El sistema 5-S: Una guía del “Cómo”

Jonathan Trout, Noria Corporation. Traducido por Noria Latín América

El sistema 5-S es un conjunto de principios japoneses diseñado para eliminar el desperdicio y fomentar una cultura de eficiencia en el lugar de trabajo. Lea acerca del sistema 5-S y cómo implementarlo.

 

¿Qué es el sistema 5S?

El ambiente económico actual es muy competitivo, muchas empresas están perfeccionando continuamente su estrategia comercial, a menudo considerando cómo hacer más con menos recursos. Existe una necesidad constante de ser más ágil, creando una cultura de eficiencia que conduzca a una reducción de desperdicios y, en consecuencia, de costos. Mejorar la eficiencia le permite fabricar su producción actual en menos tiempo a un costo menor, y usar el principio establecido por el sistema 5-S es una excelente manera de identificar y eliminar el desperdicio.

Utilizado por primera vez por Toyota a finales de la década de 1960, el sistema 5-S se define como un método de organización del lugar de trabajo basado en cinco palabras japonesas: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Estas palabras se traducen aproximadamente como “clasificar”, “ordenar”, “limpiar”, “estandarizar” y “sostener”. Típicamente implementado como parte de una iniciativa esbelta, 5-S es más efectivo cuando toda la organización adopta sus principios, haciéndolo parte de la filosofía empresarial y una parte integrada de la cultura de la compañía. En otras palabras, el sistema 5-S es un método de enfoque y una forma de pensar para organizar y gestionar mejor los espacios de trabajo al eliminar los ocho tipos de desperdicios discutidos en la manufactura esbelta.

Los principios de 5-S crean un aspecto visual efectivo; cuando todo está organizado y limpio, se identifican más fácilmente los problemas y peligros. Por ejemplo, tener un piso limpio en la planta ayuda a identificar cualquier fuga proveniente de maquinaria cercana, la cual habría pasado desapercibida de otra forma. La organización puede reducir el tiempo y el movimiento desperdiciados al tener herramientas y otros materiales en el lugar correcto, un detalle aparentemente pequeño, pero algo que se acumula con el tiempo.

A continuación, analizaremos el sistema 5-S, discutiremos los beneficios que puede tener en su negocio y veremos cómo se relaciona con la manufactura esbelta.

1. Seiri (clasificar): El primer paso de 5-S es clasificar todo el material con el objetivo de deshacerse de los elementos que no necesita. Su personal debe preguntar qué es necesario y qué no lo es. Al eliminar los elementos que no necesita, reduce los costos a través de menos espacio de almacenamiento; incluye el ahorro de costos en alquiler de espacio de almacenamiento, calefacción, refrigeración y mantenimiento del espacio.

 

Seiri se basa en gran medida en la técnica Toyota del justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés), que predica “solo lo que se necesita, en la cantidad necesaria, solo cuando lo necesita”. Para mantenerse organizados al implementar Seiri, muchas organizaciones usan lo que se llama la “campaña de etiqueta roja”. Esto implica colocar una etiqueta roja en artículos innecesarios. La etiqueta tiene una lista de verificación que muestra la categoría del artículo, la razón por la que se colocó la etiqueta y una acción para tomar (descartar, mover al almacenamiento, etc.). Su personal debe preguntar:

• ¿Es necesario este artículo?
• Si es necesario, ¿qué cantidad necesita?
• Si es necesario, ¿debe colocarse en este lugar exacto?

Una vez que se han abordado estas preguntas, se pueden tomar medidas de acción. Tome medidas manteniendo los artículos etiquetados en el área por un período de tiempo para garantizar su necesidad, desechando los artículos, colocando los artículos en otra ubicación o dejando los artículos en el mismo lugar.

Lección: No olvide volver a visitar los elementos etiquetados para determinar si son necesarios.”

 

2.Seiton (ordenar): Probablemente has escuchado el dicho, “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. De esto se trata Seiton. Una vez que los elementos se han clasificado, es hora de organizar los necesarios para que cualquier persona en el área pueda encontrarlos fácilmente. Para implementar Seiton, siga estos pasos:

• Determine qué artículos colocar.
• Determine dónde colocará los artículos.
• Determine cuánto necesitará de cada artículo.

Cuando esté definiendo una orden para los artículos de uso común, asegúrese siempre de que sean almacenados en áreas fácilmente accesibles para el personal. Agrupe las herramientas y otros elementos por su función y uso para que sean fáciles de encontrar e identificar. Finalmente, coloque los artículos y materiales pesados a una altura adecuada para que los empleados puedan recogerlos y transportarlos sin lesionarse.

Lección: Piense en las tareas diarias para determinar cómo la distribución y organización pueden eliminar de mejor manera tiempo, recorrido y movimiento innecesario.

Figura 1. Los principios de 5-S

3.Seiso (limpiar): Piense en Seiso como una limpieza óptima y luego mantenga ese nivel de limpieza en el futuro. Seiso no solo aborda el estado actual de limpieza, sino que también analiza actividades y elementos que causan suciedad, polvo y contaminación y luego los aborda. Por ejemplo, esto implicaría mantener la maquinaria limpia y lo más cerca posible a esa nueva condición. Entonces, ¿cómo implementar Seiso?

