El camino hacia una mejor gestión de las piezas de repuesto

Un plan paso a paso para reducir el inventario de piezas de repuesto 

Introducción 

La gestión de su inventario de piezas de repuesto es un componente fundamental de las operaciones eficientes y rentables para las empresas de diversos sectores. Ya sea en la fabricación, la automoción o incluso en el sector de TI, disponer de las piezas de repuesto adecuadas y gestionar eficazmente los niveles de inventario puede tener un impacto significativo en los resultados de una empresa. 

Estas prácticas implican la adquisición, el almacenamiento y la distribución estratégicos de piezas de repuesto para garantizar un tiempo de inactividad mínimo, un rendimiento óptimo de los equipos y un ahorro de costes. En este panorama empresarial dinámico y competitivo, dominar las piezas de repuesto y la gestión de inventario es esencial para mantenerse a la vanguardia y ofrecer productos y servicios superiores a los clientes. 

Después de haber realizado más de 80+ cursos, Ramsoft (Reino Unido) ha estado capacitando y asesorando a empresas para mejorar su gestión de repuestos durante los últimos 10 años. Hemos encontrado los mismos problemas en todos los sectores industriales; Sin embargo, algunos sectores parecen ser peores que otros. 

Este artículo presentará un proceso de mejora de seis pasos para un sitio existente. Aunque hemos identificado un total de 38 tácticas para mejorar la gestión de los repuestos, las mayores oportunidades para un sitio existente surgen de las siguientes cinco tácticas: 

Paso 3 identificando y eliminando duplicados. 

Paso 4 mediante la búsqueda de oportunidades de racionalización, es decir, la reducción de las variedades de repuestos almacenados y la conversión de piezas OEM en piezas OPM donde hay poco riesgo. 

Paso 5 mediante la realización de una revisión estructurada de los niveles actuales de existencias frente a los niveles de inventario optimizados calculados. 

Paso 6 reduciendo el número de ubicaciones de almacenamiento. 

La clave de las tácticas anteriores es tener un catálogo de inventario que sea preciso y de alto nivel. 

Los ahorros pueden ser significativos, como se evidencia en el siguiente ejemplo: 

Una empresa minera con cientos de correas de transmisión y distribución (en su mayoría clasificadas por OEM P/N) no tenía atributos detallados y específicos de la correa, por lo que no había forma de identificar duplicados. 

Reducción de hasta un 60 % en el número de elementos de línea para un grupo de partes nominales específicas mediante la eliminación de duplicados, la estandarización de las especificaciones y la racionalización para cumplir con los estándares. 

Una revisión de las 10 principales partidas de la empresa dio como resultado la reducción potencial de 500.000 dólares en el valor máximo del nivel de existencias. 

Paso 1: Auditar la gestión de inventario 

El paso 1 comienza con una evaluación de las prácticas actuales. En la auditoría se pueden incluir tres áreas principales: 

Prácticas de gestión: Una evaluación formal de todas las actividades necesarias para gestionar los repuestos, incluidos los sistemas establecidos y el uso de la información. Esto dará como resultado una evaluación o puntuación de evaluación comparativa. 

Datos del sistema de inventario: Incluye una revisión de los datos de catalogación, análisis de duplicados, revisión de la lista de materiales, análisis de incidencias y demanda, etc. 

Procedimientos escritos: es decir, el alcance de los procedimientos vigentes, su contenido técnico, ¿se utilizan como deberían? 

En este artículo, nos centraremos principalmente en la catalogación. 

Una buena catalogación debe comenzar en la fase de proyecto y continuar durante todo el ciclo de vida del artículo. Desafortunadamente, la mayoría de las empresas hacen un mal trabajo al crear su catálogo de inventario. Una catalogación deficiente da como resultado: 

Incapacidad para encontrar el repuesto adecuado de manera oportuna 

Mayor número de duplicados 

Exceso de costos de mantenimiento de existencias 

Pérdida adicional de producción al tratar de encontrar el repuesto adecuado 

Compras de emergencia cuando no se puede encontrar el repuesto adecuado 

Los principales problemas son: 

No hay estándares para describir una pieza 

Demasiados P/N de Mfr son P/N de proveedores que normalmente no se pueden validar en la web 

Muchos errores tipográficos, por ejemplo, ‘I’ u ‘O’, se usan en lugar de un ‘1’ o ‘0’ o un ‘5’ en lugar de una ‘S’ 

Diferentes formatos utilizados para rellenar el P/N 

No hay reglas para tratar con los fabricantes que utilizan un sistema dual P/N 

La Figura 2 muestra un ejemplo de rodamiento almacenado en tres contenedores diferentes. De hecho, al eliminar los caracteres no alfanuméricos de la relación P/N del fabricante, los duplicados se hacen evidentes: 

Paso 2: Desarrollar o actualizar el proceso y los procedimientos 

Tras la auditoría de los procedimientos de la fase 1, debe establecerse un plan para crear o actualizar el procedimiento existente. Hemos definido un total de x procedimientos necesarios para gestionar completamente las piezas de repuesto. Estos se pueden agrupar en la misma sección que la ISO 55000. Encontramos que la mayoría de las empresas fuera de la sección de petróleo y gas tienen un procedimiento deficiente para solicitar y comprar repuestos iniciales y cómo lograr una buena catalogación. 

Paso 3: Validación y limpieza de datos 

Hay varias opciones para limpiar los datos de catalogación. Pero las principales decisiones a tomar son: 

Si se debe subcontratar a una empresa especializada o llevar a cabo un recurso interno 

Si está en la empresa, debe asegurarse de que su personal esté capacitado en buenas prácticas de catalogación y si debe usar Excel o MS Access. MS Access es la herramienta preferida e incluye plantillas maestras para garantizar un alto nivel de gobernanza. 

