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La Inteligencia Artificial en la Planeación del Mantenimiento

James Reyes-Picknell

La Inteligencia Artificial es nueva y está generando cambios revolucionarios en todas las industrias. En el mundo del mantenimiento, ya hemos estado utilizando la IA tradicional (programada para seguir reglas y rutinas) para la detección predictiva de fallas, analítica y para ayudar en la programación básica del trabajo.

El cumplimiento del programa de trabajo es siempre un desafío difícil. Existen prioridades contrapuestas, trabajo en activos de diferentes criticidades y las urgencias del día a día que surgen para interrumpir. La inexactitud en los datos de inventario y los largos tiempos de entrega en las compras pueden retrasar los cronogramas mientras los técnicos esperan las piezas y materiales necesarios.

El personal de operaciones siempre tiene prisa, los almacenes y compras funcionan más como burocracias gubernamentales, y el mantenimiento queda atrapado en el medio.

Reaccionar no funciona bien

Esperar a que ocurran averías para luego reaccionar ante ellas con urgencia es un esfuerzo costoso y que consume muchos recursos. Presiona tanto a los trabajadores como a los almacenes, compras, proveedores y logística. Los costos son altos y el tiempo de inactividad es costoso y no planificado.

Lo proactivo es el camino a seguir

El trabajo proactivo que se planea y programa con antelación puede ejecutarse con mucho menos caos y costos mucho menores. Las estimaciones promedio indican que se puede ahorrar hasta 2/3 de los costos de mantenimiento. Para lograrlo, se necesitan programas realistas, el mantenimiento proactivo adecuado (para evitar fallas) y una cadena de suministro que respalde a sus almacenes de manera oportuna.

Saber exactamente qué se necesita y cuándo son las claves del éxito. Los planes de trabajo de mantenimiento especifican qué trabajo se va a realizar y cómo. Describen todos los recursos necesarios (especialidades, herramientas, piezas, etc.) y en qué tiempos. El programa se construye utilizando la información de los planes tras confirmar la disponibilidad de las piezas, materiales y otros elementos que podrían no estar a la mano.

¿Qué contiene un plan de trabajo de mantenimiento?

Un buen plan de trabajo especifica qué labor se va a realizar, con qué recursos, en qué secuencia y bajo qué estándares. No dice cuándo se hará el trabajo; de eso se encarga la programación (scheduling). El plan contiene los detalles que un programador necesita conocer para crear un cronograma realista para cada tarea y para todos los trabajos que se realizarán en un periodo determinado. La programación suele hacerse semanalmente.

Una vez creado un plan de trabajo, puede guardarse y reutilizarse para futuras ocasiones en que se realice la misma tarea. Sin embargo, en muchos casos, los planeadores simplemente copian y pegan de órdenes de trabajo antiguas si contienen los detalles de planeación necesarios.

¿Qué hacen los planeadores?

Los planeadores crean planes de trabajo, pero también tienen muchas otras tareas que realizar:

• Normalmente, el planeador construye los programas semanales (un proceso por lotes).

• Asegurar la precisión del plan de trabajo.

• Aceptar la retroalimentación de los trabajadores de campo para mejorar continuamente los planes utilizados.

• Localizar piezas que el almacén no tiene en inventario.

• Enlace con compras para piezas necesarias no almacenadas.

• Identificar qué piezas deben mantenerse en stock.

• Gestionar el alquiler de equipos (ej. grúas) y programarlos para cuando se necesiten.

• Presidir reuniones semanales para la priorización de trabajos y finalizar programas.

• Realizar análisis de backlog para determinar si el departamento tiene el número correcto de técnicos para el trabajo que viene.

• Encontrar información faltante como planos, bocetos, listas de piezas, estándares requeridos, etc.

• A veces, los planeadores sustituyen a los supervisores que están ausentes.

Un buen planeador capacitado en planeación, y que no sea absorbido por el caos diario de buscar información o piezas a última hora, puede producir de 5 a 8 buenos planes de trabajo a la semana. Sin embargo, dadas esas otras tareas, la mayoría de los planeadores tienen en realidad muy poco tiempo para planear el trabajo de forma proactiva. Los planes que se crean rara vez se guardan como trabajos «estándar», sino que residen en órdenes de trabajo antiguas. Estas pueden copiarse y pegarse, pero eso requiere tiempo adicional para buscarlas y editarlas según la situación actual.

El resultado de no dedicar suficiente tiempo y esfuerzo al desarrollo de buenos planes es que se omiten detalles. De hecho, muchos planes consisten en poco más que una breve descripción del trabajo y una lista de piezas. Esto traslada la responsabilidad a los técnicos para determinar la secuencia, los estándares y encontrar piezas que quizá no fueron necesarias la última vez. Esto añade tiempo a la ejecución, resultando en una productividad de los técnicos (tiempo con herramienta en mano) de un promedio del 30%.