• Establecer rutinas de limpieza. Esto implica qué limpiar, cuándo limpiarlo y quién lo limpiará.
• Capacite a los empleados para que limpien su área de trabajo después de cada turno. Una limpieza de cinco minutos después de cada turno es suficiente para mantener el área como nueva.
• Asegúrese de que las herramientas y el equipo estén limpios y listos para usar en todo momento. Esto incluye las áreas de almacenamiento.
• Establecer controles visuales de rutina para detectar derrames de petróleo, fugas, daños al equipo y cualquier otra anomalía.
• Instale iluminación adicional para ver la suciedad y el polvo.

Lección: En aras de la continuidad, desarrolle un reglamento de limpieza para cada espacio de trabajo. Esto incluye qué artículos de limpieza usar, dónde están ubicados y cómo limpiar cada máquina.

4.Seiketsu (estandarizar): Ya ha establecido los primeros tres principios 5-S. Ahora es el momento de hacerlos parte de la rutina estándar de su organización. Seiketsu se trata de estandarizar la cultura de la empresa y las normas del lugar de trabajo para garantizar que los entornos de trabajo se mantengan limpios, ordenados y esbeltos. Estandarizar las mejores prácticas para que se conviertan en la norma es clave. Entre las formas de lograr esto se incluyen:

 

• Publique imágenes como referencias o recordatorios constantes de configuraciones de trabajo adecuadas e incorrectas. Incluya fotos, gráficas y etiquetas.
• Asegure que todos los empleados tengan un rol y expectativas para que puedan hacer su parte para mantener una cultura de limpieza.
• Cree listas de verificación, ya sea en portapapeles o digitalmente, para auditar procesos y verificar que se sigan los procesos. Hay muchas listas de verificación 5-S gratuitas y personalizables disponibles para descargar en línea.

Lección: Utilice imágenes para garantizar la estandarización de nuevos procesos. Las señales, las etiquetas y la cinta para marcar el piso facilitan los siguientes procedimientos.

 

5.Shitsuke (sostener): El último principio en el sistema 5-S se establece para garantizar que todo su trabajo duro se sostenga. La idea detrás de Shitsuke es convertir en un hábito los principios y procedimientos 5-S que ha creado, haciéndolos parte de la rutina diaria de todos los empleados. Shitsuke requiere autodisciplina y cumplimiento de toda la compañía a estos nuevos procedimientos. Hay cuatro cosas a tener en cuenta al abordar la sostenibilidad:

• Comunicación: ¿Se ha notificado a todos los miembros de la organización sobre los cambios implementados? ¿Los empleados son conscientes de sus responsabilidades? ¿Saben cómo reportar procesos ineficaces?
• Educación: ¿Han pasado los empleados por una capacitación adecuada para que entiendan su rol?
• Reconocimiento: Asegúrese de que los esfuerzos de los empleados sean reconocidos y recompensados.
• Tiempo: Establezca frecuencias de auditoría diarias, semanales o mensuales. Asegúrese de que el tiempo asignado sea suficiente para saber si los nuevos procesos son efectivos.

5-S y seguridad: agregar una “S” más

Desde la invención del sistema 5-S, se ha presentado un caso para agregar una sexta “S” a los principios 5-S: “seguridad”. Técnicamente no se incluye como un paso individual porque la idea detrás de este principio es mantener la seguridad en la vanguardia de la mente de todos a medida que se implementan los principios 5-S. Por ejemplo, promulgar un estándar de limpieza ayuda a garantizar la seguridad al limpiar derrames de aceite o fugas de refrigerante. Establecer un estándar de orden ayuda a eliminar el desorden en el lugar de trabajo, mitigando los riesgos de tropiezos.

Cómo implementar los principios 5-S con éxito

1. Elija su equipo: Al seleccionar un equipo para implementar los principios 5-S, asegúrese de que sean confiables y estén comprometidos. Dado que el objetivo final de 5-S es la sostenibilidad, es importante contar con personas en roles de liderazgo que estén totalmente comprometidas a mantenerlo para que otros empleados se adhieran. Comience primero con un área de la organización fácil de limpiar. De esta manera, puede resolver los problemas antes de pasar hacia áreas más difíciles.
2. Mida: Medir, auditar y actuar son las claves de 5-S. Estas tres cosas deben realizarse una y otra vez.
3. Entrene: Una simple capacitación o taller de dos días es una excelente manera de garantizar que todos estén en la misma página y que todas las cosas se comuniquen de manera efectiva. Los gerentes y directores deben asistir a las sesiones de capacitación para mostrar a los empleados que toda la organización está comprometida con la implementación.
4. Haga pruebas: Esto no implica hacer pruebas escritas largas y complicadas. Vea si los empleados pueden encontrar un artículo, herramienta, documento o persona en menos de 30 segundos. Esto le dirá si sus procesos funcionarán bien.
5. Sea creativo: Acepte ideas creativas de todos. La mayoría de las ideas no cuestan nada de implementar, pero pueden ahorrarle a la organización miles de dólares en beneficios.

