Indicadores clave de desempeño de mantenimiento

Por: Darrin Clark, (Publicado en las memorias de la conferencia Reliable Plant 2013).

Debo admitirlo. Soy un adicto a las novedades. Siempre estoy buscando qué comprar e investigando las características potenciales del más reciente producto o servicio. Reseñas de usuarios, resultados de pruebas de desempeño, especificaciones, lo que se le ocurra, todo lo investigo. Algunos pensarán que me gusta sufrir, pero lo que he aprendido durante todos estos años es que tomar decisiones sin estar bien informado reducirá las probabilidades de realizar una buena compra. La diferencia entre una buena compra y una mala radica en una palabra, valor.La buena decisión le agrega mucho valor a nuestra compra.

Si tratamos de mencionar todos los problemas actuales en la industria del acero, probablemente nos quedaríamos cortos. El aumento de los costos de la materia prima, el precio del acero por los suelos y la demanda cada vez menor debido a la crisis, son sólo unos ejemplos. Cuando se tiene una gran cantidad de activos y la capacidad utilizada es baja, los altos costos fijos hacen que las utilidades lleguen incluso a ser inexistentes. Es por eso que debe tomar buenas decisiones en relación a la operatividad y mantenimiento en su planta; buenas decisiones que le agreguen valor a su negocio. Esto significa que necesita muchos elementos sobre los cuales fundamentar sus decisiones. No es recomendable dirigir una empresa a partir de decisiones basadas en presentimientos.

El proceso digestión del mantenimiento no es diferente a cualquier otro. Se requiere de inversiones y operaciones de reparación y mantenimiento (RyM). A cambio, la compañía espera un retorno de inversión en forma de activos confiables. Los indicadores clave de desempeño (Key Performance Indicators – KPI’s) del programa de mantenimiento nos arrojan una serie de elementos para tomar decisiones que nos guíen hacia los objetivos.

Reglas básicas

Los KPI’s pueden ser muy específícos y medir una sola actividad, o muy generales y registrar el desempeño total de una planta; pueden ser elementales o de apoyo, calculados en forma simple o compleja. Los KPI’s deben seguir lineamientos básicos para asegurar la confiabilidad de sus resultados.

• Los indicadores deben estar alineados a los intereses de la empresa, midiendo el desempeño de aquello que pudiera afectar su misión (¿De qué me sirve saber qué colores de botas usan los electricistas?).
• Los indicadores deben estar alineados a la condición actual de la organización (El porcentaje de trabajo proactivo no será confiable si solamente se captura el 50% de las órdenes de trabajo).
• Los indicadores deben de estar automatizados (Los indicadores que se calculan manualmente generalmente están descuidados y llenos de errores).
• Los indicadores deben medir un proceso o una práctica existente (No debe agregar actividades a un proceso solamente para hacer medible el KPI).
• Los indicadores deben tener objetivos razonables, bien definidos y comprensibles (Tenga cuidado con la ley de los rendimientos decrecientes).
• Los indicadores deben monitorearse y los responsables deben rendir cuentas de los resultados (Establecer objetivos específicos y otorgar incentivos es una práctica exitosa).

KPIs de mantenimiento alineados al proceso de negocio

Un proceso de negocio bien definido debe ser ejecutado correctamente con el fin de que proporcione el resultado deseado. En otras palabras, los 8 cilindros de un motor deben funcionar para generar los caballos de fuerza necesarios y ganar la carrera.

La figura anterior ilustra el proceso de mantenimiento de ArcelorMittal USA. Cada elemento contiene actividades específicas y prácticas esenciales para agregar valor a las partes interesadas en el proceso. Cada actividad de los elementos está monitoreada con indicadores estandarizados para proporcionar a los gerentes la información necesaria para tomar decisiones bien fundamentadas y generar acciones correctivas y de mejoras, según sean convenientes.

