Por qué necesita buenos procedimientos de mantenimiento

William Jacobyansky. Traducción por Roberto Trujillo Corona, Noria Latín América

Hay varias cosas que son consistentes en los tipos de personas que se dedican al mantenimiento industrial. Suelen ser personalidades de tipo “A”: confiadas, algo arrogantes y un poco rebeldes. Su valor está en el conocimiento y la habilidad que traen consigo, y no ven esto como algo que pueda ser reemplazado fácilmente. Son independientes y se enorgullecen de su habilidad para hacer el trabajo. Esto ayuda a explicar parte de su resistencia a los procedimientos de mantenimiento.

La mayoría de los departamentos de mantenimiento industrial le dirán que ya tienen procedimientos, ya sean documentos de reparación independientes o pasos integrados en las instrucciones de un plan de mantenimiento preventivo (PM). En la mayoría de los casos, estos procedimientos no son buenos.

Por lo general, son documentos generales que utilizan términos amplios como “inspeccione” o “ajuste”, que no ayudan a nadie que aún no comprenda el alcance del trabajo. Muchos piensan que este tipo de instrucción en un procedimiento es adecuado.

Suelen ser personas que ya están familiarizadas con el equipo. Para ellos, el uso de un procedimiento es, en el mejor de los casos, un papeleo molesto. En el peor de los casos, se ve como una pérdida de tiempo que se convierte en un obstáculo para lograr más cosas.

Muchos profesionales de mantenimiento también tienen una pequeña voz en el fondo de sus mentes que dice: “Si hay un procedimiento detallado, podrán deshacerse de mí y traer a una persona con menor salario para hacer mi trabajo”. Esta última afirmación es una consideración importante porque es un miedo real para algunos.

Además de que el personal de mantenimiento no tiene un gran deseo de tener procedimientos detallados y completos, existe el hecho de que crear un procedimiento requiere tiempo y esfuerzo. La elaboración de instrucciones claras no es tan sencilla como pueden pensar los novatos.

La investigación técnica que debe llevarse a cabo en un procedimiento puede resultar abrumadora. La diferencia entre “inspeccionar el equipo” y un procedimiento que lo guíe correctamente a través de cada paso con los detalles necesarios para ejecutarlo correctamente es de alcance casi exponencial. Una instrucción de una oración se puede convertir en un documento de 10 o 20 páginas que puede tardar una semana o más en crearse.

¿Entonces, para qué molestarse? ¿Por qué gastar tiempo y dinero en algo que no se desea y que muchas personas internas le dirán que ni siquiera es necesario? En la mayoría de los departamentos de mantenimiento, la discusión se detiene ahí. Sin embargo, existen razones muy poderosas y urgentes para desarrollar procedimientos de mantenimiento detallados.

Beneficios de los procedimientos

Los procedimientos aportan integridad o minuciosidad al trabajo. Una vez, como una forma de capitalizar el conocimiento práctico de los técnicos de mantenimiento, reuní a los cuatro mejores mecánicos del departamento para hablar sobre un componente de maquinaria. Le pedí a uno de los mecánicos que repasara lo que hacía cada vez que realizaba un PM en el equipo. Comenzó diciendo: “Lo primero que hago es engrasar los seis puntos de lubricación”.

Tan pronto como dijo esto, un mecánico diferente habló y dijo que había siete puntos de lubricación, y que el séptimo estaba relativamente oculto. Los otros tres mecánicos no tenían idea de que había un séptimo punto de lubricación. Sin entrar en todos los detalles específicos, puedo recordar cómo cada mecánico sabía de al menos una tarea que debía realizarse en el equipo y que los otros tres no conocían.

Ninguna de estas tareas era trivial. Las cuatro personas habían trabajado en el departamento durante al menos siete años y estaban en el turno diurno en un departamento de solo 12 personas, pero aún no podían transferirse entre ellos sus conocimientos específicos sobre equipos. Ahora multiplique esto por la cantidad de máquinas y la cantidad de personas en su planta para tener una idea de la variabilidad del trabajo que se está realizando.

Los procedimientos aportan consistencia al proceso. No solo aseguran que todas las tareas se realicen, sino que se hagan de la misma manera. Por ejemplo, una persona puede engrasar un rodamiento hasta que salga grasa por los extremos. Otro puede pensar que un bombazo es suficiente. Si el procedimiento define la cantidad de lubricante que se agregará, habrá introducido consistencia en el proceso. Lo mismo se aplica a la especificación del par de apriete de los pernos, las tolerancias de alineación, etc.

Los procedimientos también ofrecen un registro detallado del historial de la máquina. Si tiene un procedimiento y ha desarrollado una cultura de adherencia a este, puede estar seguro de saber exactamente qué trabajo se ha realizado en la máquina y con qué frecuencia.

