Doc Palmer. Traducido por Juan Germán Alvarado Anaya, Noria Latín América

Compartiremos algunas palabras sobre el tiempo efectivo de trabajo (conocido como Wrench time): ¿Qué es? ¿Por qué es importante? ¿Cómo lo medimos?

¿Qué es el tiempo efectivo?

El tiempo efectivo es una medida del personal, herramienta en mano, efectuando un trabajo. El tiempo efectivo no incluye la obtención de piezas, herramientas o instrucciones, ni los trayectos o movimientos asociados con esas tareas. No incluye desplazamiento hacia o desde el trabajo. No incluye el tiempo dedicado a obtener asignaciones de tareas.

Evidentemente, no incluye el tiempo de descanso. Estas tareas que no agregan valor son a menudo necesarias para hacer el trabajo, pero no son “tiempo efectivo”. El personal mecánico se encuentra demorado. También deberíamos preguntarnos si el personal realiza las tareas de manera eficiente mientras está efectuando el trabajo. Esta es una pregunta legítima, pero que no es respondida por el tiempo efectivo. Sin embargo, si aumentamos el tiempo que el personal está “en la tarea”, deberíamos de hacer más trabajo.

Además, la planificación debería aumentar la eficiencia de un mecánico mientras está en una tarea y si el plan proporciona instrucciones útiles y proporciona un tiempo estándar para que un buen técnico realice el trabajo esperado sin demoras imprevistas.

Para definir si algo es tiempo efectivo o no, encuentro útil considerar lo que estaría dispuesto a pagar si contratara a alguien para hacer un trabajo. ¿Estaría dispuesto a pagar para que alguien obtuviera un repuesto? No, yo quisiera que esta persona tuviera disponible esa pieza antes de empezar.

¿Por qué es importante el tiempo efectivo?

La experiencia de la industria muestra que el tiempo típico efectivo está entre el 25 y el 35 por ciento. La planificación y la programación pueden ayudar a elevar esta tasa por encima del 50 por ciento. En una de mis columnas anteriores de Reliable Plant explicaba lo que esto significa en términos monetarios. Por ahora, aumentar la mano de obra de un 25 por ciento hasta un 50 por ciento la duplicaría. Una plantilla de 30 personas realizaría el trabajo de 60 personas. Puede ver que este es un tema vital.

Mi sexto principio de planificación establece que el tiempo efectivo es la principal medida de la planificación y la programación eficaz. El propósito de la planificación y la programación es aumentar la productividad. No es preparar planes de trabajo u operar el Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS, por sus siglas en inglés). Los planificadores pueden preparar los planes de trabajo u operar el CMMS, pero ese no es el propósito de la planificación. Los planes de trabajo y CMMS ayudan a los planificadores en su objetivo de aumentar la productividad. El tiempo efectivo mide mejor esta productividad.

¿Cómo medimos el tiempo efectivo?

Antes de discutir cómo medir el tiempo efectivo, permítame decirle que medir formalmente el tiempo efectivo no es un requisito para implementar una planificación y programación útil. Los estudios de tie­­­­­­mpo efectivo se perciben como entrometidos y torpes. La implementación de un sistema sólido que planifica la mayor parte del trabajo y programa a cada cuadrilla una meta de trabajo semanal mejora el tiempo efectivo, ya sea que se mida o no. Además, la métrica de órdenes de trabajo completadas por mes muestra un aumento importante cuando hay un esfuerzo de programación.

No obstante, las plantas pueden medir localmente el tiempo efectivo con una precisión razonable con un número limitado de días y de una manera aceptable para el personal mecánico. Primero, utilice un supervisor interno confiable como el observador que conoce a todos. Esto evita tener que ponerle números a las personas o emplear otros métodos denigrantes para identificarlas.

En segundo lugar, comunique el estudio con anticipación al personal durante los descansos u otros momentos convenientes. Explique que se trata de descubrir qué retrasos obstaculizan el trabajo, y no medir si las personas son perezosas o no.

En tercer lugar, utilice un método de muestreo, aleatorio o secuencial, para asegurar que cada persona tenga las mismas posibilidades de selección.

Cuarto, cinco días de muestreo de dos personas cada media hora en un turno de ocho horas producen resultados lo suficientemente precisos como para confirmar un 35 por ciento de tiempo efectivo con una precisión de más o menos 7 por ciento. A menudo, este resultado hace que el estudio valga la pena, ya que la planta descubre que no tiene un 80 por ciento de tiempo efectivo como se piensa comúnmente. Un resultado de más o menos el 7 por ciento también es exacto para confirmar un aumento de productividad.

Una planta puede pasar de tener un rango entre 28 a 42 por ciento a lograr uno de 43 a 57 por ciento, una mejora evidente (también existen ciertas pruebas estadísticas para confirmar la mejora incluso si los rangos se superponen). Además, un estudio podría contabilizar retrasos tales como partes de repuesto, herramientas, instrucciones, traslados, etc. con una mejor precisión que más o menos 7 por ciento porque las áreas de demora son más pequeñas.