Guía para un software de gestión de órdenes de trabajo

Jonathan Trout, Noria Corporation. Traducido por Noria Latín América

Qué es y cómo puede beneficiarle…

El software de gestión de órdenes de trabajo ayuda a administrar y simplificar las órdenes entrantes y salientes en diversas industrias. A continuación, hablaremos sobre la versatilidad de este software y cómo puede ayudarle a mantenerse organizado, racionalizar sus procesos y ser eficiente en múltiples aspectos de su negocio.

¿Qué es un software de gestión de órdenes de trabajo?

Antes de analizar qué puede hacer el software de gestión de órdenes de trabajo para su organización, es importante comprender qué son las órdenes de trabajo. En pocas palabras, una orden de trabajo se puede definir de dos maneras: una orden enviada desde un cliente o usuario, o una orden creada internamente para realizar una acción. La gestión de órdenes de trabajo es el procesamiento correcto y oportuno de estas órdenes de trabajo.

En el mundo de la manufactura, el software de gestión de órdenes de trabajo es una herramienta moderna de gestión que utiliza características para ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento del mantenimiento preventivo y organizar e informar sobre las órdenes de trabajo entrantes y salientes. Estas órdenes generalmente se refieren al mantenimiento o reparación de activos, vehículos, maquinaria, herramientas o instalaciones. Las órdenes de trabajo de mantenimiento se priorizan y crean como uno de dos tipos, con base en la importancia del servicio o activo:

• Preventivo: Activos mantenidos en un horario regular para prevenir fallas futuras
• Correctivo: Activos reparados después de que se ha presentado una falla; también conocido como mantenimiento reactivo

Lo más probable es que se encuentre con un software de gestión de órdenes de trabajo diseñado para industrias específicas como reparto y transporte, manufactura, y mantenimiento de instalaciones. Echemos un vistazo a cómo se personaliza el software de gestión de órdenes de trabajo para los requisitos específicos de la industria.

• Reparto y transporte: Cualquier organización con vehículos en campo o una flota de equipo móvil tendrá un número significativo de requerimientos de órdenes de trabajo. Además de realizar un seguimiento del mantenimiento del vehículo, el software de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar con el enrutamiento y el despacho mediante el uso de GPS en dispositivos móviles, así como la gestión del inventario de unidades.
• Manufactura: El software de gestión de órdenes de trabajo de manufactura difiere de lo que encontraría en la industria de servicios en algunos aspectos. Quizás la diferencia más notable es el énfasis que este software pone en la gestión de la calidad. Las empresas manufactureras utilizan software de gestión de órdenes de trabajo con características optimizadas para su operación, como inspección de productos, control de inventario y coordinación de evaluación de calidad. Un software con capacidades de comunicación con los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés) ayuda a garantizar que la maquinaria permanezca en funcionamiento en todo momento.
• Mantenimiento de instalaciones: El personal de mantenimiento de instalaciones utiliza software de gestión de órdenes de trabajo empleando funciones como el seguimiento con base en la ubicación, identificando dónde se realizó el trabajo, para quién y quién es responsable de los costos.

Independientemente de su industria, el software de gestión de órdenes de trabajo simplifica en gran medida las órdenes entrantes y salientes al crear documentos digitales y rastreables para mostrar lo que debe hacerse y cómo debe suceder. Para el mantenimiento, el software de gestión de órdenes de trabajo tiene un objetivo principal: completar un trabajo de calidad lo más rápido y a un costo mínimo. Con el tiempo, el software de gestión de órdenes de trabajo pinta una imagen para los tomadores de decisiones clave de cuán eficiente es la operación general. Usando datos históricos de órdenes de trabajo, la administración puede analizar procesos e identificar mejoras acerca de la forma en que se administran los activos.

