El Modelo de Repuestos Centrados en Confiabilidad – RCS – y su apoyo a la Gestión de Activos

José R. Contreras M., P.E., Especialista, CRL, Auditor Líder ISO55001 

Cuando hablamos de Gestión de Activos, siempre me ha parecido importante dejar claro dos ideas básicas. Primero ¿Qué es un Activo? y segundo ¿Qué será Gerenciar dichos Activos?  

Pienso que, en primera instancia, para la gran mayoría la idea de un activo físico será un equipo, una máquina, una tecnología adquirida por la organización. Hoy la visión es un poco más de resultados y dirigida hacia la razón de ser de una empresa, sea pública, privada, con o sin fines de lucro, la idea es que la razón de existir de todo activo físico debe ser para generarle valor a la organización que los adquiere. Ahora, si esto es así, Gerenciar Activos serán todas aquellas actividades coordinadas que deben realizarse en una organización para generar el valor esperado a partir del uso que se le deba dar a esos activos. 

Ya la expresión “actividades coordinadas” obliga a entender que gerenciar activos deberá ser una acción de trabajo en equipo, la alineación de acciones para conseguir esa visión que tiene una organización a través del desarrollo de la misión general que, a la vez, deberá ser el resultado de la misión específica de cada una de sus áreas funcionales.  

Iniciar este artículo generalizando los conceptos de activos y gestión de activos, para luego llegar a tocar el tema de las refacciones o repuestos y materiales para que coadyuben a esa generación de valor que esperan las organizaciones es, para mí, parte de lo que busca el Modelo de Repuestos Centrados en Confiabilidad o Reliability Centered Spares (RCS por sus siglas en inglés), ya que estos repuestos y materiales también son activos que se reflejan en los estados financieros y deben gerenciarse de una manera coordinada para que su selección, adquisición, almacenamiento y posterior utilización aporten el valor que la organización está esperando al haberlos adquirido y almacenado, muchas veces por períodos prolongados de tiempo.  

Gerenciar inventarios en la búsqueda de aportar valor, deberá ser entonces un trabajo en equipo que no solo debe involucrar al área de compras o almacenes, deberá involucrar activamente al área de mantenimiento, al área de operaciones o producción, a las áreas de seguridad y ambiente y por su puesto al área financiera de cualquier empresa. 

Cuando nos referimos a conceptos de confiabilidad, tradicionalmente lo que buscamos al intentar hacer los a los activos confiables es que ellos cumplan la función requerida al operarlos y mantenerlos bajo esas condiciones establecidas en su actual contexto operacional durante un período específico de tiempo. Este mencionado “período especifico de tiempo” nunca pudiera ser mayor al ciclo de vida del activo como un todo, pero tampoco nunca podrá ser mayor al ciclo de vida de sus partes o componentes sujetos a modos de falla del tipo desgaste por utilización o a modos de falla generados por hechos aleatorios o a incumplimientos de reglas en la ejecución de cualquier tipo de mantenibilidad, sea programada o no. 

Como dirigiré este artículo a repuestos o materiales para confiabilidad, no desarrollaré comentarios sobre la selección de los activos en sí, tema como sabrán es específico del análisis del CAPEX y de suma importancia en su impacto sobre el OPEX, pero sí implicaré lo importante de la debida selección de las refacciones o repuestos y de los materiales, de su administración a través de la identificación de los adecuados niveles de inventarios por medio de pronósticos en base a datos, el momento del punto de reorden, los costos de almacenarlos y los costos por el proceso administrativo de comprarlos, los cuales nos llevan a identificar las cantidades económicas de pedido y los riesgos que estas decisiones impliquen para nuestra empresa, y todo en la búsqueda de que esos activos que esperamos sean seleccionados adecuadamente, sean capaces de “aportar el valor que se espera de ellos, durante el tiempo o uso que físicamente lo pueda hacer en su actual contexto operacional”, ya que se espera que sean operados y mantenidos oportunamente al contar con los inventarios de repuestos y materiales manejados con criterios de confiabilidad y un enfoque de costos basados en la generación de valor. 

