El Risk Management: elemento esencial de éxito en una Gestión de Mantenimiento asertiva

Por: Ing. Adrián Chaves Serrano.

La aplicación simple y efectiva del Risk Management en la Gestión de Mantenimiento es una oportunidad de muchas empresas para ser asertivas en definir adonde se encuentran sus áreas de riesgo e incluso para establecer prioridades de trabajo. Esta aplicación se debe hacer basado en la norma ISO 31000 sobre Risk Management y se complementa con la experiencia aplicada de personas que lo usan con frecuencia y obtienen muy buenos resultados. También en este trabajo se muestra de forma sencilla la aplicación de los conceptos de Risk Management por medio de una herramienta que puede ser confeccionada fácilmente en una hoja electrónica y además se detalla que en Mantenimiento no solo se tienen riesgos inmediatos y propios de la infraestructura o máquinas sino que hay una diversidad de riesgos en su entorno que pueden afectar a la empresa en general que hay que valorar y gestionar también. Por eso el Líder de Mantenimiento es un actor estratégico a nivel empresarial y puede asegurar la continuidad del negocio empleando el Risk Management como base de gestión.

Las empresas hoy en día se enfrentan a una globalización que genera una competitividad empresarial feroz. Por eso los miembros de cada empresa deben esforzarse por agregar valor en cada una de sus acciones y Mantenimiento lo debe hacer conociendo la infraestructura, equipos, sistemas o situaciones que pueden afectar a la organización y darles a los mismos una atención prioritaria, pero oportuna.
Si no se tiene claro en la empresa que la unión hace la fuerza y que todos los departamentos se deben enfocar en un norte común, tarde que temprano esta empresa puede verse en problemas y podría llegar a desaparecer.
En ese sentido el departamento de Mantenimiento toma en la actualidad una importancia trascendental en la búsqueda de la excelencia empresarial por medio de la mejora continua ya que
no solo es aquel departamento que solamente repara y soluciona sino que
participa activamente en la proactividad de los procesos, en la implementación
de la Gestión de Activos y en mostrar un liderazgo positivo a nivel empresarial. Hoy todavía se encuentra algunos Líderes de Mantenimiento que siguen inmersos solamente en el hacer cotidiano y la operación descuidando su responsabilidad primaria actual de analizar todo su entorno y realizar una verdadera planeación de la gestión de Mantenimiento.
Cuando se planea, se debe analizar temas trascendentales como fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades del área funcional y de la empresa, en base a eso se trabaja para ser proactivo pero nunca es válido que la casualidad sea el norte de la gestión de Mantenimiento.

Por todo esto los líderes de Mantenimiento deben conocer y trabajar en pos de lograr los objetivos estratégicos empresariales con lo cual pueden definir y conocer prioridades en caso de alguna eventualidad o cuando se presenten varias situaciones que atender en forma simultánea. Lo correcto es que los Líderes estructuren y resuelvan en base a la planeación y no deben esperar a que otros resuelvan por ellos.
Las empresas que poseen Lideres de Mantenimiento que solamente esperen a ser llamados para actuar, sin ser proactivos, tampoco planifican, pueden considerase, según mi punto de vista, como actores que se quedaron en el pasado.
Como Lideres de Mantenimiento actuales es fundamental conocer y brindar un aporte a nivel empresarial real y efectivo ya que la empresa se puede enfrentar a situaciones inesperadas ante eventos adversos naturales, situaciones de vandalismo, fallas súbitas de equipos o sistemas y momentos que se tienen diversas acciones que atender y se debe saber a cuál enfocarse primero. Esta situación ha sido vivida a través de mi experiencia profesional durante más de 25 años y se ha logrado muy buenos resultados aplicando el Risk Management en la gestión de Mantenimiento.

El conocimiento claro de las prioridades empresariales da poder, asertividad y sentido a las buenas decisiones
A.Chaves

Se debe entender que dentro de una adecuada Gestión de Activos (la Gestión de Mantenimiento es parte de ella) se conduce a ofrecer confiabilidad, rentabilidad y maximizar el aprovechamiento de los activos de la empresa para asegurar la supervivencia empresarial en mercados competitivos. Esto conlleva a que se debe conocer los elementos que pueden impedir que la actividad empresarial se logre y la Gestión de Mantenimiento tiene en sus manos el atender apropiada y preventivamente muchos de esos posibles elementos que pueden impedir lograr el éxito empresarial.

