Listas de verificación: De vuelta a las bases

En 1951, el Ejército de los Estados Unidos comenzó a publicar PS Magazine. La idea era crear una revista sobre mantenimiento preventivo que los soldados quisieran leer. Decidieron que la mejor manera de lograr esto era a través de ilustraciones llamativas. Encontraron a un artista llamado Will Eisner, que creía que los cómics podían usarse como un dispositivo de aprendizaje. Con esta dedicación y un grupo de artistas talentosos a su lado, la compañía de Eisner comenzó a dibujar a mano el arte de la revista.

Cada mes contenía un cómic de un solo cuadro llamado “Joe’s Dope Sheet” y una quintilla que lo acompañaba. Cada número sigue la historia de Joe, un soldado del ejército que ignoró las prácticas de mantenimiento preventivo, solo para enterarse al final de su importancia.

Un ejemplo perfecto de esto, que se muestra arriba, proviene de la edición de agosto de 1957. La descripción afirma que las listas de verificación no tienen que ser complicadas o detalladas para ser extremadamente efectivas. En su lugar, se deben usar como un recordatorio, o un “cosquilleo mental”, para ayudar a los profesionales de mantenimiento a recordar que deben verificar que el equipo esté bien mantenido y en buenas condiciones de funcionamiento.

He estado leyendo una gran cantidad de información sobre la Industria 4.0, el Internet industrial de las cosas (IIoT), la inteligencia artificial, el aprendizaje automático, los gemelos digitales y otras tecnologías inteligentes. Si bien creo que hay aplicaciones donde este alto nivel de rigor analítico es apropiado, creo que todavía hay mucho espacio para las herramientas básicas. Una de esas herramientas fundamentales es la lista de verificación de mantenimiento preventivo (PM, por sus siglas en inglés).

Las listas de verificación se han utilizado en una amplia variedad de industrias (como en la cirugía y aeronáutica) y en aplicaciones con diferentes niveles de criticidad. Parecen estar dondequiera que mires, y si bien pueden ser intuitivas y algo con lo que te sientes muy familiarizado, a través de la experiencia y la investigación he aprendido que hay muchas maneras de realizarlas incorrectamente o aplicarlas en una situación inapropiada.

Las listas de verificación de PM pueden ser una herramienta valiosa en su arsenal de confiabilidad y mantenimiento, y aunque hay varias formas de llevar a cabo una lista de verificación (lo revisaremos más adelante), hay algunas formas básicas en que se pueden aplicar a su entorno de trabajo:

Se pueden agregar a su sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS, por sus siglas en inglés) como una lista de tareas en un PM o procedimiento.
Se pueden imprimir, plastificar y adjuntar a un portapapeles.
Se pueden conectar directamente al equipo en una pizarra de borrado en seco.

Tipos de lista de verificación

Hay dos tipos básicos de listas de verificación a considerar: HACER-CONFIRMAR y LEER-HACER. La posición del “HACER” en ambos es lo que fundamentalmente los hace diferentes.

HACER-CONFIRMAR: Esta es una lista de verificación donde los pasos no son necesariamente complicados y en su mayoría se realizan a partir de la experiencia o la memoria. La lista sirve como un punto de control de revisión importante para asegurarse de que no se pasó por alto ni se omitió nada.

LEER-HACER: Esta es una lista de verificación que incluye los pasos detallados necesarios para completar el trabajo. La lista actúa como un conjunto de instrucciones, como una hoja de ensamblaje que recibe al comprar muebles, especialmente en situaciones en las que realizar los pasos sin orden o perder uno por completo podría tener un resultado extremadamente negativo.

Para ayudarlo a comprender la diferencia y ver algunos ejemplos, la siguiente tabla enumera diferentes actividades relacionadas con el mantenimiento y el tipo de lista de verificación que sugeriría.

Una lista de verificación para las listas de verificación

Los pasos a continuación se basan libremente en un gráfico similar del “Manifiesto de la lista de verificación” de Atul Gawande, que debería ser de lectura obligatoria para cualquiera que desee desarrollar listas de verificación. Hay tres pasos para desarrollar una lista de verificación de calidad: desarrollar, redactar y validar.

Desarrollar:

Antes de comenzar a desarrollar una lista de verificación, piense cuál debería ser su objetivo. Pregúntese:

¿Está utilizando el tipo apropiado de lista de verificación para la actividad?
¿La lista de control es muy compleja?
¿La lista de verificación cubre varias áreas de la planta o se puede completar de pie en un solo lugar?

La respuesta a estas preguntas puede llevarlo a elegir un estilo u otro para satisfacer adecuadamente sus demandas.

Si está utilizando la lista de verificación como mantenimiento preventivo, asegúrese de que cada paso esté directamente relacionado con un modo de falla conocido de la máquina. Esto puede requerir la realización de Análisis de Modos de Falla y Efecto (FMEA, por sus siglas en inglés).

Análisis de modos de falla y efecto (FMEA)

Un proceso paso a paso para anticipar cosas que podrían salir mal durante la etapa de diseño mediante la identificación de todas las posibles fallas en el proceso de diseño, fabricación y ensamblaje.

Fuente: www.reliableplant.com

Un ejemplo de un paso de la lista de verificación que utiliza prácticas de mantenimiento preventivo sería similar a este:

SISTEMA: Sistema de alimentación de alambre

FUNCIÓN: Mantener la tensión adecuada del alambre entre los rodillos

EQUIPAMIENTO: Embrague

MODELO DE FALLA: Agarrotamientos por corrosión de placa

EFECTO DE FALLA: El alambre se rompe y apaga la laminadora

PASO DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN: Verifique que el embrague de alimentación de alambre funcione y mantenga la tensión del alambre entre XX y XX.

