Gestión de Activos y Ciclo de Vida

Artículo desarrollado por:
el Equipo de Investigación y Desarrollo de Ellmann, Sueiro y Asociados, encabezado por el Dr. Carlos Castellano.

Resumen
El objetivo del trabajo es presentar los conceptos que actualmente se encuentran tratados y aplicados por empresas que dependen del buen funcionamiento de sus activos para la obtención de los resultados deseados: Gestión de Activos y Ciclo de Vida.

La idea de gestión y ciclo de vida de los activos nace a partir de la necesidad de optimizar el uso de un activo en todas las etapas en las cuales participa: anteproyecto, proyecto, diseño, compra o manufactura, instalación, prueba, puesta en marcha, operación y mantenimiento, hasta su eventual reciclaje, descarte o disposición final.

En todas esas etapas, hay decisiones a tomar, información a seguir, costos a evaluar, registrar y considerar, repuestos a definir, capacitaciones a desarrollar, análisis a realizar referentes a distintos aspectos de la operación y el mantenimiento del activo.

La adecuada consideración de todos esos factores es clave en el logro del objetivo de maximizar el ROA (Retorno Sobre los Activos) y minimizar el LCC (Costo de Ciclo de Vida), así como lograr una adecuada TIR (Tasas de Retorno sobre Inversiones) que viabilicen los proyectos. El comprender estos conceptos en un mundo globalizado es de vital importancia para los Gerentes y Directores responsables de la Gestión de Activos debido a que el resultado de las empresas dependen de las decisiones que se tomen al respecto.

1.Introducción
El Ciclo de Vida de un Activo es todo lo que ocurre con el activo desde la idea con la cual se lo crea o incorpora a un proyecto, hasta su disposición final. Este ciclo de vida tiene asociado el “Costo de Ciclo de Vida”, el cual es la sumatoria de todos los costos asignables al activo (directos e indirectos, variables y fijos).

Las etapas componentes del ciclo de vida de un activo incluyen:
• Plan de Negocios
o Idea inicial y estudios preliminares.
o Evaluación del contexto total del proyecto, incluyendo estudios de factibilidad técnica, viabilidad económica e impacto ambiental.
o Planeamiento de todas las etapas que abarcará el proyecto.
o Anteproyecto, incluyendo toda la ingeniería básica necesaria.
o Proyecto de detalle y diseño de los procesos.
o Ejecución del proyecto de acuerdo a las etapas planificadas.
• Compra
o Compra de los elementos necesarios y/o eventual manufactura de los mismos e instalación de todos los elementos de acuerdo al proyecto.
• Operación y Mantenimiento
o Puesta en marcha, prueba de todas las instalaciones y aceptación de las mismas.
o Operación y Mantenimiento de las instalaciones, uso o consumo de los bienes o servicios.

• Disposición
o Evaluación de alternativas de aprovechamiento, incluyendo los posibles reciclajes o la eventual eliminación de los elementos de la instalación.
o Descarte, reciclaje o venta de la instalación.

Etapas del Ciclo de Vida del Activo

Por otra parte, la Gestión de Activos son las actividades a través de las cuales la organización maneja sus activos físicos a lo largo de todo el ciclo de vida, su interacción con los otros activos de la compañía y en el contexto de su operación. Parte de la definición de los objetivos del negocio, pasando por las estrategias de los activos con el objetivo de optimizar todos los recursos para maximizar los resultados.
Con el tiempo se desarrollaron documentos y normativas que brindan una guía para la implementación de un Sistema de Gestión de Activos Físicos, los cuales establecen un enfoque que parte de la tiene en cuenta dicha gestión a lo largo del ciclo de vida de los activos. El documento principal utilizado como referencia a nivel mundial es la Norma ISO 55.000 – Gestión de Activos y en la siguiente imagen puede visualizarse el resumen de su enfoque.

