Por: Marcelo Gularte
El facility manager (fm) o gestor de infraestructuras y servicios, cada vez se ve más obligado a manejar gran cantidad de información para poder hacer y demostrar una gestión efectiva y eficiente.
Esa información y datos, no sólo son inmensos en cantidad sino que, además, evolucionan y cambian tan rápido que su análisis requiere de herramientas que permitan procesarlos de manera ágil y acertada. Es allí donde el software de gestión o CMMS por sus siglas en inglés, ha ganado desde su aparición en la década de los `90, un espacio indiscutido, registrando, documentando, ordenando y analizando datos que permiten al fmla toma de decisiones rápidas y, fundamentalmente, bien respaldadas.
Un estudio publicado en 2016 (451research.com), mostró que a pesar de la relativamente reciente aparición del término IoT (internet de las cosas, por sus siglas en inglés) un 65% de las organizaciones consultadas declararon estar recabando información de diversas fuentes, tales como equipos, cámaras, teléfonos celulares, sensores ambientales y toda clase de dispositivos conectados, con el propósito de analizar esa información con fines de gestión de los activos.
¿En que puede ayudarme un CMMS?
- En bajar los costos de mantenimiento, disminuyendo los tiempos de parada, ajustándolos a la real necesidad de intervención de los equipos, sin tener que atenerse a las recomendaciones del fabricante, pudiendo llevar un registro en tiempo real de la condición y generar un histórico que contemple todo el ciclo de vida de los equipos e instalaciones. En este punto, ha evolucionado y mucho la toma de datos a través de sensores y dispositivos remotos que reportan en tiempo real (ver recuadro).
- En una mejor gestión de los recursos humanos, pudiendo prever y programar el uso de personal propio o tercerizado, distribuyendo la carga horaria con anticipación y teniendo constantemente a la vista el nivel de Backlog.
- Gestionando la generación de órdenes de servicio, lo que permite mejor administración de los recursos humanos, controlando sus costos, minimizando las horas extra y llevar un registro de avance que puede ser brindado a los solicitantes (sean éstos internos o externos), esto es particularmente útil en edificios de oficinas, hotelería, y más aún en aquellos casos donde el ejecutante es un tercero.
- Verificando el estado del inventario de insumos y repuestos, asegurando el suministro y adquisición en tiempo y forma. Y además documentando el destino de las bajas de stock pudiendo llevar el control de a dónde va, quien lo lleva y por qué motivo.
- Haciendo previsiones de gastos (OpEx) y proyectando inversiones (CapEx), logrando equilibrar el flujo caja y evitar sobresaltos financieros.
- Proveyendo registros históricos que se pueden traducir en indicadores y KPIs que nos permitan ver nuestra propia evolución y también hacer benchmarking con el mercado.
Existen muchas opciones de CMMS en el mercado y al momento de elegir hay muchas variables que debemos considerar, pero los siguientes son aspectos que no podemos obviar:
- Debemos tener muy claro con qué objetivo estamos haciendo la adquisición, distintos proveedores seguramente se caractericen por ser más fuertes en algunos aspectos respecto a otros, así estarán los que prioricen aspectos financieros por sobre los operativos, o los de control de stock sobre gestión de recursos humanos. Así que debemos ser específicos y enfocarnos en los resultados que más nos interesan.Porque no se trata de adquirir un producto que exceda nuestras necesidades, si no el que se ajuste a nuestras demandas reales.
- Ciertamente no existe el software diseñado desde cero para nuestras necesidades específicas, por lo que deberemos adaptar los productos existentes a nuestros requerimientos, y es allí donde la versatilidad o capacidad de adaptación será condicionante al momento de elegir.
- Originalmente todos estos sistemas operaban en redes cerradas, pero actualmente la mayoría ofrece servicios de operación a través de la web, debemos exigir garantías de seguridad que nos eviten intrusiones de terceros, así como la afectación por malware.
Conclusión
El contar con un software de gestión, ha dejado de ser un diferencial o una ventaja, para pasar a ser una necesidad.
Un adecuado y bien utilizado CMMS nos permitirá bajar costos, mejorar la imagen ante los clientes, y ante los accionistas, y en general,ser más asertivos en la toma de decisiones, ya que al disponer con facilidad de gran cantidad de información procesada, se puede arribar rápidamente a conclusiones lógicas basadas en datos reales.
Pero la elección del software adecuado, debe pasar por un proceso de análisis, que incluya no solo costos, sino y fundamentalmente, idoneidad, versatilidad y seguridad.
Para recibir información más detallada, plantear preguntas sobre el tema y compartir experiencias con colegas y expertos, les invito a participar de Facility Management Conference Mexico 2017.
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