Tipos de software de gestión de órdenes de trabajo

El tipo de software de gestión de órdenes de trabajo que elija debe basarse en el tamaño de su operación y en la cantidad de procesos que desea optimizar. Por ejemplo, las compañías más grandes generalmente necesitan algo más que un software autónomo de gestión de  órdenes de trabajo, mientras que para organizaciones más pequeñas podría ser suficiente. Por el contrario, una plataforma CMMS con herramientas de órdenes de trabajo podría ser demasiado para las empresas más pequeñas. Estas son sus opciones cuando se trata de elegir entre los tipos de software de gestión de órdenes de trabajo:

• Software independiente: Estas soluciones incorporan múltiples funciones y herramientas que se centran en la creación, organización y distribución de órdenes de trabajo. El software de gestión de órdenes de trabajo independiente incluye integraciones a varios programas como el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés), el software de seguimiento de gestión de activos o el software de gestión de contratos. Cuando busque unon de estos softwares independientes, asegúrese de verificar si tiene la capacidad de integrarse directamente con su software actual.
• CMMS/EAM: En lugar de integrarse o conectarse con múltiples plataformas como lo haría con un software independiente, un CMMS o un software empresarial de gestión de activos (EAM, por sus siglas en inglés) a menudo incluye herramientas de gestión de órdenes de trabajo y módulos integrados con otras características. Estas plataformas ayudan con el mantenimiento interno, reparaciones y trabajos de programación. Las organizaciones responsables del mantenimiento de múltiples edificios o propiedades, equipos de mantenimiento o activos materiales generalmente encuentran útil una plataforma CMMS/EAM con funciones de gestión de órdenes de trabajo con mantenimiento preventivo, inspecciones, gestión de emergencias y mantenimiento correctivo. Puede pensar en las plataformas CMMS/EAM como una ventanilla única de atención con todas las funciones de gestión de órdenes de trabajo integradas.
• Gestión de servicio en campo (FSM, por sus siglas en inglés): Industrias con una gran cantidad de personal y que trabajan constantemente en campo, como es el caso de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC, por sus siglas en inglés); plomería; electricidad; servicios públicos y mantenimiento de instalaciones: use un software de administración de servicios de campo con funciones de órdenes de trabajo incorporadas. Una plataforma FSM con herramientas de órdenes de trabajo incorporadas permite el seguimiento de vehículos, la distribución de órdenes de trabajo en tiempo real a empleados móviles y más.

Si bien todas las empresas no necesitarán todas las funciones o herramientas disponibles que vienen con el software de gestión de órdenes de trabajo, es importante que al investigar el software elija una solución que conecte a la mayoría de los miembros del equipo con la menor cantidad de duplicidad de datos. Esto puede significar analizar su sistema actual para identificar qué tipos de integraciones personalizadas puede pedirle al equipo de soporte que cree para usted. Si está comenzando desde cero, vea cuál software de gestión de órdenes de trabajo se integra bien con sus sistemas actuales.

Características del software de gestión de órdenes de trabajo

Como se discutió anteriormente, el software de gestión de órdenes de trabajo puede adaptarse a industrias específicas al incluir varias características. Al elegir un software de gestión de órdenes de trabajo, considere las características específicas de su industria y cómo pueden ayudar a que su operación funcione de manera más eficiente. Algunas de las características estándar más útiles son:

• Creación y modificación de órdenes de trabajo: Tener todos los formularios de órdenes para entrada directa o por medio de una interfaz web le permite modificar cosas como órdenes de mantenimiento y reparación completadas o en proceso. También puede usar herramientas de entrada de órdenes con plantillas guiadas para permitir a los empleados comunicar de manera rápida y precisa las solicitudes e instrucciones.
• Seguimiento de órdenes de trabajo: Una de las características estándar de cualquier software de gestión de órdenes de trabajo es la capacidad de rastrear órdenes a medida que avanzan desde su entrada inicial hasta la finalización de la orden. Esta característica ayuda a los gerentes de mantenimiento a priorizar tareas asignando niveles de criticidad a cada activo y alerta al personal cuando un activo crucial necesita reparaciones. Las funciones de seguimiento de órdenes de trabajo también le permiten automatizar el mantenimiento regular programando tareas a través de un calendario.
• Reportes de órdenes de trabajo: El software recopila datos a medida que las órdenes se procesan a través del sistema. Estos datos le permiten ver las tendencias en tiempo de inactividad en la operación, materiales y costos de reparación, compañías de mantenimiento externas y, en algunos casos, las causas de los problemas. Las herramientas de informes también pueden ayudarle a monitorear los indicadores clave de desempeño (KPI) en cosas como las tasas de error y el tiempo de finalización. Esta información puede rastrearse hasta quién realizó la tarea, qué equipo se utilizó y qué procesos se siguieron. Estas métricas permiten a los gerentes crear informes y formar una perspectiva integral de los costos y procesos de mantenimiento.

