4 consejos para una mejor gestión del inventario

AssetOptics. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América

El marcado de piezas de repuesto con su número de serie solía limitarse a “la rotación de repuestos”. Esta práctica implicaba reparar o dar servicio a piezas de alto valor para reutilizarlas cuando se desgastaban, en lugar de desecharlas y sustituirlas. Sin embargo, en los entornos industriales actuales, el marcado de piezas está asumiendo nuevos roles. La identificación de piezas con su número de serie se puede usar para rastrear componentes sujetos a mandatos de cumplimiento, elementos que presentan riesgos para la seguridad de la vida si están defectuosos y sujetos a retiro del mercado, subcomponentes delicados que anteriormente no se habrían rastreado por separado del componente completo al que pertenecen, y más.

A pesar de la obvia necesidad y beneficio de realizar un seguimiento eficaz de los ciclos de vida de piezas como estas, muchas organizaciones y sus equipos luchan por lograr este objetivo. El personal de la empresa, desde los que toman las decisiones corporativas hasta los trabajadores de la planta, puede reconocer el beneficio de administrar estas partes importantes de manera más efectiva, pero la organización a menudo carece de la estructura subyacente adecuada y la tecnología avanzada para respaldar tal esfuerzo.

Al desarrollar e implementar sistemas sólidos de gestión y mantenimiento del ciclo de vida para las piezas marcadas con su número de serie y al utilizar soluciones de gestión de activos para rastrear, analizar e informar sobre las actividades, las partes interesadas pueden obtener la información que necesitan para prolongar la vida útil de sus piezas y mejorar el resultado final.

A continuación, se ofrecen algunos consejos para implementar las mejores prácticas para la gestión de piezas marcadas con su número de serie.

Deje que la tecnología haga su trabajo

Como se mencionó anteriormente, la gestión del ciclo de vida de las piezas marcadas con su número de serie requiere acceso a un marco tecnológico robusto. Los registros escritos a mano o incluso el software básico de gestión de inventario son completamente inapropiados para esta tarea. Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) pueden tener la capacidad de realizar un seguimiento de piezas marcadas, pero generalmente carecen de la profundidad de visibilidad y control que proporciona un sistema de gestión de mantenimiento computarizado/gestión de activos empresariales (EAM/CMMS, por sus siglas en inglés). Aunque algunas empresas se las arreglan con soluciones básicas, las deficiencias casi siempre dan como resultado problemas de cumplimiento y una posible responsabilidad financiera.

Expanda las opciones de serialización

El marcado de piezas con su número de serie a través de una gestión intensiva se está volviendo cada vez más valioso para una amplia gama de propósitos, y cada vez más fabricantes están marcando piezas no consumibles con números de serie. Sin embargo, esto no significa que las plantas deban restringir este marcado solo a aquellas piezas con números de serie aplicados por el fabricante. Casi cualquier parte para la que el seguimiento sería beneficioso ahora se puede marcar.

Históricamente, los métodos comunes han sido el grabado y la aplicación de placas. Hoy en día, también se pueden utilizar métodos de etiquetado digital como las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en inglés). Los sistemas RFID pueden ser simples y de forma fácil identificar una pieza o proporcionar y almacenar información basada en la ubicación, capturar y almacenar datos de uso y desgaste, y más. Dado que tener una solución de gestión de piezas RFID separada no es práctico, las etiquetas RFID deben incorporarse en un plan general de gestión de piezas. Todas las piezas marcadas deben poder administrarse a través de un programa central y una interfaz para que funcione una sólida gestión del ciclo de vida.

Gane visibilidad

Aunque el seguimiento de todas las piezas marcadas con número de serie agrega valor dentro de la organización, es esencial con la rotación de repuestos rotativos. Estos repuestos a menudo tienen una vida útil definida que puede ser dictada por mandatos regulatorios. Para garantizar la eficiencia operativa, la empresa necesita rastrear tanto los repuestos rotativos como la maquinaria en la que están instalados.

