Jonathan Trout, Noria Corporation. Traducido por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América

El trabajo planificado  es una técnica utilizada para prever cada paso en una serie de operaciones separadas, con cada paso dado en el momento correcto y en el lugar correcto, mientras que cada operación se realiza con la máxima eficiencia..

¿Qué es el trabajo planificado?

El trabajo planificado se puede definir como una técnica utilizada para prever cada paso en una serie de operaciones separadas, dando cada paso en el momento correcto y en el lugar correcto, mientras que cada operación se realiza con la máxima eficiencia. En otras palabras, el trabajo planificado le brinda un control total sobre su proceso de fabricación, lo que finalmente conduce a la capacidad de minimizar el desperdicio, mejorar el flujo del proceso, administrar mejor al personal y evitar cuellos de botella.

El autor y educador personal de gestión del tiempo Alan Lakein es famoso por decir: “La planificación está trayendo el futuro al presente, por lo que puede hacer algo al respecto ahora”. En pocas palabras, prepárese. La planificación y la preparación no son solo para posibles incidentes futuros, sino también para los horarios semanales y diarios, crean una cultura eficiente y aumentan la confiabilidad.

Los objetivos del trabajo planificado pueden variar de una industria a otra, pero en general la planificación de la producción apunta a:

• Regular la gestión del inventario
• Optimizar el uso de recursos y procesos de producción
• Organizar horarios de producción
• Asegurar la disponibilidad de material y equipo durante la producción
• Garantizar que la producción y la capacidad permanecen alineadas con la demanda prevista

Específicamente, en la industria manufacturera, el trabajo planificado tiene como objetivo garantizar que las adquisiciones funcionen sin problemas, asegurando que los materiales y equipos estén disponibles cuando sea necesario y que se satisfagan las necesidades de producción y programación.

Antes de que pueda comenzar a planificar el trabajo para todas las facetas de su operación, necesita un par de datos. Primero, debe tener una visión general completa de los materiales, equipos y componentes necesarios para su producto final.

1. Componentes del producto:Consisten en una lista de materiales, enrutamiento (el proceso de producción del artículo), disponibilidad de materia prima en inventario, el costo de las materias primas y el tiempo de entrega, y los precios del proveedor.

En segundo lugar, deberá conectar los puntos y descubrir qué se necesita para tomar los componentes del producto y convertirlos en el producto final.

2. Mano de obra y estaciones de trabajo:Esto incluirá el personal de la fuerza laboral y la disponibilidad de la máquina, la capacidad y la productividad de la máquina, los costos asociados con la mano de obra y la maquinaria dentro de cada estación de trabajo.

Conocer esta información lo lleva bien en su camino hacia un plan que no solo lo prepara para lo inesperado, sino que también responde preguntas clave como cuánto tiempo tomará para que mi producto esté listo y cuánto costará. Los beneficios del trabajo planificado son de largo alcance e incluyen cosas como una organización mejorada que promueve la entrega regular y oportuna, una mejor comunicación con los proveedores para una mejor adquisición de materias primas, una reducción en la inversión de inventario, una disminución en los costos de producción a través de una mayor eficiencia, una mejor flujo de todos los procesos de producción, una reducción en la cantidad de recursos desperdiciados y un resultado final mejorado.

Trabajo planificado: Un ejemplo hipotético

Para obtener una instantánea de cómo el trabajo planificado puede beneficiar a una organización, echemos un vistazo a un ejemplo.

Cuando se trata de trabajo y mantenimiento planificado, los estudios han demostrado que una hora de mantenimiento planificado adecuadamente elimina tres horas de trabajo de reparación. Más ampliamente aceptado es que cada hora de mantenimiento planificado evita dos horas de falla. Sabiendo esto, imagine que su planta actualmente opera con un mantenimiento reactivo del 70 por ciento y 30 por ciento de mantenimiento planificado. Su objetivo es lograr el 80 por ciento de mantenimiento planificado y el 20 por ciento de mantenimiento reactivo

Tabla 1. Impacto del mantemimiento planificado en las horas totales de mantenimiento

Se reducen tres horas en el mantenimiento reactivo con la adición de una hora de mantenimiento planificado. Sin embargo, el personal descubre que ahora pasan 98 horas en lo que solía tomar 100 horas. Si continúan incrementando el trabajo planificado, la reducción en el mantenimiento reactivo continuará aumentando hasta que alcancen el 80% o menos del trabajo planificado. La tabla 1 resume esta lógica.