Además de estos atributos comunes, hay varias características opcionales que pueden agregar una valiosa funcionalidad a su software de gestión de órdenes de trabajo, como estas:

• Integración de sitio web/software: Probablemente una de las características adicionales más importantes es la integración de sitios web. El software como servicio (SaaS) o software basado en la web se ha convertido rápidamente en la forma más popular debido a su facilidad de uso y requisitos mínimos de instalación. La capacidad para que su software de gestión de órdenes de trabajo funcione sin problemas con otro software en su organización es clave. Por ejemplo, su software de gestión de órdenes de trabajo puede identificarlo y alertarlo sobre la necesidad de cierta parte o material. Si la pieza no está en stock, el software puede iniciar automáticamente una solicitud de compra para obtener la pieza necesaria.

En la industria de servicios, tener su software de gestión de órdenes de trabajo integrado con sitios web de terceros permite a sus clientes realizar órdenes por medio de un formulario en línea a través de un portal basado en la web.

• Código de barras: El código de barras es esencial para realizar un seguimiento del inventario. Al colocar un código de barras único en cada activo y en todos los materiales, los empleados tienen la capacidad de obtener datos relevantes al instante sobre el elemento escaneado. El uso de un sistema de código de barras con su software de gestión de órdenes de trabajo puede ahorrarle tiempo al no tener que buscar un artículo específico en la base de datos.
• Acceso móvil: La mayoría del personal de campo en las áreas de manufactura y servicios pasan la mayor parte de su tiempo en la planta, en otras instalaciones o en el campo, lejos de su computadora de escritorio. Los teléfonos móviles y las tabletas son herramientas comunes para los trabajadores remotos, y tener acceso móvil al software de gestión de órdenes de trabajo es vital en el mundo actual. Por ejemplo, los conductores de flotas de vehículos pueden poner una orden de servicio desde el campo si su vehículo se descompone u obtener actualizaciones en tiempo real de su programa de actividades.
• Actualizaciones de estado: La visibilidad de dónde se encuentra cada orden o trabajo en un proceso puede ser otra característica ventajosa de algún software de gestión de órdenes de trabajo. Recibir actualizaciones de estado y supervisar su terminación le permite comparar los intervalos durante el proceso y crear informes sobre la rapidez y precisión con que se procesan las órdenes. En última instancia, al rastrear los puntos clave de referencia, puede predecir con precisión la finalización de la orden.
• Cambio de órdenes: Las órdenes de trabajo no siempre están escritas en piedra. No es raro encontrar cambios en la orden de trabajo o en cómo se completará la orden de trabajo después de que se ha creado. Esta característica le permite cambiar las órdenes de trabajo sobre la marcha y alertar en tiempo real a los empleados apropiados acerca del cambio.
• Aprobación basada en reglas: La aprobación de órdenes de trabajo se puede administrar a través del software utilizando dos conceptos: control de acceso y lógica condicional. El control de acceso solo da acceso a algunas personas a ciertas áreas del software, como la capacidad de aprobar órdenes de trabajo o programar recursos. La lógica condicional se utiliza para automatizar el proceso de aprobación.

Beneficios del software de gestión de órdenes de trabajo

El mantenimiento de activos es un aspecto esencial de cualquier negocio. Cuando se hace correctamente, se puede ver desde una perspectiva distinta, más como una herramienta que genera dinero al negocio y no como un costo. El software de gestión de órdenes de trabajo puede ayudar a las operaciones a pequeña y gran escala a organizar, simplificar y automatizar la mayor parte del mantenimiento de activos. Entonces, ¿qué tipo de beneficios puede esperar de la implementación del software de gestión de órdenes de trabajo?

