¿Por qué los backlogs son importantes para la efectividad del mantenimiento?
La gestión del backlog de órdenes de trabajo no es la más emocionante de las tareas de mantenimiento, pero sin una acumulación completa y actualizada, se olvidará el trabajo importante. De hecho, una buena gestión del backlog es un requisito previo para una planificación y programación eficaces.
Definición de una cartera de pedidos
“Backlog” significa diferentes cosas para diferentes personas. Hay dos definiciones comunes. El primero y más común es que un “retraso” es una lista de todo el trabajo que ha sido aprobado y que finalmente se realizará. Esta es la definición correcta. A veces se mide en horas de operaciones, pero es mejor medirlo en semanas, calculado como el tiempo que llevaría completar todo el trabajo actual en la cartera de pedidos con los recursos que podrían aplicarse a este trabajo. Esto puede o no incluir el trabajo de PM.
La segunda definición es que un “retraso” son solo aquellas órdenes de trabajo que han pasado su fecha de “requerido por”. Esta definición no debe usarse porque no es lógica. La mayoría de los departamentos de mantenimiento tienen un número razonablemente fijo de trabajadores que realizan el trabajo a partir de órdenes de trabajo generadas más o menos al azar.
Cuando se inicia una orden de trabajo, la fecha en que se completará el trabajo depende de su importancia en relación con el trabajo que ya está en cartera, que se conoce, y también las órdenes de trabajo que se generarán en el futuro, que se desconocen. El resultado es que cualquier fecha “requerido por” asignada cuando se inicia una orden de trabajo será solo una conjetura y, por lo general, incorrecta. La asignación de una fecha de “requerido por” debe limitarse a aquellas pocas órdenes de trabajo que tienen una fecha límite real. De lo contrario, estas fechas estarán en conflicto con el objetivo de trabajar siempre en aquellos trabajos que tienen mayor valor en cada momento.
En este artículo, se utilizará la primera definición de trabajo pendiente. Dentro de esta acumulación de órdenes de trabajo que se aprobaron, pero aún no se iniciaron, existen subgrupos. Estos incluyen el “retraso de planificación”, que se puede definir como todas las órdenes de trabajo en las que se ha realizado algún compromiso, como compras, y el “retraso de lista para programar”, que se compone de aquellas órdenes de trabajo para las cuales todos los materiales y otros recursos están disponibles para que el trabajo pueda comenzar en cualquier momento.
Filtrado de trabajos pendientes
Combinar todas las órdenes de trabajo aprobadas en un solo trabajo pendiente puede ser abrumador. En su lugar, debe filtrarse en componentes lógicos. Se recomiendan los siguientes filtros:
Trabajo de parada y trabajo sin parada
Obviamente, el trabajo de paro de planta debe permanecer atrasado hasta que se programe el paro adecuado, que puede ser un año o más. Dejar este trabajo inactivo en la cartera de pedidos complica la gestión del trabajo en curso que no es de paro, por lo que debe ocultarse hasta que llegue el momento de prepararse para el paro, cuando se gestionará por sí solo. Por supuesto, el trabajo de preparación para las paradas es muy importante y debe priorizarse junto con todos los demás trabajos que no sean paradas. También es necesario separar el trabajo de paro y sin paro para una planificación de apagado eficiente.
Trabajo Mecánico y Eléctrico
Esto también incluiría el trabajo para todas las demás categorías de recursos de mantenimiento, como las cuadrillas de mantenimiento de área. Recuerde, el trabajo atrasado para un equipo de mantenimiento debe limitarse al trabajo de ese equipo y debe incluir referencias al apoyo requerido de otros equipos.
Trabajos de Mantenimiento Preventivo y Mantenimiento Correctivo
El trabajo de mantenimiento preventivo debe planificarse y programarse previamente. Las instrucciones para las inspecciones y otras rutinas deben estar archivadas e incluidas en las órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PM). El trabajo debe ser programado automáticamente por el sistema informático de mantenimiento. Por supuesto, el trabajo de PM y el mantenimiento correctivo requieren los mismos recursos comerciales limitados y deben programarse juntos, pero a los efectos de la gestión del trabajo pendiente, pueden separarse. Los trabajos pendientes se gestionan más fácilmente si el trabajo de PM se oculta hasta que llega el momento de programarlo.
El trabajo de PM debe configurarse en el sistema informático de mantenimiento para que haya una carga de trabajo constante programada para cada día de trabajo. Esto permite que la mano de obra asignada a los PM sea constante y considerada “intocable” para el mantenimiento correctivo. De esta forma, se simplifica la programación del mantenimiento tanto preventivo como correctivo.