Los riesgos a ser analizados son los inmediatos en el área funcional pero no se deben olvidar los que existen a nivel global de la empresa
A.Chaves

Dentro de este mismo contexto el que un activo esté fallando constantemente se convierte en riesgo para la operación empresarial ya que ante fallos constantes existen impactos percibidos por la empresa debido a la no disponibilidad de un activo, la no existencia de repuestos accesibles rápido, por ejemplo, la aplicación de mantenimiento deficiente, el no contar con personal técnico apropiado para atender a los equipos, el contar con una lata rotación de personal en el área, entre otros pone en riesgo la operación completa de la empresa y la Gestión de Mantenimiento es responsable directa de estas situaciones.
En sentido práctico, todas las empresas deben identificar, conocer y tener bajo control todos los riesgos relevantes que impidan cumplir los objetivos estratégicos. Dentro de esos posibles riesgos están tanto los riesgos financieros, riesgos regulatorios, manejo de nuevas tecnologías, riesgos por uso de equipos complejos, riesgos por adquirir equipos sin un análisis detallado y hasta riesgos provocados por las competencias del talento humano, entre otros. Posterior a la definición de esos riesgos se debe estimar la probabilidad de ocurrencia y el impacto para el negocio cuando ocurran y por ultimo decidir qué hacer para manejarlos o eliminarlos apropiadamente.
Ante este enfoque de conocer y gestionar el riesgo, la Gestión de Mantenimiento debe conocer y atender los riesgos establecidos mediante el uso del Risk Management con el fin de permitir una adecuada planeación de actividades y esfuerzos.

Antes que cualquier otra cosa, estar preparado es el secreto del éxito. Henry Ford.

Es importante mencionar que muchas personas requieren o solicitan un software especializado para tener una adecuada valoración y manejo de los riesgos pero mi posición es que se puede hacer un excelente trabajo y efectivo con una simple hoja electrónica en donde se apliquen los conceptos de Risk Management apropiadamente.
Seguidamente se explicará de manera simple los conceptos del Risk Management y la forma de aplicarlos fácilmente en la Gestión de Mantenimiento.

Risk Mangement
El Risk Management es una disciplina que se puede aplicar en el desarrollo de cada gestión empresarial pero ha sido común escuchar que su uso habitual se ha limitado solamente a la gestión de proyectos, no obstante se puede usar en cualquier disciplina.

El Risk Management se fundamenta en una norma ISO 31000 que describe y sugiere la forma de aplicarlo de manera consistente a través de las empresas.

Se puede definir el Risk Management como un enfoque metódico para manejar apropiadamente la incertidumbre de que un evento de cualquier naturaleza suceda en el momento menos esperado impidiendo así que los objetivos de la organización o un área funcional no se cumplan.
Dentro de este análisis metódico (Risk Management) necesariamente se deben identificar con objetividad los posibles riesgos que pueden afectar a la gestión desarrollada en una empresa, para posteriormente efectuar una evaluación del riesgo, y se definan las estrategias sea para eliminar, manejar y/o mitigar ese riesgo.
En esta sesión de análisis de riesgo se debe ser objetivo, claro y preciso pero ante todo realista. En todas las actividades de la vida existen riesgos pero se deben conocer y llegar a priorizarlos, no obstante se debe establecer cuales tienen mayor probabilidad de ocurrencia y prepararse ante ellos, de primero.
Muchos de los riesgos se pueden eliminar, otros solamente mitigar y otros permiten solamente prepararse para cuando el evento ocurra, por ejemplo un terremoto.

Algunos conceptos que se usan en Risk Management y que se deben entender apropiadamente son los siguientes:
• Incertidumbre: es la carencia de certeza de que algo sucederá y cuando se va a presentar. Puede ser o no. De ahí que no debe dejarse nada por descartado en el mundo de los negocios.
Ejemplo de esta incertidumbre puedo mencionar que en Estados Unidos, en una Copa Mundial de Fútbol un marco de la portería se dañó, la pregunta era: Ahora que se hace? Con una buena gestión de riesgos realizada anticipadamente por la organización del Campeonato salieron unas personas con un arco de reemplazo y el partido continuó.
Había una incertidumbre asociada, no obstante se tomaron las previsiones del caso luego de analizar apropiadamente los posibles riesgos.
• Evento: es una situación que se presenta aunque haya estado o no planificado. Muchas veces es la consumación de un riesgo visualizado y que requiere atención.
• Riesgo: es la posibilidad de que se presente un evento y registre un daño a las personas, a la organización o a una población, por ejemplo.
• Eliminar riesgo es tomar acciones para eliminar la posibilidad de que un riesgo identificado ocurra.