Como cada hora de trabajo planificado reduce las horas de trabajo no planificadas en dos, su cuadrilla de mantenimiento solo habrá gastado aproximadamente 62 horas de trabajo efectuando el equivalente de 100 horas de trabajo para cuando la planta alcance el 80 por ciento del trabajo planificado.

Las etapas del trabajo planificado

El trabajo planificado en el sector manufacturero no siempre implica solo mantenimiento. Los planes de planificación y control de fabricación constan de múltiples etapas en todo el negocio.

• La planificación empresarial implica esforzarse por alcanzar objetivos futuros en toda la empresa. Estos objetivos generales se centran en áreas como la rentabilidad, el tiempo de entrega, la productividad, etc. La planificación empresarial garantiza que se cumplan los objetivos importantes que impulsan a la empresa y que los esfuerzos se centren en las áreas correctas.
• La planificación de ventas implica la coordinación de todo el proceso de ventas: ventas, mercadotecnia, desarrollo de productos, etc. El trabajo planificado dentro del departamento de ventas garantiza la coordinación entre los departamentos de ventas y previsión/adquisiciones, lo que permite a la organización completar pedidos de manera efectiva en función de la demanda en tiempo real y mantener los pedidos cumplidos a tiempo.
• La programación maestra de producción (MPS, por sus siglas en inglés) es la faceta de la planificación que controla la programación de los productos individuales que se producen para cada período de tiempo. Se refiere a la producción, la dotación de personal, el inventario, etc., y se relaciona directamente con el trabajo planificado de fabricación cuando el plan indica la cantidad de demanda que tendrá cada producto. La programación maestra de producción optimiza la producción, trata los cuellos de botella y anticipa las necesidades mediante la cuantificación de procesos, piezas y otros recursos. MPS se discutirá un poco más en profundidad a continuación.
• La planificación de necesidades de material (MRP, por sus siglas en inglés) es un sistema de planificación de producción, programación y control de inventario. Estos sistemas están destinados a garantizar que los materiales estén disponibles para la producción y que los productos finales estén disponibles para los clientes. También ofrecen el nivel más bajo posible de material y producto y planifican actividades de fabricación, horarios y actividades de compra.
• La planificación de compras implica controlar el flujo de compra de materiales dentro de la fábrica. En otras palabras, controla la compra de materias primas y se asegura de que la compra de esas materias primas se realice de manera rentable y eficiente.

Trabajo planificado y planificación y control de la producción

Parte del trabajo planificado implica planificación y control de la producción. El British Standards Institute (BSI) presenta cuatro etapas o técnicas en el proceso de planificación y control de la producción. Consisten en enrutamiento, programación, despacho y seguimiento. Los primeros dos pasos, enrutamiento y programación, se ocupan de la planificación de la producción, mientras que los dos últimos pasos, despacho y seguimiento, se centran en el control de la producción.

1. El enrutamientose puede definir como calcular la ruta (camino) de todo el trabajo, que incluye la secuencia de operaciones. El enrutamiento tiene como objetivo determinar de antemano cuatro cosas: la cantidad y la calidad del producto; qué personal, máquinas y materiales se utilizarán; el tipo, número y secuencia de operaciones de fabricación; y donde tendrá lugar la producción. En otras palabras, el enrutamiento predetermina “cómo”, “dónde”, “qué”, “cuánto” y “con qué”.

El enrutamiento proporciona una forma sistemática de tomar materias primas y convertirlas en el producto terminado. Al planificar el enrutamiento, tenga en cuenta los factores humanos, como las necesidades y expectativas humanas, así como el diseño de la planta, que incluye lo que hacen las máquinas y dónde se encuentran.

2. La programacióntiene como objetivo identificar la cantidad exacta de trabajo a realizar, priorizar las diversas operaciones de fabricación y determinar la fecha de inicio y finalización de cada operación. La programación puede considerarse como un cronograma que indique cuándo los materiales, piezas y máquinas deben estar disponibles para su uso. Esto puede prestarse a múltiples programaciones, como una programación maestra, una programación de operaciones y una programación diaria.

El objetivo de la programación es optimizar el tiempo llevando la coordinación del tiempo a la planificación de la producción. Esto, a su vez, garantiza la entrega a tiempo de todos los productos y elimina cualquier capacidad inactiva.