Los técnicos calificados son difíciles de encontrar y contratar, y pueden ser costosos debido a la competencia. Si se corrigen las ineficiencias en su productividad, es posible aumentarla al 60%. Efectivamente, esto duplica el trabajo que su fuerza laboral actual puede realizar, pero para ello se requieren planes excelentes.

La oportunidad de la IA

La Inteligencia Artificial no siempre sigue las «reglas» que programamos. Una versión más reciente se conoce como «IA Generativa» o GenAI. En lugar de seguir reglas de forma determinista, analiza grandes conjuntos de datos, discierne patrones y crea nuevas variaciones basadas en lo que ha «aprendido». Esto permite a la GenAI crear contenido nuevo basado en el pasado. Donde se necesita creatividad, la GenAI puede ayudar.

Si le pides a un programa de GenAI, como ChatGPT, que escriba un ensayo sobre un tema, lo hará. Si le pides que desarrolle un plan de acción basado en tu solicitud (prompt), te entregará un plan. Notarás que no se repite y se ciñe bastante a los hechos. Puede leerse de forma casi «mecánica», ya que carece del alma de un autor humano. Al no repetirse, puede parecer demasiado perfecto.

Al generar un plan de trabajo, la IA puede producir un conjunto detallado de pasos con las piezas y herramientas necesarias, y estimaciones de tiempo. Cuando el autor lo probó por primera vez, los resultados fueron sorprendentemente completos. Produjo detalles inesperados, como comprobaciones de desconexión eléctrica y uso de equipo de protección personal (EPP). También incluyó un paso extra innecesario que un técnico experto habría detectado. El tiempo para generar el plan fue de menos de 2 minutos; editarlo habría tomado segundos. Investigar los números de parte habría tomado unos minutos en un sistema EAM/CMMS moderno. Generarlo desde cero a mano habría tomado varias horas. Eso por sí solo es un gran impulso a la productividad.

El formato era principalmente texto con viñetas. Para usarse en la mayoría de las órdenes de trabajo, tendría que copiarse y pegarse sección por sección en el CMMS. No obstante, el experimento demostró que la GenAI puede producir un plan de trabajo decente. De hecho, es probable que haga un mejor trabajo que muchos planeadores humanos, ya que la IA no se limita a una sola especialidad (mecánica, electricidad, etc.) y busca información sin sesgos.

La oportunidad de negocio

Esta nueva herramienta podría aumentar sustancialmente la productividad de los planeadores. En lugar de generar solo unos pocos planes en una buena semana, podría producir más de 40. Aunque no sean planes «perfectos», son muy buenos, con una precisión superior al 80% (usuarios iniciales reportan más del 95%). Con un planeador humano revisándolos, la precisión llegará al 100% rápidamente.

Para la empresa, esto significa que el nivel de trabajo planeado ejecutado puede aumentar drásticamente. Al generar de 5 a 8 veces más planes, la programación puede ser más precisa y el tiempo de los técnicos se usa mejor. Pasar del 30% al 50% o más de productividad permite reducir el backlog de mantenimiento diferido y libera tiempo para el mantenimiento proactivo.

Si su empresa tiene dificultades para retener talento técnico, esta es parte de la solución. No se necesitan tantos técnicos si los que tiene son más productivos. Además, se sentirán más valorados al no perder su tiempo en procesos ineficientes. Los técnicos son los «cirujanos» de su planta; en un hospital, los cirujanos no preparan su propio quirófano, se dedican a operar. Sus técnicos deberían hacer lo mismo.

Sobre el Autor: James Reyes-Picknell

James Reyes-Picknell es Ingeniero Mecánico por la Universidad de Toronto con más de 45 años de experiencia en los campos de confiabilidad, mantenimiento y gestión de activos físicos. Es una figura de autoridad global en la industria, reconocido como:

• Presidente y Consultor Principal de Conscious Asset.

• Autor de «Uptime», uno de los libros de referencia más vendidos a nivel mundial sobre estrategias de excelencia en la gestión del mantenimiento.

• Especialista Certificado: Posee múltiples credenciales internacionales, incluyendo P.Eng (Ingeniero Profesional), CMC (Consultor de Gestión Certificado), MMP (Profesional en Gestión de Mantenimiento) y CAMA (Asesor Certificado en Gestión de Activos).

• Colaborador en CMC Latinoamérica: James es conferencista e instructor clave en el Congreso de Mantenimiento y Confiabilidad (CMC), donde comparte su visión sobre el impacto de las nuevas tecnologías, como la IA Generativa, en la productividad de las empresas.