Esto es de gran ayuda cuando se trata de diagnosticar la causa raíz de una falla o al ajustar las frecuencias de las tareas de mantenimiento preventivo. Incluso puede utilizar procedimientos como repositorio de la información que desea conservar, como lecturas de alineación y mediciones de desgaste.

Los procedimientos le brindan la capacidad de capturar conocimientos. Cuanto más trabaje en el equipo, más aprenderá sobre él. Los elementos como las cantidades y frecuencias de lubricación, las alineaciones, los requisitos de torque y los reemplazos preventivos de piezas a menudo se determinan o modifican en función de la experiencia del personal.

También existe la capacidad de documentar el conocimiento adquirido de fallas anteriores para proporcionar detalles específicos que pueden no ser obvios para un técnico competente. Los procedimientos ofrecen un lugar para almacenar esta información de una manera que sea fácil de recuperar y usar.

Un procedimiento también puede permitirle institucionalizar actualizaciones o cambios en las prácticas laborales. Siempre es un desafío modificar los hábitos de una persona, incluso si no se opone al cambio.

Un procedimiento que especifique el uso de un compuesto antiaferrante en los pernos o la alineación precisa de motores y cajas de engranajes le recordará al personal que los estándares han cambiado mientras refuerza las acciones adecuadas hasta que se conviertan en nuevos hábitos.

Los buenos procedimientos facilitan la programación de los técnicos. Es común que los departamentos de mantenimiento programen el trabajo con ciertos técnicos que saben cómo mantener un equipo en particular. No es inusual que las reparaciones aumenten o se retrasen o incluso que detengan un trabajo parcialmente terminado para que la persona adecuada se encargue de él.

Un procedimiento alivia esta restricción al permitir que cualquier técnico competente realice el trabajo correctamente. También libera a las personas más talentosas de realizar repetidamente el mismo trabajo técnico, lo que les permite crecer de otras formas. Es beneficioso para el personal y el departamento.

Los procedimientos también simplifican la planificación del trabajo al identificar las piezas, herramientas y suministros necesarios. Puede agregar requisitos específicos del sitio, proceso o coordinación en el procedimiento. Todo esto reduce la dependencia de la memoria de un individuo y ayuda a aumentar la eficiencia de la ejecución del trabajo.

Por último, los buenos procedimientos pueden ayudar a difundir el conocimiento en todo el departamento.

Por ejemplo, digamos que decide comenzar a usar un adhesivo en todos sus tornillos de fijación. Usted reúne al grupo de mantenimiento en la reunión de la mañana e informa a todos sobre la nueva práctica. Desafortunadamente, algunas personas estaban libres ese día, o se olvidó de decirle a todo el personal del cambio. Es posible que el supervisor de turno anterior no se haya acordado de transmitir las nuevas instrucciones o haya distorsionado el mensaje. Después del fin de semana, quizás la mitad de las personas a las que les contó se olvidaron del cambio. Luego, a medida que ingresan nuevas personas al departamento, no les informa específicamente sobre el uso del adhesivo en todos los tornillos de fijación porque hay cientos de estándares diferentes en el departamento y nadie nunca hizo una lista de ellos.

Al colocar estas instrucciones en los procedimientos, refuerza los cambios y recuerda a todos los estándares del departamento.

Vivimos en un mundo diferente al que vivíamos hace 20 o 30 años. Crecí en el área de Pittsburgh. Si hubiera arrojado una piedra a una multitud de personas hace 30 años, era muy probable que hubiera golpeado a alguien que entendiera de mecánica y de la maquinaria. Eso no es cierto hoy. Ahora, la maquinaria alrededor de nuestras casas en su mayoría no está destinada a ser reparada. En cambio, está diseñada para ser reemplazada o para que se le cambien algunas piezas. Los automóviles son otro gran ejemplo de esto. Además, los videojuegos parecen tener un atractivo mucho mayor que intentar arreglar su tostadora.

Debido a esto, las personas que ingresan al campo del mantenimiento no están aportando el nivel promedio de experiencia práctica que alguna vez tuvieron. No puede esperar que tengan sentido común cuando se trata de trabajar en máquinas. Una de las formas de superar este déficit es con procedimientos efectivos que no solo aborden las tareas complicadas, sino que también brinden instrucciones detalladas sobre cómo realizar las tareas simples.

El equipo se está volviendo más complicado y hay menos margen de error por parte del grupo de mantenimiento. Incluso las herramientas son más complejas. Hemos pasado de la alineación por medio del indicador de carátula a la alineación láser y de usar la mano para sentir si algo vibra o se calienta demasiado a usar acelerómetros y cámaras de infrarrojos. El mantenimiento debe permanecer al día. El desarrollo de buenos procedimientos es un engranaje fundamental en esta maquinaria.