En este punto del proceso de creación de la lista de verificación, sería prudente considerar la frecuencia de la lista de verificación. A medida que estos modos de falla comiencen a enfocarse, asegúrese de que la frecuencia de rendimiento esté alineada con la capacidad de la instalación para detectar una falla lo suficientemente temprano para garantizar que la máquina aún esté operativa. Esto permitirá suficiente tiempo para programar el mantenimiento correctivo y corregir el problema antes de que ocurran consecuencias graves.

Se recomienda utilizar este período de desarrollo para discutir la lista de verificación con otros departamentos o grupos para obtener su opinión sobre los pasos específicos incluidos. También es un buen momento para discutir cómo la finalización de los pasos de la lista de verificación puede afectar sus rutinas u horarios de trabajo.

Redactar:

Ahora que los pasos comienzan a unirse, es importante asegurarse de que la lista de verificación sea lógica y fácil de usar. Para lograrlo, considere aspectos como:

Divida la lista de verificación en secciones.
Mantenga cada sección lo suficientemente pequeña para completarse desde una ubicación general sin que se requiera mucho movimiento.
Use terminología y redacción coherentes para mantener la continuidad.

Algunos términos populares y sus significados para considerar implementar en su lista de verificación pueden incluir:

Verifique: Asegúrese de que se complete una acción
Revise: Mire algo casualmente
Inspeccione: Mire algo de cerca. Generalmente realizado por una persona capacitada o usando un estándar específico
Verifique o inspeccione visualmente: Observe sin hacer contacto
Verifique o inspeccione manualmente: Observe y complete la acción usando las manos o herramientas

Por ejemplo, los pasos de acción específicos que incluyen estos términos podrían verse así:

Verifique que la presión del aire esté entre 35 y 45 psi
Inspeccione la rueda dentada de la cadena en busca de daños o enganches
Verifique visualmente para asegurarse de que todos los sujetadores estén presentes
Verifique manualmente que la tubería esté segura y estable

También es importante asegurarse de que el resultado o la respuesta previstos se establezcan claramente en cada paso. Por ejemplo, en lugar de decir: “Inspeccione la correa”, aclárelo para decir: “Inspeccione la tensión adecuada de la correa”.

Por último, descubrí que usar un resultado positivo o negativo consistente puede ayudar a comprender al realizar los pasos de la lista de verificación. Por ejemplo, haga que cada paso busque una condición positiva (usando términos como “intacto”, “presente”, “ajustado”, “lleno”, etc.) o una condición negativa (usando términos como “roto”, “ perdido”, “suelto”, “vacío”, etc.) para evitar alternar entre los dos. Mantener un tono consistente dentro de cada paso ayuda a la persona que usa la lista de verificación a comprender qué resultado se espera de sus acciones.

Validar:

Una vez que haya creado una lista de verificación con la que usted y su equipo estén satisfechos, es hora de asegurarse de que la lista de verificación brinde los resultados esperados.

Para verificar esto, haga que las personas que realizan las tareas regularmente revisen la lista de verificación para asegurarse de que todos los pasos sean lógicos y correctos. También es aconsejable entregar la lista de verificación a alguien que normalmente no realiza el trabajo. Su aporte puede ayudar a garantizar que la lista de verificación tenga sentido, no sea demasiado complicada y claramente logre el objetivo.

Ahora también sería una gran oportunidad para registrar la cantidad de tiempo que tomó completar la lista de verificación para que los datos puedan usarse para futuros esfuerzos de planificación y programación.

Listas de verificación vs Capacitación

En este punto, puede ser tentador simplemente publicar la lista de verificación y dejar que los compañeros de equipo comiencen a trabajar con ella, pero poner la lista en uso prematuramente puede hacer que los nuevos usuarios modifiquen la lista de verificación, generalmente de una manera demasiado detallada, que a menudo va en contra del propósito de la lista.

Estos tipos de cambios van en contra del propósito general de estas listas de verificación: ser un recordatorio o una garantía de que no se saltan pasos importantes. Así como el uso de una lista de verificación previa al vuelo para un avión probablemente no proporcione suficiente información para que un piloto no capacitado despegue, la mayoría de las listas de verificación HACER-CONFIRMAR no serán suficientes para cumplir adecuadamente con los objetivos de la lista de verificación.

Es por eso que le recomiendo enfáticamente que cree documentos o estándares de capacitación más detallados para acompañar las listas de verificación. Estos documentos se pueden usar durante la inducción o la capacitación, y luego la lista de verificación puede cumplir su propósito como una herramienta de recordatorio en lugar de tener que actuar como ambos.

Conclusiones

Como descubrió el Ejército a través de su revista, lo simple es efectivo y las listas de verificación no son una excepción. Son formas poderosas de garantizar que los pasos más importantes de un procedimiento o proceso se completen según lo previsto, y las excelentes listas de verificación ayudan a generar confianza incluso en los técnicos más jóvenes.

Con la industria evolucionando más rápido que nunca para satisfacer las crecientes demandas de sus clientes, es importante contar con un sistema de control excepcional para garantizar la calidad tanto del trabajo que se completa como del producto final que está siendo producido.

Volviendo a las bases, podemos ayudar a construir un cimiento más sólido para el futuro.

Bill Barto. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América

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