Les presento mi ciclo de actividades para el desarrollo del modelo de repuestos centrados en confiabilidad. Este ciclo está formado por varios pasos o etapas que buscan desarrollar la cultura de confiabilidad entre todas las áreas que de una u otra manera se vean involucradas en las decisiones de selección, adquisición y los niveles de inventarios de los repuestos y materiales necesarios para las acciones de mantenibilidad de las organizaciones y así, en conjunto, generen las acciones y/o decisiones técnico-económicas adecuadas para la competitividad de las empresas.

Cada etapa de este ciclo busca cubrir las actividades necesarias para un análisis concienzudo y completo, iniciando por la identificación y ponderación de los criterios para la clasificación de los inventarios, hasta un resumen ejecutivo que muestre el análisis desarrollado a cada repuesto o material para el mantenimiento de nuestros activos.

Lo que quiero expresarles es que no todo debe estar en nuestros almacenes, el análisis deberá identificar que repuestos y materiales deberemos tener en almacenados y cuáles no, cruzando una buena cantidad de conceptos e información de consumos históricos y de planificación y programación del mantenimiento de cada planta industrial.

Recuerdo que en una reunión donde presentaba los beneficios de implantación de un proyecto de Repuestos Centrados en Confiabilidad en una importante empresa petroquímica, el CEO me hizo una pregunta clara y directa: “José: tenemos altos costos de inventarios, muchos artículos sin rotación, daños en materiales, pérdidas y hasta robos,  como reducimos estos costos sin tener riesgos de no producir”. Mi respuesta, también clara y directa, fue dirigir la vista a cada gerente de área involucrada y decirles; Mantenimiento: Hagamos equipos confiables, Operaciones: Desarrollemos operadores confiables; Finanzas: No decidamos la selección del proveedor solo en base a costos y entienda el ciclo de vida, Almacenes: Identifique condiciones adecuadas de almacenamiento y ubicación; Seguridad: Recomiende especificaciones en caso de que puedan verse afectadas las personas o el ambiente; Gerencia: Aline los esfuerzos bajo una cultura de Gestión de Activos.

Todas estas acciones nos llevarán a mejorar los niveles de inventario al eliminar esos excesos innecesarios o los llamados “inventarios por las dudas”, nos ayudarán a identificar una mejor planificación de las adquisiciones y una mejor relación ganar-ganar con nuestros proveedores porque amigos míos “Nadie crece sin sus proveedores”. Para terminar, les comento algo que aprendí: No es comprar menos, no es comprar más… Es comprar mejor.

Apreciados lectores, así lo pienso yo… Así se los planteo.

Ing. José R. Contreras M., Especialista. CEO de la Firma Jrcm Consultoría. Consultor y Facilitador en Mantenimiento y Gestión de Activos.

Cuenta con 40 años de haber egresado como Ingeniero Mecánico del Instituto Universitario Politécnico de las Fuerzas Armadas (IUPFAN), es Oficial Retirado en la especialidad de Ingeniería en la Armada de su natal Venezuela. Hoy dispone del Título de Postgrado de Especialización en Gestión Integral de Activos por la Universidad Católica San Antonio de Murcia, España. Especialización en Asset Integrity Management por Pmm Business School, España. Certificado en Gestión de Activos por el The Institute of Asset Management Bristol, Inglaterra. Postgrado en Gerencia en Estudios Especializados en Calidad y Productividad de la Universidad Tecnológica del Centro en Valencia, Venezuela. Diploma de Formación de Formadores en Responsabilidad Social Empresarial por la Universidad de Buenos Aires. Argentina. Es Líder Certificado en Confiabilidad por la Asociación de Profesionales en Gestión de Activos (AMP) en USA, Certificación de Instructor y Coordinador de TPM otorgada por el ICCI (Industrial Consulting & Certification Institute). Capacitación en RCM por Reliability Center, Certificado por ASME en Análisis de Causa Raíz – RCA, Certificado como Auditor Líder en ISO 55001 y un gran número de cursos de mejoramiento profesional en el área de mantenimiento. Ha participado en Congresos de Mantenimiento y Confiabilidad en Venezuela, México y Chile, así como consultor y facilitador para empresas en Venezuela, México, España, Panamá, Colombia y República Dominicana.