Lo que sigue es una introducción de los pasos que puede seguir para asegurarse que la implementación de su CMMS sea todo un éxito.
1.- Determine el alcance de su proyecto
Correr para comprar un CMMS a menudo trae consigo la prisa para implementarlo. Deténgase y piense antes de comprarlo. Una de las cinco razones principales por las cuales falla la implementación de un CMMS es por una incorrecta selección. Usted necesita el CMMS más adecuado para su aplicación y debe definir el alcance antes de seleccionar el software. ¿Qué es exactamente lo que está buscando que haga su CMMS? ¿Qué módulos, en este momento, son críticos para su negocio – maquinaria, mantenimiento preventivo, etc.? ¿Pueden algunos módulos, como el de compra, ser adquiridos posteriormente? ¿Cómo ve a su empresa utilizando el CMMS dentro de dos o cinco años? ¿Estará interactuando con otros sistemas o utilizará tecnología móvil en el futuro?
2.- Consiga el compromiso de la gerencia
A menudo, la dirección ejecutiva no tiene una clara concepción de lo que es un CMMS y de los tipos de recursos iniciales y continuos que deben comprometerse con el proyecto. Además del costo de adquisición del software, existen costos permanentes de mantenimiento, entrenamiento, recolección e ingreso de datos, solo por mencionar algunos. Asegúrese que estos costos están incluidos en el presupuesto del proyecto para darle a la gerencia una idea completa del tiempo y las inversiones requeridas para su proyecto. Esto le ayudará a conseguir el compromiso de la gerencia para su proyecto.
3.- Planifique su proyecto
Piense en su implementación de principio a fin. ¿Cuáles son los hitos clave? Determine quién implementará el CMMS, quién recolectará los datos y qué tipo de datos se deben recolectar. Elabore esquemas para numeración de partes, para ID de las máquinas, esquemas de ubicación, y cuentas para cargar mano de obra y materiales. Defina tablas de códigos como un equipo durante la fase de planificación, como órdenes de trabajo, estatus de las órdenes de trabajo y códigos de notificación de terminación. Esta planeación inicial puede disminuir confusiones posteriores.
4.- Prepárese para el cambio
No suponga que todos sus trabajadores recibirán el CMMS con los brazos abiertos. Algunos empleados pueden ver el CMMS como una herramienta que los remplazará en el futuro y temen por cualquier cosa que los pueda dejar fuera de su trabajo. Es importante lograr el involucramiento temprano de sus trabajadores, publicar memorandos informativos sobre el cambio y realizar sesiones de preguntas y respuestas para obtener la opinión de los trabajadores, de modo que se apropien del proyecto y estén entusiasmados con los cambios positivos que el CMMS puede traer. ¿Qué obstáculos pueden visualizar sus trabajadores de mantenimiento en términos de recolección y manejo de datos? ¿Existen algunos trabajadores que se resisten al cambio? Un trabajador que se resiste al cambio ahora puede posteriormente causar obstáculos innecesarios, haciendo fracasar el proyecto.
5.- Entrenamiento
El CMMS es una aplicación sofisticada que requiere del entrenamiento de todo el personal que utilizará el sistema. No cometa el error de subestimar sus requisitos de entrenamiento. Será necesario que el proveedor del CMMS proporcione el entrenamiento inicial del uso del software y capacitación continua (o interna) para todos sus empleados. Cada organización implementa los CMMS de manera diferente y sus empleados requieren ser entrenados en el uso específico de su CMMS. Capacitar a los empleados en la forma en que la compañía utiliza la terminología es importante. Diferenciar entre una “bombilla”, un “foco” o un “fluorescente compacto”, puede parecer ahora enloquecedor, pero si no se hace ahora podría llevar a confusión y errores de compra en el futuro. Cuando se contraten nuevos empleados, ellos también requerirán de capacitación. El tiempo de entrenamiento es también importante. El entrenamiento debe efectuarse lo más cercano a la implementación como sea posible.
6.- Recolección de datos
Recolectar todos los datos necesarios y útiles que sus empleados necesitarán introducir en el CMMS es usualmente el mayor reto en el proyecto de implementación. La recolección efectiva de todos los datos tomará entre seis y doce meses de recursos humanos comprometidos. Determinar qué datos deben ser recolectados (modelo del equipo, número de serie, costo, datos de garantía, mantenimiento preventivo, procedimientos y frecuencias, información de los repuestos) y cómo estos datos deben ser recolectados es un componente clave en su plan de implementación.
7.- Entrada de datos
Usted planificó su implementación, adquirió su sistema y recolectó sus datos. Tener un plan sólido de cómo ingresar los datos en el sistema le evitará tener confusiones más adelante.
Inicialmente, se requiere una gran cantidad de trabajo para ingresar todos los datos que ha recolectado. ¿Quién hará ese trabajo? Puede considerar contratar a una empresa externa, aprovechar algunos empleados actuales o contratar personal temporal. Afortunadamente, este enorme trabajo solo debe hacerse una vez.
A continuación, debe determinar el mejor método para ingresar la información diaria que administrará el CMMS. ¿Debe un asistente administrativo ingresar las órdenes de trabajo completadas al final del día o será cada técnico de mantenimiento el encargado de ingresar sus propias órdenes de trabajo completadas? Considere cada posible solución para determinar los pros y los contras de su situación específica.
8.- Reporte y análisis
Tener cuatro o cinco informes efectivos y utilizables es a la larga más productivo para su sistema que tener cientos de reportes a los que nadie accederá. Piense en quién analizará estos reportes día a día. ¿Qué decisiones se tomarán con base en estos análisis? Antes de configurar su sistema, piense en lo que necesita que haga el sistema para usted y adapte sus reportes en consecuencia. También, asegúrese que los reportes le brinden la información que necesita para comprender las tendencias en el largo y corto plazo en las operaciones de mantenimiento.
9.- Seguimiento y mejora continua
No utilice el CMMS simplemente como una herramienta para mantener una lista de sus activos y sus repuestos. Las hojas de cálculo pueden hacer esto. Asegúrese de que usted y sus empleados conocen completamente la funcionalidad de un CMMS y planifique la forma de mejorar su uso en el futuro. Un CMMS le da la capacidad de observar una gran cantidad de datos rastreables. ¿Está alguien observando los datos? ¿Cómo puede detectar tendencias, analizarlas y tomar acciones correctivas? Por ejemplo, ¿hay fallas con un equipo o un componente specífico? El CMMS le ayuda a determinar por qué están sucediendo estas fallas. ¿Está monitoreando y mejorando constantemente sus operaciones de mantenimiento?
10.- Use enlaces y adjuntos
Aproveche todo lo que un CMMS tiene para ofrecerle. Algunos sistemas le permiten agregar varios tipos de documentos (Word, PDF, copias escaneadas, fotos digitales, audios, videos o enlaces Web) a los registros del sistema De esta manera, puede tener un historial de la experiencia del técnico e información de la máquina. Por ejemplo, José el único técnico de la planta que puede reparar una determinada máquina. ¿Qué pasaría si Bob se retirara? Con los anexos en el CMMS, después de unos años, cualquiera puede acceder a la información guardada por José y ver cómo se puede completar la reparación. La herramienta de adjuntos también es muy útil para anexar versiones en PDF de manuales originales, guías de capacitación y otros materiales impresos que podrían perderse fácilmente.
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