Planeación

El elemento de “Planeación” del proceso sienta las bases para todas las demás actividades. Incluye la comprensión de los objetivos de la empresa, la identificación de los activos físicos que dan soporte a estos objetivos, el análisis de  los riesgos y consecuencias que representan esos activos, y establecer los requerimientos de desempeño necesarios para alcanzar los objetivos del negocio. Mientras que estas actividades ayudan principalmente al establecimiento de objetivos para indicadores de actividades posteriores, algunos ejemplos de KPI’s usados para monitorear este elemento del proceso son:

• Porcentaje de activos cuyo Análisis de Priorización de Activos se ha completado
• Presupuesto de mantenimiento como porcentaje del RAV (Valor de Remplazo de los Activos, por sus siglas en inglés)

Mejora

El elemento de “Mejora” del proceso se refiere a la identificación del trabajo. Dicho de otra forma, es el desarrollo de un programa de mantenimiento técnicamente válido para los activos identificados en el elemento “Planeación”. Esto se obtiene mediante el uso de metodologías parecidas al mantenimiento centrado en confiabilidad (RCM, por sus siglas en inglés), análisis de las actividades de mantenimiento y análisis causa-raíz, con el fin de detectar aquellas actividades críticas que mitigarán de manera costo-eficiente las consecuencias de una falla. Algunos ejemplos de KPI’s utilizados para monitorear el progreso de las mejoras son:

• Cantidad de modos de falla detectados
• Porcentaje de los planes de acción de mantenimiento implementados
• Cantidad de inspecciones de condición implementadas

Control

El elemento de “Control” del proceso se refiere a la ejecución efectiva y eficiente del programa de mantenimiento desarrollado e implementado en el elemento de “Mejora”. Las tareas de mantenimiento se planean, programan, ejecutan y se les da seguimiento para mejorar los planes de mantenimiento. A esto se le llama “curva de mantenimiento sustentado”. Los indicadores monitorean muchos aspectos en este elemento para conocer la calidad de la planeación del mantenimiento, la efectividad de la programación y la eficiencia de la ejecución; algunos ejemplos de estos indicadores son:

• Porcentaje de órdenes de trabajo atrasadas por ejecutar
• Horas-hombre planeadas vs reales
• Porcentaje de órdenes de trabajo con interrupción de la operación completadas
• Porcentaje de cumplimiento del mantenimiento preventivo

Evaluación

El elemento de “Evaluación” del proceso es donde se compara el desempeño contra los objetivos, para determinar dónde se necesita mejorar. Muchos indicadores de apoyo son revisados en esta etapa. Cada uno varía según su unidad de medida. Por ejemplo, MTBF (tiempo medio entres fallas, por sus siglas en inglés) es evaluado en procesos continuos donde cada paro de línea representa una pérdida significativa de producción. En los procesos por lotes se tiende a observar más las tasas de retraso o las métricas de producción. Algunos ejemplos incluyen:

• Tasa de trabajo
• Reclamos por día
• Presupuesto vs consumido en reparación y mantenimiento
• Incentivos por producción

Cálculos y reportes

Los KPI’s deben ser calculados automáticamente y estar disponibles en tiempo real en el tablero del software de confiabilidad. Los datos necesarios para los cálculos provienen del sistema de confiabilidad, el CMMS, datos de operaciones y reportes financieros.

La lista estandarizada de KPI’s debe mostrarse a nivel corporativo, a nivel de planta, y dentro de cada área para fines internos. Todos deben poder acceder y navegar en tiempo real a cualquier hora.

Los tableros también tienen la finalidad de dar a conocer los requerimientos necesarios para cada uno de los puestos dentro de la organización, tales como gerentes de producción, gerentes de mantenimiento o programadores.

Los resultados de los KPI son recopilados en reportes mensuales presentados en juntas de seguimiento y distribuidos a la alta dirección.

Los KPIs de mantenimiento proporcionan información valiosa para la toma de decisiones en el proceso de mantenimiento. Decisiones bien fundamentadas agregan valor al negocio, impulsando a la organización hacia los objetivos de los accionistas. Es esencial que los KPI’s estén alineados con el proceso de mantenimiento y que estén bien definidos, entendidos y transmitidos a través de toda la organización.