Limpieza del backlog
Se necesita una disciplina considerable para limitar el trabajo atrasado a solo aquellos trabajos que se completarán en un futuro cercano. Los trabajos pendientes nunca deben contener trabajos completados, órdenes de trabajo duplicadas o trabajo de baja prioridad que nadie tiene la intención de hacer.
Una parte importante de la disciplina para mantener un trabajo atrasado limpio es cerrar las órdenes de trabajo (o cambiar el estado a “completado físicamente”) tan pronto como se termine el trabajo, lo que debería ser el mismo día para el trabajo que no está cerrado y dentro de unos pocos días para trabajos de parada importantes.
La función de mantener una acumulación limpia debe incluirse en la descripción del trabajo para un puesto de mantenimiento designado. Es una función no planificada que es apropiada para asignar a un planificador. No lleva mucho tiempo, y el planificador está en condiciones de conocer el estado
Tamaño del backlog
Hay un tamaño óptimo para una acumulación de órdenes de trabajo sin cierre. Si el retraso es demasiado pequeño, será difícil mantener a los comerciantes en el trabajo prioritario. El trabajo forzoso y no planificado aumentará y la productividad disminuirá.
Si el trabajo atrasado es demasiado grande, se puede inmovilizar una gran cantidad de material y el trabajo atrasado será difícil de controlar. Habrá una pérdida de confianza en que se hará el trabajo y se fomentarán las “emergencias emocionales”. Incluso puede ser más fácil enviar una nueva orden de trabajo que tratar de encontrar una orden de trabajo existente en un gran trabajo pendiente. Un gran retraso es de poca ayuda para la programación del trabajo.
Idealmente, el trabajo atrasado debe ser de tal tamaño que el personal clave de mantenimiento y operaciones, incluido el supervisor de mantenimiento de área, el coordinador de operaciones y el planificador, tengan una “sensación” lo suficientemente buena de lo que hay en el trabajo atrasado para poder reconocer de inmediato el trabajo duplicado peticiones.
Para una operación típica de proceso continuo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, un buen objetivo inicial sería tener un “retraso total” de aproximadamente cuatro semanas, un “retraso de planificación” de aproximadamente dos a cuatro semanas y un retraso “listo para programar”. de una a dos semanas.
Tenga en cuenta que un retraso “listo para programar” de una a dos semanas implica que todo el material para este trabajo debe organizarse en algún lugar del sitio y estar listo para su uso. Este tipo de administración de materiales tiene grandes beneficios, pero solo tendrá éxito si un gran porcentaje del trabajo en el cronograma se ejecuta de acuerdo con ese cronograma.
Agregar trabajo al backlog
Cualquier trabajo agregado a la cartera de pedidos debe recibir un escrutinio de los tomadores de decisiones del área. Un buen proceso es que el supervisor de mantenimiento del área y el coordinador de operaciones revisen todas las solicitudes de trabajo nuevo cada mañana. Una función importante en este paso es decidir si la solicitud es para un “pequeño trabajo” que se puede completar de inmediato y no justifica ser planificado o programado. Permitir que cualquier persona agregue trabajo a la cartera de pedidos sin revisión garantiza que se desorganizará y tendrá poco valor.
Software de gestión del backlog
Idealmente, su sistema de gestión de mantenimiento debe usarse para el control de la acumulación, pero desafortunadamente muchos sistemas tienen una funcionalidad muy débil en esta área. La gestión de backlog se trata de clasificar y filtrar listas de trabajo. Estas listas contendrán columnas para la identificación del equipo y el trabajo, notas de programación, prioridades, recursos, estado, etc. Según mis observaciones, hay pocos sistemas informáticos de mantenimiento, si es que hay alguno, que sean mejores para administrar las listas de trabajo que una buena hoja de cálculo. De hecho, muchas organizaciones no pueden manipular con eficacia las listas de trabajo sin descargarlas primero de su sistema informático de mantenimiento a Excel.
La mayoría de los sistemas informáticos de mantenimiento son excelentes para registrar los costos de mantenimiento en relación con las órdenes de trabajo y siempre deben emplearse para este propósito. Sin embargo, si usarlos para administrar listas de trabajo es engorroso, se debe usar un proceso de hoja de cálculo bien diseñado y administrado que esté integrado con la base de datos de la computadora de mantenimiento.
Los trabajos pendientes se pueden mantener fácilmente y mantenerse actualizados utilizando el servidor de su sitio para administrar y compartir listas de trabajo con plantillas seguras y una administración disciplinada.
En conclusión, los gerentes deben prestar mucha y frecuente atención a los retrasos para asegurarse de que estén “limpios”, que los tiempos estimados sean realistas y que se mantengan cerca del tamaño óptimo.
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