• Manejar el riesgo significa conocerlo, tener preparado como actuar para reducir el impacto de daños cuando este aparezca, por ejemplo estar preparado ante un terremoto.
• Mitigar el riesgo es tomar acciones para reducir el impacto y probabilidad de que este ocurra.
En una Gestión de Mantenimiento asertiva apoyada en el Risk Management se tiene claro que hay una gran posibilidad de que sucedan eventos en el ejercicio empresarial cotidiano (muchas veces inesperados) pero que puedan afectar a la infraestructura, el equipo, las personas y otros eventos que pueden ser de naturaleza atribuible al hombre como ineficiencia en los procesos sabotaje, afectación al medio ambiente, entre otros.
También existen los riesgos asociados al desarrollo y ejecución de proyectos con lo que se puede afectar el cumplimiento de los cronogramas establecidos.
En un entorno empresarial hay riesgos de diversa índole que los que los Líderes de Mantenimiento deben considerar en su proceso de planeación, algunos son:
• Riesgos naturales (terremotos, tornados, tormenta eléctrica, huracanes, inundaciones, etc)
• Riesgos provocados por el hombre ( manifestaciones de gente, cierre de carreteras, cortes eléctricos, desbasto de combustible, vandalismo, etc)

• Riesgos laborales (Error humano, riesgo de accidente, riesgo enfermedad laboral, etc)
• Riesgos biológicos (Infección viral, epidemia, material biológico peligroso, etc)
• Riesgos informáticos ( virus, daño de un programa de una máquina, etc)
• Riesgos tecnológicos y de equipo ( quiebra financiera de un manufacturero de equipos de su proceso, no existen más repuestos de una máquina, etc)
• Riesgos inherentes a los miembros de la gestión de mantenimiento, entre otros.

La Gestión de Mantenimiento es necesariamente asertiva cuando se fundamenta en el Risk Management para determinar, conocer y gestionar adecuadamente la infraestructura, los equipos y procesos medulares que se están administrando. Se atiende lo prioritario primero y se evita hasta donde sea posible, que el evento ocurra por lo cual se genera una alta confiabilidad operativa y la organización en pleno valora ese esfuerzo.
Quienes no hacen este ejercicio seguirán apagando incendios constantemente y su credibilidad como Lideres siempre será cuestionada.
Conocer, determinar y gestionar adecuadamente significa tener claridad de las funciones de los equipos e infraestructura atendidos, del proceso mismo y por supuesto definir todos aquellos elementos que pueden hacer que no se cumpla la función deseada de ellos. Dentro de este conocimiento va implícito conocer el impacto de una falla de un equipo o sistema y además la probabilidad que ocurra, pero se toman las acciones para evitar que se riesgo suceda.
En muchas ocasiones se indica”” por suerte se logró ese resultado…” pero en una gestión de mantenimiento asertiva la suerte no existe sino lo que se tiene es el resultado de esfuerzos por hacer que las cosas sucedan. Estos esfuerzos surgen del proceso de planeación.

Atender los riesgos asertivamente no es solo contar con una póliza de seguros sino es ir más allá mostrando capacidad intelectual y de planeación para manejar el entorno y no dejar que él nos maneje y mucho menos creer en lo que se llama suerte.
A.Chaves

De manera simple se puede establecer que el riesgo luego de identificado se analiza tanto su efecto cuando ocurre (severidad en caso que ocurra ) y la probabilidad de ocurrencia.
La combinación de la severidad y la probabilidad nos brindará el Índice de riesgo y en base a ello se pueden tomar decisiones estratégicas en la gestión.
El efecto (Severidad) es el resultado que se provoca a la empresa cuando el riesgo aparece. Es el impacto que sufre la organización cuando el riesgo se convierte en realidad.
La pregunta correcta al valorar este efecto es: Cuál es el impacto para la organización cuando este riesgo se presente efectivamente?
La probabilidad es que tan probable es que este ocurra.

La combinación de estos dos factores, se obtiene el Indice de riesgo.
Por eso se debe definir cuáles son los mayores riesgos a los que una gestión de mantenimiento se puede enfrentar y normalmente se trabaja en propiciar y ejecutar los planes para eliminarlos, mitigarlos o incluso prepararse para afrontarlos.
Noes lógico pensar que todos los riesgos se pueden atender a la vez pues se requiere normalmente recursos para laborar en cada uno de ellos, no obstante la sugerencia es trabajar primero en los que darían un impacto negativo mayor a la organización y cuando se tengan controlados se continua con los siguientes.
Si el riesgo no es bien identificado y analizado pueden ser que las acciones tomadas no sean tan efectivas y se vivan situaciones apremiantes por no realizar un análisis asertivo y detallado.
En la Gestión de Mantenimiento efectiva una de las aplicaciones prácticas en la planificación es la definición de prioridades en base a los índices de severidad y probabilidad de fallo de los equipos con lo cual se permite:
• Tener un sistema para priorizar actividades y esfuerzos
• Reducir la ambigüedad de las personas al definir lo que es prioritario o no
• Establecer equipos y sistemas críticos
• Identificar y localizar refacciones criticas
• Optimizar el uso de recursos disponibles
• Ver más allá de solo tener un equipo, infraestructura o sistema operando solamente.

