Cómo facilitar las reuniones de planificación y programación
Un elemento clave de un sistema de gestión del trabajo eficaz es celebrar reuniones semanales de planificación y programación para confirmar el horario de la semana siguiente, qué trabajo hay que planificar y qué trabajo hay que llevar a cabo la semana siguiente. Pero la reunión tiene que tener un propósito, tener a las personas adecuadas en la sala y mantenerse enfocado en las tareas y no tomar demasiado tiempo. Comprender cómo facilitar las reuniones es una habilidad que debe desarrollarse.
Cómo facilitar la planificación y programación de reuniones
En primer lugar, el paso es crear el procedimiento para la reunión de planificación y programación. Es necesario detallar:
¿Qué debe revisar durante la reunión de programación?
Es muy importante que la programación de reuniones se mantenga centrada en la programación de la semana siguiente y que ajuste esa programación en función de los trabajos que se incluirán en la programación, posiblemente los trabajos que no se completaron en la semana actual y, posiblemente, la revisión de las prioridades y el estado del trabajo pendiente.
La mejor práctica es mirar un cronograma de cuatro semanas. 4 semanas fuera del 25% del trabajo, 3 semanas el 50%, 2 semanas el 75%, la semana siguiente el 100%.
¿Y la planificación?
La planificación lleva algo de tiempo. Los recursos, como las piezas y los contratistas, deben estar en su lugar antes de programar el trabajo. Esta es una parte clave de la planificación. La reunión de planificación debe analizar el trabajo atrasado, qué trabajo debe planificarse, revisar los comentarios y las prioridades.
¿Quién debe estar en las reuniones de planificación y programación?
- Coordinador de Operaciones y Mantenimiento
- Supervisor mecánico
- Supervisor eléctrico o de instrumentación
- planificador(es)
- Programador(es)
Opcionalmente, podrían asistir los gerentes de operaciones y mantenimiento, así como el supervisor de operaciones
Cómo prepararse para una reunión de planificación y programación
¡Todas las personas que asisten a estas reuniones semanales deben estar preparadas! ¡No hay nada peor que presentarse a una reunión con personas que no tienen ni idea de lo que está pasando! Por lo tanto, para prepararse, como mínimo, todos deben revisar todos los borradores de los cronogramas de trabajo y qué trabajo se propone para el cronograma. Esta no es la reunión para entrar en detalles sobre el trabajo atrasado o para seleccionar el trabajo. Eso se hace en otras reuniones. Los asistentes deben estar preparados para identificar los cambios necesarios y aportar soluciones, no problemas de resolución de problemas. Los problemas deben tener una persona delegada para que los analice con plazos y acciones comprometidas.
Medición del rendimiento y tratamiento de los asistentes que no cumplen
Es muy importante responsabilizar a las personas por asistir y participar en las reuniones. Debes encontrar formas de recompensar a las personas por presentarse, participar y estar preparadas. Tener puntos por llegar a tiempo, participar y estar preparado. Asegúrate de que estás entrenando a los miembros del equipo que no están cumpliendo con las expectativas.
Entonces, ¿qué pasa cuando la gente no se presenta? 1. Habla con ellos: ¿qué está pasando que no pueden aparecer? ¿Está programada la reunión en un momento no apropiado para ellos, puede alguien más ocupar su lugar? ¿O tal vez la reunión debe trasladarse a otro momento?
Fuente: Forsberg, O. (2023, 12 diciembre). How to Facilitate Planning and Scheduling Meetings – IDCON Reliability and Maintenance Consulting and Training. IDCON Reliability and Maintenance Consulting and Training. https://www.idcon.com/resource-library/leadership-in-maintenance/how-to-facilitate-planning-and-scheduling-meetings
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