3. El despachoes donde la acción y la implementación comienzan a tener lugar según las hojas de ruta y las hojas de programación. Esto es cuando el proceso de producción comienza a suceder. El despacho incluye la asignación de los materiales y herramientas adecuados necesarios para la producción; emitir órdenes, instrucciones y planes de diseño para el trabajo; mantener registros de los tiempos de inicio y finalización de cada trabajo; mover el trabajo de un proceso a otro según el cronograma; y tomar nota de los tiempos de inactividad de la máquina.

 

4. El seguimiento,o evaluación, es el último paso en la planificación y el control. Se trata directamente del análisis de resultados. Esto incluye buscar y eliminar defectos, demoras, limitaciones y cuellos de botella que se han notado en el proceso de producción. El seguimiento también considera los números de desempeño real y los compara con los números de desempeño esperados. Mantiene registros de todos los datos para futuras funciones de planificación y control.

Figura 1. Etapas de la planeación y control de la producción

Trabajo planificado y planificación de necesidades de material (MRP)

La planificación de necesidades de material (MRP, mpor sus siglas en inglés) se usa con mayor frecuencia durante las fases de enrutamiento y programación de la planificación y el control de la producción. Este sistema de planificación y control para el inventario y la programación desglosa el programa maestro de producción en un programa más detallado para que pueda saber más fácilmente cuándo comprar materias primas y componentes.

La planificación de requerimientos de materiales es sistema de control de inventario tipo “empuje” que utiliza pronósticos para ayudar a determinar la demanda del cliente. Una organización pronostica la cantidad de productos que necesita comprar, junto con la cantidad de materiales necesarios para producir esas mercancías. Los productos se “empujan” hacia el consumidor. En contraste, un sistema tipo “extracción” es donde el cliente hace un pedido primero. Como puede imaginar, los sistemas de “empuje” son vulnerables a las variaciones en las ventas, lo que los hace inexactos y causan escasez o excedente de inventario.

La planificación de los requerimientos de material es un aspecto importante para identificar los dos tipos de inventario: demanda independiente y demanda dependiente. La demanda independiente  es el producto final, como una patineta o un automóvil. La demanda dependiente es la necesidad de componentes y piezas para llegar al producto final, como ruedas para la patineta o las puertas para el automóvil. La demanda dependiente se determina directamente calculando la cantidad de demanda independiente. Esta relación entre el producto final y los materiales se calculan utilizando MRP.

La planificación de requisitos de materiales reúne un flujo ordenado de materiales, componentes y piezas en un sistema de pedidos basado en el cronograma de producción. También rastrea variables como pedidos de compra y venta, escasez de materiales, pedidos acelerados, pronósticos, fechas de vencimiento, lista de materiales y más.

La planificación de requerim¡entos de material consta de tres procesos básicos:

• Identificar los requisitos de cantidad: Este paso requiere que determine qué cantidad ya existe en una orden de compra abierta que está planificada para la fabricación, ya comprometida con las órdenes existentes y presupuestada. Los requisitos de cantidad son específicos de la ubicación de cada empresa y pueden cambiar con el tiempo.
• Ejecutar los cálculos de MRP: Incluya sugerencias para los materiales que considere críticos, acelerados y/o retrasados.
• Completar los pedidos: Determine la ubicación exacta de los materiales para el pedido.

Utilizado adecuadamente, MRP puede reducir el inventario almacenado, la escasez de componentes, los costos generales de fabricación y más. Una de las mayores desventajas de MRP es el potencial de error humano. Debe mantener actualizados los registros de inventario y los cambios en las listas de materiales para que se ingresen las cifras correctas al calcular MRP.

Trabajo planificado y planificación y programación de mantenimiento (MPS)

Además de la planificación y el control de la producción, el trabajo planificado implica la planificación del trabajo de mantenimiento: planificación y programación de mantenimiento (MPS, por sus siglas en inglés). La planificación del mantenimiento es un proceso de extremo a extremo destinado a identificar y abordar cualquier posible problema antes de que ocurra. La programación de mantenimiento se refiere a la sincronización del trabajo planificado, cuándo se debe realizar el trabajo y quién debe realizarlo. Usados ​​juntos, ayudan a controlar su presupuesto a través de la administración de recursos, lo que ayuda a reducir el tiempo de inactividad y las piezas de repuesto, mejorar el flujo de trabajo y más.