Según la norma ISO 31000 existen muchas herramientas posibles para valorar los riesgos y algunas de elas son
• Índices de riesgo
• Matriz de consecuencia/probabilidad
• Análisis de costo/beneficio
• Análisis de causa-efecto
• Árbol de decisiones

De manera práctica y simple con excelentes resultados en su aplicación se ha utilizado en la empresa donde laboro actualmente la herramienta basada en el uso de una Matriz de análisis consecuencia/probabilidad desarrollada por el Ing. Alberto Meseguer (Gerente General Vention Medical Costa Rica) que permite hacer esas valoraciones para ser asertivo en la gestión de Mantenimiento. Esta herramienta es mostrada en la Figura 1.
El uso de la herramienta es aplicable para valorar la criticidad de los equipos atendidos, sirve para priorizar actividades o incluso para valorar riesgos de afectación a la empresa dentro de un Plan de Continuidad del Negocio
Si se utiliza para definir la criticidad de los equipos atendidos en la gestión de Mantenimiento se aplica de la siguiente forma:
1. Se definen los equipos y sistemas a evaluar.
2. Se valora primeramente la severidad para el negocio por si el equipo o sistema analizado

falla, la ponderación numérica se basa en los criterios mostrados en la Tabla 1
3. Posteriormente se evalúa que tan probable es que se produzca el riesgo (falla) en el equipo o sistema analizado, usando los datos sugeridos en la Tabla 1.
Hay mucha gente que tiende a ser excesivamente matemáticos y que les gusta aplicar modelos matemáticos para definir severidad y ocurrencia, la sugerencia es definir la severidad y probabilidad basado en la experiencia vivida en el último año, por ejemplo.
4. Seguidamente se evalúa que tan bien se tienen controles sobre ese equipo o sistema preguntando si :
5. Se tiene algún otro equipo de respaldo en caso que este falle?
6. Se cuenta con un programa de mantenimiento preventivo robusto para atenderlo?
7. Se tienen los repuestos básicos accesibles en planta para solventar una situación de fallo del equipo ?
8. Por último se pregunta si se cuenta con el conocimiento técnico en planta suficiente para atender una falla ?
9. La combinación de los controles existentes y el Indice de Riesgo dará una ponderación del riesgo real de ese equipo o sistema.
10. Se acomodan todos los riesgos analizados de mayor a menor y se tiene los resultados del análisis con una razón de atención sugerida. A saber se mostrará de lo que es más urgente atender versus otras que no necesariamente requieren atención de primero.

También en la herramienta mostrada se establece vía código de colores (respecto al valor de la criticidad) desde color rojo hasta verde cuales son los elementos claves a atender para asegurar la continuidad del negocio. Esta herramienta permite establecer y evidenciar el enfoque de la gestión de Mantenimiento en aquellas acciones prioritarias.
Por supuesto, se sugiere hacer los planes respectivos para atender lo indicado en rojo primero y luego que se cuente con las acciones implementadas para tender debidamente esos riesgos se continua con los siguientes.
En mi caso personal se aplica la herramienta dos veces al año con los mismos equipos para ver el avance de la Gestión de Mantenimiento.
Una variación a esta misma herramienta puede ser usada para valorar el impacto de los riesgos que afectan el plan de Continuidad del Negocio (Bussines Continuity Plan) de su empresa, evaluando riesgos naturales o propiciados por el hombre, por ejemplo.
Es común que las personas que participan en una gestión de Mantenimiento se enfoquen en lo que aparece día a día pero se deja de lado aquello trascendental y que podría sacar a la empresa del mercado parcialmente o incluso en forma total .

Ante una situación adversa de su empresa a la cual no pueda reaccionar oportunamente, sus competidores sacarán ventaja de eso y luego cuesta mucho recuperar el terreno perdido. Más aún sus clientes empresariales cuentan y esperan se les brinde su producto o servicio siempre a tiempo y al no tenerlo su empresa a causa de una situación inesperada, lo buscaran en otro lugar. De ahí que toda empresa debe estar preparada para lo inesperado, para estar vigente en un mercado globalizado.
A.Chaves

Herramienta para valorar los riesgos (Ing. Alberto Meseguer)

Fig 1 Herramienta de valoración de riesgo y priorización

Tabla 1. Criterios para utilizar herramienta de valoración de riesgo y priorización

Esta sencilla herramienta construida en una hoja electrónica permite valorar todas las acciones consideradas como críticas, importantes y cuando todos los miembros del equipo de Mantenimiento participan en el análisis y ejecución colectivamente será beneficioso el hecho de que sepan de donde se establecen las prioridades y pueden tomar decisiones acertadas en ausencia de los Líderes de Mantenimiento.