• Reducción de problemas inesperados: El mantenimiento preventivo es clave para reducir problemas inesperados. El software de gestión de órdenes de trabajo le brinda la capacidad de programar tareas de mantenimiento preventivo, evitando fallas al anticipar posibles problemas. El software de gestión de órdenes de trabajo también le ayuda a racionalizar y automatizar los flujos de trabajo disminuyendo los casos de mantenimiento de emergencia y dando a los técnicos tareas de mantenimiento preventivo en forma ordenada.
• Datos detallados y presupuestos mejorados: El software de gestión de órdenes de trabajo le proporciona una visión a fondo de cómo se efectúan y reciben apoyo las tareas de mantenimiento a lo largo del tiempo. La comparación de datos en tiempo real con KPIs u objetivos personalizados le permite mejorar continuamente sus procesos de mantenimiento. Contar con registros actualizados o incluso tener datos en tiempo real le permite a la administración planificar y presupuestar con mayor precisión.
• Aumenta la eficiencia: La automatización del mantenimiento ahorra mucho tiempo. El software de gestión de órdenes de trabajo le permite deshacerse del papeleo y le permite administrar todo desde un tablero centralizado en su computadora o dispositivo móvil. La automatización de procesos reduce la posibilidad de cometer errores, desorganización, duplicidad e ineficiencias.
• Acceso controlado a la información: El software de gestión órdenes de trabajo le permite establecer la autorización de acceso según el rol de una persona u otro factor determinante. Por ejemplo, algunos usuarios pueden modificar información, como programas de mantenimiento o tareas asignadas, mientras que otros solo pueden verificar, reportar o ver ciertas tareas. El acceso controlado a la información ayuda a la rendición de cuentas y mejora la previsibilidad y la confiabilidad, lo que conduce a un mejor desempeño.
• Seguimiento de procesos e inventario: El software de gestión de órdenes de trabajo puede contar con un proceso de seguimiento de inventario y proceso o integrarse con su sistema actual de seguimiento de inventario. El seguimiento en tiempo real a través de los procesos permite que el software clasifique las tareas, lo que facilita que la administración obtenga una instantánea en vivo del progreso de una orden. Si se encuentra en la industria de servicios, el seguimiento de procesos en tiempo real permite a los clientes realizar un monitoreo del progreso de sus órdenes desde el inicio del proceso hasta la entrega.

El seguimiento de inventario permite que el software automatice el proceso de requisición de nuevos equipos o piezas a medida que surja la necesidad. El software de gestión de órdenes de trabajo mantiene un conteo continuo de cada componente o parte, y cuando el suministro se reduce, puede efectuar una requisición; esto evita la escasez repentina de piezas o el exceso de inventario en el almacén.

¿Cuánto cuesta un software de gestión de órdenes de trabajo?

Si está considerando comprar un software de gestión de órdenes de trabajo para su negocio, es importante sentarse y analizar qué quiere que el software haga por usted. Quizás sea una empresa de grandes dimensiones que busca una herramienta de gestión de órdenes de trabajo que pueda integrarse con su software establecido para aumentar la eficiencia del mantenimiento. Quizás sea un nuevo negocio que busca un software de gestión de órdenes de trabajo que pueda hacer todo, desde automatizar órdenes de clientes y programas de mantenimiento hasta controlar el inventario.

Como la mayoría de los software SaaS o basados ​​en la web, las compañías generalmente listan sus precios con base en suscripciones y tarifas mensuales o anuales. Cada paquete tiene diferentes características, que generalmente van desde un paquete básico hasta un paquete avanzado o profesional. La mayoría de los paquetes de software de gestión de órdenes de trabajo se ofrecen con una prueba gratuita y varían en precio desde US $40 por mes para un solo usuario hasta más de US $200 por mes para múltiples usuarios.

Sean cuales sean sus necesidades, pregunte si puede personalizar el software de gestión de órdenes de trabajo para que se ajuste a sus necesidades y asegurarse de que está mejorando sus procesos, evitando pagar por funciones que no necesita.