La implementación de MPS consta de seis fases:

1. Configuración: Esto implica involucrar a la dirección con la programación del mantenimiento al exponer problemas de baja productividad, exponer cómo MPS puede resolver este problema, calcular el valor de la mejora de la productividad y presentar los resultados en términos de retorno de la inversión (ROI.por sus siglas en inglés).
2. Defina y analice la situación: Esta fase hace que su equipo analice su situación actual e identifique los problemas que enfrenta actualmente para ejecutar el mantenimiento adecuado. Esta reunión debe incluir la representación de todos los niveles del proceso de mantenimiento y debe describir el plan MPS actual. El mapeo de sus procesos actuales resalta las ineficiencias, forzándolas a salir a la superficie y abordándolas directamente.
3. Desarrollar y prepararse para la entrega: La fase tres se refiere a los planificadores y supervisores que establecen documentación de respaldo y mapas de procesos, así como también definen nuevas funciones y responsabilidades. También implica sesiones de capacitación específicas para cada miembro del equipo de mantenimiento.
4. Implementación: Esto implica desplegar el nuevo proceso de planificación y programación de mantenimiento y lograr que el equipo se sume a él hasta que se convierta en la nueva normalidad. Esta fase puede tomar de tres a seis meses.
5. Revisión: La fase cinco a menudo se conoce como la fase de “cierre”. Es importante asegurarse de que el nuevo proceso de MPS permanezca intacto cuando finalice la capacitación. Esto se hace celebrando el éxito, revisando lo que va bien y lo que no, y desarrollando procedimientos sostenibles.
6. Mantener: La última fase confirma que el nuevo proceso de MPS está mejorando continuamente. Definir claramente los procedimientos; verificar que los nuevos técnicos estén debidamente capacitados; y garantizar que exista documentación estandarizada, actualizada y de fácil acceso.

Figura 2. Principios de planeación y programación de mantenimiento

 Software de trabajo planificado

El trabajo planificado se hace mucho más fácil con el avance continuo de la tecnología. El software planificado específico para el trabajo viene prediseñado para administrar varios aspectos de la planificación y la programación, y se puede integrar para minimizar la entrada de datos.

• El software de planificación y programación avanzada (APS, por sus siglas en inglés) puede ayudar a las organizaciones a optimizar la asignación de materias primas y la capacidad de producción para satisfacer la demanda. El software APS no solo es bueno para los departamentos de fabricación, sino que también puede ser aprovechado por otras áreas de su negocio, como la gestión de inventario y las adquisiciones. Una vez configurado, el software APS tiene múltiples beneficios. Los beneficios más notables incluyen los siguientes:

• Puede analizar datos de compras anteriores y predecir los tiempos durante los cuales las materias primas cuestan menos.
• Puede planificar y programar automáticamente la producción en función de los materiales disponibles, la mano de obra y la capacidad de la planta.
• Puede aumentar la visibilidad dentro de su cadena de suministro mediante la codificación de colores, la configuración de alertas y el uso de elementos como cuadros de diálogo para una comunicación instantánea.

• El programa maestro de programación de producción lo ayuda a convertir los datos de su demanda de fabricación (pronósticos, pedidos, demanda dependiente, etc.), órdenes de trabajo actuales y disponibilidad en un plan de producción. El software maestro de programación de producción puede ayudarle a identificar rápidamente la disponibilidad de recursos y posibles conflictos para ayudar a cumplir con las fechas de entrega de producción. Puede generar informes detallados; excepciones de código de color para la orden de trabajo, cantidad o cambios de tiempo; y brindar una descripción general de la oferta, la demanda y el saldo corriente en función del pronóstico de pedidos actuales o la demanda dependiente.
• El software de planificación de requisitos de materiales a menudo forma parte de un paquete de planificaciñon de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Esta solución de software única permite que el sistema MRP trabaje directamente con toda la cadena de suministro para hacer coincidir la disponibilidad con la demanda de manera rápida y precisa. El software MRP evalúa automáticamente la disponibilidad de materiales en función de la fecha de fabricación requerida, al mismo tiempo que tiene en cuenta la demanda actual y los plazos de entrega de los materiales. Otras capacidades incluyen el pedido automatizado de materiales, el análisis ideal versus el existente, y la asignación física y flexible.
• Software de lista de materiales se puede integrar con el software APS (entre otros) para asegurarse de que los números para la planificación de requisitos de materiales estén disponibles para el cálculo. Muestra gráficamente cosas como números de pieza y la relación entre el empaquetado, los componentes insertados y las operaciones secundarias, instrucciones, requisitos de herramientas y más. Otros beneficios incluyen la capacidad de generar facturas de niveles múltiples para componentes individuales e integrarse con el software de orden de trabajo, lo que resulta en la generación de requisitos precisos de material, ensamblaje y programación.