Si se subcontrata, asegúrese de que el personal interno esté capacitado para que puedan revisar la calidad de los datos entregados. Hemos experimentado una limpieza de mala calidad llevada a cabo por muchos de los llamados consultores. 

Una base de datos para la validación y limpieza de datos vincula varias tablas para garantizar la gobernanza mediante la creación de muchas plantillas Noun/Qualifier1/Qualifier2, así como la posibilidad de crear una lista maestra de P/N. Para una empresa con diferentes almacenes, una herramienta de este tipo simplifica la limpieza del segundo o tercer almacén. 

Paso 4: Normalización y racionalización 

Después del paso 3, la catalogación debe tener un formato coherente y puede empezar a buscar oportunidades de racionalización. La estandarización requiere establecer las estrategias organizativas de la empresa y se puede clasificar por equipo, fabricante o por material de construcción, etc. 

Sin una estandarización adecuada, el inventario será mayor y, por lo tanto, también lo será el valor de las existencias. Un reciente ejercicio de limpieza de datos reveló que la empresa había comprado equipos tanto en Estados Unidos como en Europa. Esto significaba que tenían diferentes componentes de cadena de transmisión según diferentes estándares, lo que resultaba en la necesidad de mantener existencias tanto para el estándar DIN como para el ANSI. 

Aquí hay una pequeña muestra de bandas de oruga de un total de 540 bandas (que involucran a muchos OEM) almacenadas por una gran empresa minera. No hay información sobre el tipo, el tamaño o la sección transversal. Sin más detalles es imposible identificar correctamente las correas duplicadas. Vemos el mismo problema con los filtros y otros tipos de repuesto. 

Paso 5: Optimización de existencias 

Para llevar a cabo este paso, el equipo de las tiendas debe comprender las diferentes estrategias de reabastecimiento. Los dos principales son ROP y Min-ROP-Max. La estrategia a utilizar depende de la EOQ (Cantidad de Orden Económica). Cuando EOQ es menor que la tasa de demanda en el tiempo de entrega, se debe usar Min-ROP-Max. El EOQ también está influenciado por el número promedio de artículos de línea comprados en la misma orden de compra. 

La mayoría de los libros de texto definen la fórmula básica, pero no cubren qué estrategia utilizar, ni definen el proceso para optimizar la tenencia de existencias existentes cuando el inventario puede tener 20.000 partidas o más. 

La clave del proceso de optimización es asignar un ranking de criticidad a cada pieza de repuesto, lo que permite definir un nivel de servicio % para cada repuesto, es decir, 99%, 98%, 95%, 90%, 85%. El nivel de servicio influye en la cantidad de existencias de seguridad que se van a añadir. 

Para el inventario controlado por ROP, nuestro objetivo es reducir el valor promedio del nivel de existencias y para Min-ROP-Max y el valor máximo del nivel de existencias. 

Es importante que se utilicen fórmulas sólidas en lugar de reglas empíricas. Una revisión de un libro reciente de gestión de activos indicó que el ROP debería ser 2 veces el uso en el tiempo de entrega. Esta regla general no tiene en cuenta el riesgo.   

La figura 4 muestra nuestra evaluación de esta regla. Se supone que el nivel de servicio deseado es del 98% y que la demanda anual varía de 5 a 100. Podemos ver que esta fórmula proporciona un nivel de servicio bajo para demandas anuales bajas (lo que resulta en posibles desabastecimientos) y un nivel de servicio muy alto para demandas anuales altas (valor excesivo de existencias). 

Los indicadores iniciales del exceso de existencias son: 

Exceso de stock (diferencia entre QOH Max y CMMS Max) 

Elevado número de años de existencias o TOR calculados a nivel de línea de pedido 

Alto valor K (K es una medida de stock de seguridad; cualquier valor por encima de 2,33 se considera exceso) 

En la figura 5 se muestra un análisis de valores K muy elevados, lo que indica un exceso de stock: 

La figura 6 muestra un ejemplo de una gran planta química y el nivel máximo de existencias real, el calculado (optimizado) y el nivel máximo propuesto. Esto dio lugar a una reducción del valor máximo de las existencias de 88.179 dólares, lo que se consideró conservador. 

Tenga en cuenta que, aunque los cálculos para la optimización se pueden obtener de forma masiva, la revisión para realizar cambios de stock se realiza artículo por artículo. 

Paso 6: Supervisar el rendimiento y tomar medidas 

El paso 6 incluye varias tácticas como: 

Supervisión de ADR en función del uso estimado y el saldo de existencias 

RCFA para artículos de clase A 

Decisiones de reparación frente a sustitución. 

Evalúe los repuestos giratorios. 

Gestión obsoleta 

Capacitación en todos los aspectos de la gestión de inventarios.  

Resumen 

Hemos demostrado un proceso comprobado para reducir el inventario, lo que puede resultar en ahorros significativos. Durante los últimos 20 años, Ramsoft (Reino Unido) ha capacitado a 1000 delegados en mantenimiento, confiabilidad y repuestos. Sin embargo, nos hemos centrado principalmente en la gestión eficaz de las piezas de repuesto. 

La mayoría de los profesionales que hemos contratado tienen problemas similares con la gestión de inventarios, por lo que en nuestro curso de formación principal, titulado “Gestión eficaz de piezas de repuesto y reducción de inventarios”, añadimos el descargo de responsabilidad de que “Los ahorros están garantizados”. Este es el único camino por el que hemos hecho esta afirmación. 

Pruebe este plan paso a paso en sus instalaciones y háganos saber sus resultados.