Tal esfuerzo es casi imposible de lograr sin tecnología avanzada. Con una solución EAMS/CMMS de gama alta, los técnicos pueden rastrear no solo dónde está instalado un componente, sino también cómo y en qué secuencia gira en relación con la maquinaria, así como las otras partes que sustituye a medida que avanzan a lo largo del ciclo de vida.

Optimice el mantenimiento y el servicio

Las soluciones EAM/CMMS ofrecen una gestión de mantenimiento y conservación de registros más completos, lo que promueve una mayor longevidad de las piezas y, por lo general, es necesario para lograr el cumplimiento normativo. El marcado de piezas hace que sea mucho más fácil monitorear y administrar las actividades e historiales de mantenimiento. Las mejores soluciones admiten funciones mejoradas, como la integración con dispositivos móviles para la generación de informes de actividades de mantenimiento. La capacidad de automatizar la programación, incluida la gestión de la programación basada en recursos, garantiza que el trabajo se realice según sea necesario.

Además, las plantas obtienen un mejor control sobre el trabajo de reparación gracias a su capacidad para registrar y analizar los incidentes e intervalos de reparación. Los análisis históricos de los registros de servicio y reparación también pueden ayudar a la organización a rastrear cómo funcionan las piezas específicas en relación con las expectativas.

Beneficios de la gestión de piezas serializadas

Más allá de facilitar el mantenimiento y la longevidad y cumplir con los mandatos de cumplimiento externos o los controles internos, existen otros beneficios al adoptar la gestión del ciclo de vida basada en tecnología de las piezas marcadas con su número de serie. Entre estas se incluyen:

• Facilitar la toma de decisiones cuando el número de serie de una pieza se encuentra en una ubicación que no se puede confirmar sin desmantelar el equipo. En tal caso, el componente solo necesita ser desmantelado para quitar y sustituir la pieza en el intervalo programado adecuadamente.
• Permitir la captura y seguimiento de información valiosa (o requerida), como quién informó o confirmó el problema, cuándo y cómo ocurrió el problema, cuánto tiempo de inactividad causó, el costo y el tiempo para solucionar el problema y tanto el aprobador de la reparación como el plan provisional durante la reparación.
• Seguimiento de piezas a nivel de artículo en lugar de nivel de lote y reducción del alcance de eventos de recuperación si ocurre un problema o falla.
• Reducir la incidencia de pérdida o robo de piezas del inventario.
• Asegurarse de que las piezas sean genuinas y no estén falsificadas o distorsionadas cuando los números de serie provienen del fabricante.
• Acelerar la captura y el análisis de datos de tendencias para identificar piezas con tasas de falla más altas de lo esperado.
• Apoyar la programación escalonada para el servicio (o el servicio en grupo para las piezas en una sola ubicación) para maximizar la asignación de recursos.
• Habilitar la priorización automatizada de la criticidad para la programación de reparaciones en caso de que varias piezas necesiten servicio en áreas dispares simultáneamente.

Como reconoce cualquier gerente de planta o de materiales, el manejo y la gestión desorganizada de las piezas aumentan los gastos y reducen la visibilidad necesaria para realizar pedidos, almacenar, mover y utilizar de forma eficiente. La adopción de un sistema de gestión de piezas marcadas con su número de serie amplía las posibilidades de controlar una amplia variedad de piezas a lo largo de su vida útil. Una vez que las piezas marcadas se definen en el nivel de unidad de inventario apropiado y estos datos se configuran en la plataforma EAM / CMMS, la organización puede disfrutar de una mayor capacidad de seguimiento y obtener la información necesaria para el análisis y la generación de informes constructivos del ciclo de vida.

Sobre el Autor 

Mike Edwards es el fundador de AssetOptics, una empresa privada con amplia experiencia en el dominio de la gestión de activos empresariales. Para obtener más información, visite  www.assetoptics.com