Los 5 mayores riesgos para una gestión eficaz de activos
Según la norma PAS-551 sobre gestión de activos del British Standards Institute, la gestión de activos se define como: “actividades y prácticas sistemáticas y coordinadas mediante las cuales una organización gestiona de forma óptima y sostenible sus activos y sistemas de activos, su rendimiento asociado, los riesgos y los gastos a lo largo de sus ciclos de vida con el fin de lograr su plan estratégico organizacional”.
En esta definición se incluyen, por supuesto, activos de diversos tipos (físicos, financieros, humanos, de información e intangibles), que contribuyen todos ellos al plan estratégico de la organización. Las mejores prácticas dictan que se desarrolle e implemente un plan de gestión de activos, que comprenda tres sub-planes principales (operaciones, mantenimiento y riesgo) o su equivalente, para los activos físicos.
El enfoque principal de este artículo se centrará en los activos físicos, pero encontrará que algunos de los riesgos para la gestión de activos identificados en este documento se compartirán con las otras categorías de tipos de activos. El autor sugiere que existen al menos cinco de esos riesgos que contribuyen principalmente a que una organización no gestione de manera óptima sus activos: 1) No saber lo que tiene; 2) Mantenimiento excesivo o insuficiente; 3) Operación inadecuada; 4) Gestión inadecuada de riesgos; y 5) Sistemas de gestión de activos sub optimizados.
1) No saber lo que se tiene
En el lenguaje común de la industria manufacturera, esto se conoce como el enfoque FDH (gordo, tonto y feliz, por sus siglas en inglés) para la gestión de activos. Si bien puede parecer intuitivamente obvio, muchas organizaciones no aprecian la necesidad de saber con un alto nivel de confianza los activos que tienen o eligen no tomarse el tiempo para hacerlo.
De cualquier manera, este debe ser el primer paso importante para garantizar la eficacia de su programa de gestión de activos. No saber lo que uno tiene equivale a jugar a la ruleta rusa. Si una organización se toma realmente en serio su programa, deberá tomar las siguientes medidas para establecer la base adecuada sobre la que construir:
Desarrollar una lista de todos los activos de la organización y verificar esta lista con lo que hay en el campo.
Establecer y configurar una jerarquía de activos físicos. Se puede utilizar como referencia la norma ISO 14224 de la Organización Internacional de Normalización (ISO por sus siglas en inglés).
Desarrollar los criterios de evaluación de criticidad para el negocio y aplicarlos a la base de activos verificados. Aquí es donde los activos individuales se vinculan con la forma en que afectan el plan estratégico de la organización.
Desarrollar e implementar un proceso de gestión de cambios o gestión de configuración que garantice que cualquier cambio futuro en el activo se evalúe y registre adecuadamente.
2) Mantenimiento excesivo o insuficiente
Durante la fase operativa del ciclo de vida de los activos, puede haber un problema de mantenimiento excesivo, así como de mantenimiento insuficiente. El problema clave con respecto al mantenimiento excesivo generalmente involucra dos cuestiones que harán que el sistema de gestión de activos sea ineficaz. En primer lugar, generalmente existe un costo significativo asociado con la ejecución de mantenimiento sin valor agregado. En este sentido, el costo puede usarse libremente como una guía ya que existen puntos de referencia de la industria bien documentados para el gasto en mantenimiento que pueden seguirse.
En segundo lugar, la organización típica a la que se puede acusar de realizar un mantenimiento excesivo de sus activos probablemente realizará tareas de mantenimiento intrusivas con mayor frecuencia. Por lo que sabemos sobre cómo se manifiestan los fallos típicos, esto significa que habrá un riesgo adicional de exposición para la empresa a fallos que provoquen mortalidad infantil y mayores costes incurridos.
El problema del mantenimiento insuficiente y cómo impide una gestión eficaz de los activos es aún más claro. El mantenimiento se considera a menudo un gasto empresarial abierto a recortes como cualquier otro para maximizar las ganancias. Con estas presiones, los departamentos de mantenimiento luchan constantemente por encontrar la manera de equilibrar los costos con los requisitos de rendimiento de los activos, como la confiabilidad y el tiempo de funcionamiento. Sin embargo, la reducción de costos suele triunfar, en forma de un mantenimiento proactivo retrasado, así como de técnicos de mantenimiento que carecen de las habilidades y herramientas necesarias para realizar un trabajo preciso.
Con respecto a los problemas de mantenimiento excesivo e insuficiente, el enfoque recomendado por el autor es, comenzando por los activos más críticos, determinar los requisitos óptimos de mantenimiento de los activos mediante una de las metodologías más rigurosas, como el mantenimiento centrado en la fiabilidad (RCM por sus siglas en inglés). A continuación, se deben asignar los recursos (financieros y humanos) necesarios para implementar el plan de mantenimiento. Por último, se debe garantizar que exista un plan de capacitación para cubrir la falta de competencias de las personas necesarias para las tareas.