Recuerde que su función como Líder de Mantenimiento es evaluar y mantener en control los riesgos propios de la gestión de Mantenimiento como los que pueden afectar a la empresa en general. Por eso el Líder de Mantenimiento es un actor estratégico a nivel empresarial.

Esta herramienta de análisis y planeación busca asegurar también la Continuidad de negocio, por ello ahora la pregunta es: Por qué es importante la continuidad del negocio y el control de elementos manejados por la gestión de Mantenimiento?
Sin lugar a dudas la respuesta precisa es que la continuidad del negocio es fundamental en el contexto empresarial por las siguientes razones:
• Se debe pensar que la empresa opera hoy y lo debe hacer también mañana de manera efectiva y eficiente
• La empresa debe estar lista para enfrentar desafíos presentes y futuros.
• Los cliente requieren los productos en un determinado momento y pagan para ello, no para recibirlos tiempo después.
• Basado en experiencias previas, las sorpresas han dejado fuera muchas empresas pues no se han podido recuperar ante situaciones inesperadas o incluso desastres
Por estas razones es recomendable aplicar la metodología de Risk Management explicada previamente para establecer prioridades y administrar apropiadamente las amenazas inminentes a su gestión y negocio.
Tal y como se ha mencionado antes, Mantenimiento es un pilar importante en el desarrollo del Plan de Continuidad del Negocio a través de toda la empresa y de ahí que también basado en Risk Management se sugiere analizar los riesgos a los que se enfrenta la empresa a nivel general y hacerlo periódicamente con lo cual se establece un Plan de Continuidad del Negocio (Bussiness Continuity Plan, BCP)Integral en la empresa.

Importancia de actualizar periódicamente el BCP empresarial
Al igual que se hacen con las planeaciones estratégicas empresariales en donde se analiza el entorno empresarial periódicamente, para establecer acciones pertinentes a ganar más mercado, incrementar los ingresos, etc con el BCP es lo mismo pues se segura que la empresa este funcional siempre aun cuando eventos graves hayan sucedido.. Por esa razón se debe dar importancia a tener actualizado el BCP basado en la metodología de Risk Management porque fundamentalmente:
• Las empresas cambian con el tiempo
• El entorno local y mundial también cambia de forma acelerada
• La tecnología cambia de manera dramática(hardware y software, por ejemplo)
• Las personas cambian con frecuencia de trabajo
• Los riesgos pueden cambiar y lo que hoy es riesgo A, mañana puede ser riesgo C
• Los trastornos del clima (impredecibles muchas veces) inciden sobre la acción de las empresas y su afectación puede ser notoria
• Una guerra o conflicto en un continente puede repercutir en la operación de la empresa o en el mercado que se desenvuelve.
• Los colapsos viales en los países inciden en eficiencia de empresas y en costos operativos
• El dinamismo empresarial es vertiginoso
• Entre otros
Es importante preguntarse, como Líder si se tienen identificados y cubiertos los riesgos que pueden afectar su Gestión y los posibles riesgos que afectarían integralmente a la empresa, porque ya Mantenimiento no debe pensar solo como área funcional sino como actor estratégico en el entorno empresarial.
También debe surgir la pregunta: ha cambiado el perfil de riesgos de mi gestión y de la empresa en el último año? Para ello la mejor respuesta es aplicar de nuevo su herramienta de Risk Management pues es una herramienta dinámica que depende del entorno y de las acciones que se han tomado previamente por los Lideres de Mantenimiento.
Cuando todo anda bien y no hay problemas todo es alegría en el departamento y en la empresa, no obstante cuando surgen situaciones adversas y no se está preparado para eso es cuando le cobran esa falta de planeación y previsión a los responsables y el Líder de Mantenimiento puede ser uno de los más señalados en esos casos.
Como conclusión general se puede decir que las herramientas basadas en el Risk Management son importantes para ser aplicadas en la gestión de Mantenimiento y no se requiere inversiones en software solamente es requerido conocer el negocio, sus amenazas, fortalezas, oportunidades y debilidades para de manera sencilla conocer las áreas a atender prioritariamente.

Por: Ing. Adrián Chaves Serrano.
Nos vemos!!!!