2. Gestión de Activos y Ciclo de Vida
Todas las Empresas realizan acciones para trabajar con sus activos físicos y obtener beneficios de su
confiabilidad. Lamentablemente, la experiencia indica que estas acciones y gestiones, en general, son
aisladas y desordenadas, de manera tal que las Empresas no logran obtener un retorno máximo de sus
activos.
Una de las preguntas que más dificultad les trae a las Empresas es la siguiente: ¿la gestión de activos
debe ser orientada por costos o por resultados? Muchas empresas ven a la gestión de los activos como un
costo, considerando únicamente la gestión en la etapa de Operación/Mantenimiento del activo.
Por el contrario, centrarse en los resultados implica tener una visión de largo plazo, donde se consideren
todas las etapas del ciclo de vida del activo, haciendo posible una gestión sustentable.
De esta manera, en lugar de pensar en la necesidad de “reducción de costos de mantenimiento de un
activo”, una visión a mediano y largo plazo obliga a pensar en la “maximización del Beneficio de Ciclo de
Vida de un Activo (BCV)”, el cual surgirá de la diferencia entre los Ingresos del Ciclo de Vida (ICV) y el
Costo del Ciclo de Vida (CCV).

3. Cálculo del costo de ciclo de vida
El Costo de Ciclo de Vida se calcula sumando todos los costos en los cuales se incurre a lo largo de la vida
del activo:
• CI: Costo de Inversión (máquinas, edificios, calles, instalaciones, repuestos herramientas, equipos
de mantenimiento, documentos y entrenamiento entre otros)
• CO: Costo de Operación (personal, energía, materiales e insumos, transporte, entrenamiento del
personal y calidad)
• CM: Costo de Mantenimiento (personal de mantenimiento y los materiales y repuestos, tanto en
lo dedicado al proactivo, al correctivo como a los rediseños, además de los costos de
entrenamiento de este personal)
• CP: Costo de Parada (costo de pérdidas debido a mal funcionamiento del activo)
Debido a que este costo se produce a lo largo del tiempo (varios años), para poder calcular el costo total
habrá que considerar el valor tiempo del dinero a través de un factor N= (1 + r)n – 1 r x (1 + r)n, donde r:
tasa de interés y n: número de años.

4. Confiabilidad desde el Diseño
En la medida que desarrollamos el Ciclo de Vida, ¿cuándo se comienza realmente a pensar en el
mantenimiento?, y por otro lado ¿cuándo deberíamos comenzar a pensar en el mantenimiento?
Normalmente las Empresas comienzan a pensar en la gestión del mantenimiento cuando los equipos e
instalaciones ya están en operación. Dicho de otra manera, rara vez se involucra de manera estructurada
al personal de operaciones y mantenimiento en las etapas incipientes del ciclo de vida del activo (Plan de
Negocio y Compra de Activos). Esta falta de aprovechamiento del know-how del personal de mantenimiento
y operaciones provoca que pierdan oportunidades para mejorar la mantenibilidad de los activos y, por
consiguiente, de optimización de los costos a lo largo del ciclo de vida del activo.
Es en las primeras etapas de un proyecto donde se toman decisiones que determinan la mayor parte del
ciclo de vida de las instalaciones (por ejemplo, al decidir sobre la utilización de una batería libre de
mantenimiento por sobre una donde se requiere el agregado de electrolito a cierta frecuencia).
En el siguiente gráfico se ejemplifica cómo en la etapa inicial del ciclo de vida se involucran decisiones de
la mayor parte de la inversión y las oportunidades de ahorro decrecen exponencialmente con el tiempo.

Para tomar decisiones de manera tal de maximizar el resultado (ingreso menos costo) del activo a lo largo
del ciclo de vida, es fundamental la participación de aquellas personas que mayor conocimiento tengan
sobre la operación y el mantenimiento de los equipos.
Un diseño de activo sostenible debe ser desarrollado a través de la aplicación estructurada y sistemática
de un método que asegure la evaluación de todos los costos del ciclo de vida por parte de todas aquellas
personas que tengan conocimiento sobre el activo.