3) Operación inadecuada
Muchas organizaciones sufren, en primer lugar, por una falta de comprensión de las capacidades de diseño inherentes de sus activos y, en segundo lugar, de cómo operar mejor dentro de sus rangos para optimizar el ciclo de vida del activo. En el caso de algunos activos, operar por debajo o por encima del rango de diseño afecta negativamente la vida útil del activo.
Un ejemplo perfecto de esto es la típica bomba centrífuga de proceso, como se ilustra en la curva de la bomba en la Figura 1. El funcionamiento en ambos lados del punto de máxima eficiencia de la curva implica una gran cantidad de problemas que acortan la vida útil. Desafortunadamente, eso es exactamente lo que hacemos cuando optamos por acelerar las cosas, ralentizarlas o hacer funcionar de forma continua activos que fueron diseñados para funcionar de forma intermitente.
La mejor orientación que el autor puede dar con respecto a este tema es: 1) Averiguar cómo se deben operar sus activos; 2) Comprender los efectos de operar fuera de los rangos de diseño; y 3) Si no puede operar dentro de los rangos, comprender los riesgos o mitigarlos (ejemplo: cambiar el tamaño del impulsor para que coincida con el punto operativo).
4) Gestión inadecuada de riesgos
El principio básico de las mejores prácticas de gestión de activos dicta que se implemente un plan que no sólo gestione la operación y el mantenimiento de los activos de una organización, sino que también gestione los riesgos asociados con la propiedad y el uso de los activos. El riesgo, en su forma más elemental, es una función de las consecuencias y la probabilidad de que ocurra un evento de ese tipo. La gestión de riesgos se lleva a cabo en dos frentes principales: 1) Evaluación o identificación; y 2) Gestión y controles. Cada área, cuando no se realiza bien, es un contribuyente continuo a la gestión ineficaz de los activos. No es necesario forzar demasiado la imaginación para entender este concepto.
Realice una búsqueda en Google sobre el “desastre de Bhopal” 3, ampliamente considerado como la peor catástrofe industrial del mundo, para encontrar un ejemplo de riesgo no evaluado y no gestionado. Para gestionar completamente el riesgo, el autor recomienda que se utilice el siguiente modelo de cuatro pasos, de la ISO:
- Establecer contexto
- Evaluación de riesgos: Identificación de riesgos, Análisis de riesgos, Evaluación de riesgos
- Tratamiento de riesgos
- Monitorizar y revisar
5) Sistemas de gestión de activos sub optimizados
En los últimos años, los sistemas de gestión de activos empresariales (EAM por sus siglas en inglés) se han vuelto más populares dentro de las organizaciones para administrar activos. La mayoría de los sistemas tienen deficiencias inherentes que impiden la gestión holística de todas las áreas requeridas del plan. Como resultado, a menudo se necesitan sistemas secundarios adicionales. Dicho esto, de las características que están disponibles en la mayoría de los EAM, muchas organizaciones son culpables de no aprovecharlas por completo.
Esto generalmente se debe a atajos que se toman durante la implementación de EAM. La forma de abordar este problema por completo es hacerlo bien la primera vez o pagar más para hacerlo más tarde. La preferencia personal del autor es la primera. Esto requiere planificación, recursos y tratar la implementación como un programa de cambio importante y no solo como un proyecto.
Esto es más fácil de decir que de hacer, y muchas veces es mejor cuando se cuenta con el apoyo de los servicios de profesionales de la gestión de cambios y especialistas en infraestructura de activos. Además de las herramientas (EAM, sistemas secundarios) y las soluciones técnicas, a menudo no reconocemos que nuestros recursos humanos y procesos de negocios son partes importantes del sistema de gestión de activos de una organización. La falta de la debida diligencia en estas áreas también afectará negativamente el resultado final y también debe planificarse.
La gestión de activos es un enfoque integrado para optimizar el ciclo de vida de sus activos, comenzando por el diseño conceptual, pasando por el uso, el desmantelamiento y la eliminación. Al reconocer y prestar atención a estos cinco riesgos principales para la gestión eficaz de activos, puede poner en marcha planes para mitigar los efectos que estos podrían tener en su programa. Tenga en cuenta también que la verdadera excelencia en el desempeño de la gestión de activos no radica solo en evitar los obstáculos, sino en convertir todas y cada una de estas oportunidades de fallar en una oportunidad para sobresalir.
Este artículo apareció por primera vez en el boletín de Life Cycle Engineering RxToday .
Referencias
PAS 55:2008, Especificación para la gestión optimizada de activos físicos, British Standards Institution (BSI), 2008.
ISO 14224, Industrias del petróleo y del gas natural — Recopilación e intercambio de datos de fiabilidad y mantenimiento de equipos, Organización Internacional de Normalización (2005).
Desastre de Bhopal. Base de datos sobre comercio y medio ambiente. Estudios de caso TED n.º 233, American University, Washington (1 de noviembre de 1997). Enlace
Fuente: March, C. (2010, 6 diciembre). The 5 Biggest Risks to Effective Asset Management. Reliable Plant. https://www.reliableplant.com/Read/27771/Risks-effective-asset-management
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