 

¿Cuáles son los beneficios de implementar el sistema 5-S?

La implementación de los principios 5-S es un excelente punto de partida para “volverse esbelto”. Cada principio tiene la posibilidad de impactar positivamente su resultado final, ya sea directa o indirectamente. Además de los beneficios mencionados anteriormente, como eliminar elementos innecesarios, limpiar y organizar espacios de trabajo, y desarrollar procedimientos sostenibles, el sistema 5-S presenta otros beneficios:

• Mayor productividad: Menos desperdicio conduce a una mayor eficiencia y productividad. Etiquetar, organizar espacios de trabajo y deshacerse del desorden resultará en menos tiempo para buscar materiales y herramientas y más tiempo para ser productivo. El posicionamiento ergonómico de máquinas y equipos puede reducir la fatiga y proporcionar un fácil acceso para un espacio de trabajo más eficiente. Incluso la estandarización de los procesos garantiza que se identifiquen y pongan en práctica procesos nuevos y eficientes, eliminando prácticas innecesarias.
• Menos tiempo de inactividad: Los procedimientos de limpieza sostenibles mantienen el equipo y la maquinaria en funcionamiento “como nuevo”. Cuando las máquinas y los equipos permanecen limpios, es más fácil notar defectos, fallas y otros problemas como fugas. Notar estos problemas con anticipación permite que el mantenimiento preventivo aborde el problema antes de que se convierta en algo más serio.

Por ejemplo, una máquina limpia le permite detectar una fuga de aceite rápidamente, lo que permite que el equipo de mantenimiento identifique y solucione la causa de la fuga antes de que el nivel de aceite llegue a un punto críticamente bajo que podría provocar una parada de la máquina en el futuro.

• Seguridad mejorada: Casi todos los principios 5-S se relacionan directamente con mejoras en la seguridad en el lugar de trabajo. La limpieza asegura que los derrames se limpien rápidamente, evitando posibles resbalones y caídas. Eliminar el desorden puede revelar riesgos mecánicos, químicos o eléctricos ocultos. Tener herramientas y equipos cerca y de fácil acceso reduce el movimiento y disminuye la posibilidad de lesiones. La estandarización de nuevas prácticas de seguridad elimina los malos y viejos hábitos.
• Mejora de la moral: Los empleados quieren ser valorados. Cuando ven que a usted le importa su espacio de trabajo y toma en cuenta sus comentarios, se preocupan más por su trabajo. Los espacios de trabajo limpios, organizados y eficientes resultantes de 5-S, junto con los estándares de calidad, crean un mayor sentido de orgullo y propiedad. La seguridad mejorada reduce el número de lesiones en el lugar de trabajo, lo que lleva a una menor rotación y a empleados más felices y motivados.

El sistema 5-S es lo que se refiere a una manufactura esbelta

El sistema 5-S va de la mano con los principios de fabricación ajustada porque comparten los mismos objetivos comunes: eliminar el desperdicio, mejorar la calidad y aumentar las ganancias. Los principios 5-S a menudo se usan con otras herramientas de manufactura esbelta, como mantenimiento productivo total, kanban y kaizen. De hecho, los principios 5-S generalmente se utilizan como base para kaizen.

Echemos un vistazo a cómo podría ocurrir una implementación 5-S en la práctica. Para este ejemplo, supongamos que usted está a cargo de mejorar el flujo de trabajo, la eficiencia y la productividad del taller mecánico de su planta. Puede optar por comenzar con el sistema 5-S antes de pasar a otras herramientas de manufactura esbelta.

• Día 1: Usted y su equipo sacan todo del taller, excepto la maquinaria pesada fija al piso. Todo se traslada a un área de almacenamiento temporal donde se limpia, restaura o sustituye. Las herramientas y equipos no necesarios en el taller de metal se trasladan a sus ubicaciones apropiadas.
• Día 2: Las paredes están pintadas y el piso es barrido, trapeado y limpiado de grasa. Una vez que se ha limpiado el piso, se aplica un sellador protector y brillante.
• Día 3: Su equipo recorre el área utilizable del taller mecánico, mapeando las mejores ubicaciones para colocar todo a fin de minimizar el movimiento. Se utiliza cinta de color para marcar las nuevas áreas de trabajo, diferenciando las áreas de trabajo en proceso. Los contenedores de herramientas y equipos están claramente etiquetados y ubicados en lugares convenientes. Se instalan tableros para herramientas marcando las sombra y contornos de cada herramienta para una fácil identificación, por lo que las herramientas siempre están en el lugar correcto.

La revisión del diseño del taller mecánico permite a los operadores completar múltiples pasos en un solo proceso. Por ejemplo, el movimiento se reduce enormemente combinando las operaciones de soldadura y rectificado. Combinar operaciones también ayuda con la calidad del trabajo. Cuando se combinan soldadura y rectificado, los empleados pueden determinar si estropearon una soldadura mientras la rectifican suavemente. Esto permite que la soldadura se repare inmediatamente.