En el siguiente gráfico podemos ver que cuando solo se ha gastado el 5% del presupuesto del proyecto,
las decisiones tomadas determinaron el 70% del costo de ciclo de vida futuro que tendremos (cuando solo
llevemos gastados el 20% del presupuesto del proyecto, habremos determinado el 80% del costo de ciclo
de vida futuro). También podemos ver la diferencia entre proyectos “más baratos” (curva B) pero como
menor vida y mayor costo de ciclo de vida, comparados con proyectos “más caros” (curva A) pero con
mayor vida y con menor costo de ciclo de vida.

5. Confiabilidad Operativa
En el contexto de la gestión de activos es necesario tener claro como juega el mantenimiento en la
economía de la organización.
Tenemos por un lado los Costos Directos, como ser la mano de obra, los subcontratos, los repuestos, los
materiales, la capacitación y los gastos de administración. Todos estos son los que figuran en el
presupuesto de mantenimiento, sin embargo, no son los únicos costos del mantenimiento.
También tenemos por otro lado los CostosIndirectos, estos son los que se generan por la falta de
confiabilidad operativa, entre ellos encontramos los derivados de pérdidas deproducción, de mala calidad
de productos oservicios, de demoras en entregas, de costos decapital por tener stocks en exceso,
depérdidas de energía, de problemas de seguridad, entre otros.En general, los costos indirectos
uocultos son de cinco a diez veces más grandes que los costos directos o visibles.
En la Etapa del Ciclo de Vida correspondiente a “Mantenimiento del Activo” es importante tomar las
decisiones considerando los siguientes conceptos:
• Consecuencias de la falta de realización de mantenimiento (seguridad, medio ambiente,
operacional, no operacional)
• Alternativas disponibles de estrategias de mantenimiento (predictivo, preventivo, búsqueda de
falla, rediseño, ningún mantenimiento programado)
• Viabilidad técnica de la tarea de mantenimiento (¿es técnicamente factible realizar la tarea de
mantenimiento?)
• La evaluación del riesgo (la estrategia de mantenimiento, ¿reducirá el riesgo por debajo del nivel
máximo admisible?)

Para una adecuada definición de las estrategias de mantenimiento, se encuentran disponibles diferentes
metodologías estructuradas que permiten la evaluación de todos estos conceptos, asegurando que se
definan las estrategias de mantenimiento adecuadas en el momento adecuado (RCM2 – Mantenimiento
Centrado en Confiabilidad, MTA – Análisis de Tareas de Mantenimiento, entre otras).
Esto es realizado a través de la evaluación para cada causa posible de falla del activo, de las estrategias
de mantenimiento que se pueden definir comparadas con la evaluación de las consecuencias si no se
realiza ninguna. Dependiendo de la consecuencia, en algunos casos esta evaluación es financiera
(consecuencias operacionales o no operacionales) y en otros se tiene que evaluar estadísticamente el
riesgo= probabilidad x consecuencia (consecuencias para la seguridad o el medio ambiente).
6. Ciclo de vida – Etapa final del activo
El ciclo de vida de un activo no culmina con su uso y mantenimiento, sino que debe considerarse también
la etapa de disposición del mismo (retiro de su uso y decisión final sobre venta o disposición como residuo).
Si bien es la última etapa, no es de menor importancia, ya que conlleva la evaluación y decisión respecto
de cuando disponer del activo y de qué manera. En esta decisión se encuentran involucrados los costos
de uso y mantenimiento del activo y el ingreso por venta o costo de disposición.
Así como en la etapa de Uso y Mantenimiento del activo se evalúan los fondos asociados a la realización
o no de tareas de mantenimiento, debe realizarse una evaluación de los costos asociados al activo a lo
largo de todo el ciclo de vida, para evaluar el momento en el cual es económicamente conveniente realizar
la disposición del mismo (vida útil óptima). Dicho de otra manera, realizar el cálculo del punto a partir del
cual cuesta más operar y mantener el activo que disponerlo y comprar uno nuevo.