Eficiencias en el Desarrollo de Estrategias de Mantenimiento Usando una Solución Empresarial de Genéricos

Allen Garcia, CMRP

Resumen
Las empresas obtienen una ventaja competitiva mediante la implementación de estrategias de mantenimiento optimizados para sus activos y maximizando así el retorno de la inversión de estos activos. La creación de las estrategias de mantenimiento optimizadas no es un esfuerzo que se haga una sola vez, sino un proceso de mejora continua debido a las cambiantes necesidades del negocio, las nuevas tecnologías de inspección y los datos empíricos de las órdenes de trabajo completadas. Esta actividad puede ser desalentadora, especialmente cuando el número de activos en su CMMS (Computer Maintenance Management System, por sus siglas en inglés) está en los miles.

Mantener la consistencia dentro de un tipo de equipo, actualizar el CMMS con nuevos datos y mejoras continuas en las estrategias de mantenimiento puede ser tedioso, lento y costoso. Por ejemplo, el contenido de una estrategia de mantenimiento va a evolucionar y mejorar a medida que se evalúan más y más activos de un tipo de equipo. El reto es actualizar los activos previamente evaluados sin entrar en un la reanudación sin fin de las estrategias de mantenimiento. La migración de datos de hojas de cálculo y documentos de texto al CMMS puede ser asimismo tomar mucho tiempo y ser propenso a errores de migración de datos.

La creación de una estrategia de mantenimiento eficaz comienza con el final en mente: ¿qué información se comunica desde el CMMS al personal de mantenimiento?, seguido de la creación de un mapa de procesos. El mapa de procesos nos dice que datos que se necesitan, quien hace cada tarea, y cómo los datos migran entre diferentes paquetes de software (incluyendo el CMMS). El esfuerzo invertido en la creación del mapa de procesos para las estrategias de mantenimiento, y el desarrollo de un proceso que permite la mejora continua de las mismas, tiene un impacto directo sobre el retorno de la inversión de los
activos.

Este estudio de caso, de una planta de gas natural licuado (GNL), será un escaparate de la metodología utilizada para desarrollar e implementar estrategias óptimas de mantenimiento de 3.650 activos; basado en 122 clases de equipos únicos, en la mitad del tiempo normal. La misma metodología promueve la mejora continua eficiente de estrategias de mantenimiento.

Introducción
A medida que evolucionan las prácticas de confiabilidad, estamos en una generación donde hay una mayor  demanda de conectividad. Por otra parte, existe un mayor impulso de almacenar los datos en una ubicación centralizada, de manera que los profesionales de confiabilidad y mantenimiento pueden acceder y utilizar los datos. Las soluciones empresariales, que son soluciones que todos en la organización puede alcanzar (por lo tanto el término empresarial), se están convirtiendo en el siguiente paso en el marco de ingeniería de confiabilidad.

Almacenar los datos en una base de datos centralizada es una cosa, tener estrategias coherentes en toda la organización es otra totalmente. Por lo tanto, este artículo discutirá la metodología de como obtener homogeneidad en las estrategias de mantenimiento de manera eficiente y gestionarlas durante el ciclo de vida de los activos, convirtiéndose así en un programa vivo.

“El beneficio más importante de la realización de un estudio de RCM con la ayuda de un paquete de software de confiabilidad es que se desarrolle una estrategia optimizada de los activos.” A fin de cumplir esta frase, mientras que la confiabilidad ayuda a desarrollar la estrategia óptima de mantenimiento, la visibilidad de dicha estrategia para gerentes y usuarios es a menudo limitada. ¿No sería ideal si con un solo clic, la gente pueda ver el resumen de la estrategia que se lleva a cabo en un activo? ¿Y además, que no tan sólo pudieran visualizar la estrategia sino que la utilicen para su aplicación particular en una
planta diferente dentro de la organización? Mientras que los softwares de análisis de confiabilidad son poderosos, tienen limitaciones cuando se trata de hacerse visible la gestión del mantenimiento y ser parte de una organización entera. En este artículo se discutirá además el estado de las soluciones empresariales de confiabilidad, y más concretamente sobre cómo estas soluciones pueden ser sostenibles y eficientes para que una empresa gestione su programa de mantenimiento y de confiabilidad.

Mantenimiento Genérico Tradicional vs Nuevo Paradigma
Además de exponer la metodología sobre cómo aplicar estrategias genéricas a múltiples activos, es importante contrastar cómo las estrategias genéricas de mantenimiento se han aplicado tradicionalmente en el pasado. De acuerdo con Moubray; “las políticas genéricas deben ser aplicadas sólo a aquellos activos idénticos cuyo contexto operativo, sus funciones y sus estándares de desempeño deseadas también sean idénticas”. Esto significa que, a diferencia del enfoque tradicional de la asignación de una estrategia de mantenimiento genérico o política que argumentaba que el mantenimiento de un tipo de
equipo es aplicable a la mayoría de los activos debe reconsiderarse. No sólo se menciona la estrategia, sino también que la estructura de la estrategia (función, falla funcional, modos de fallo y consecuencias de las fallas), debe estar lista para incluir el contexto operacional del activo.

La nueva metodología de asignación de estrategias genéricas y, posteriormente, realizar variaciones para incluir el contexto operativo del activo físico, que se presenta en este documento, puede ser considerado como un nuevo paradigma, evolucionando así el argumento de Moubray.

Las estrategias de mantenimiento para los activos industriales, actualmente se basan casi exclusivamente en “el instinto”, la opinión de expertos y la ciega fidelidad a los manuales de mantenimiento del fabricante. “Por ejemplo, muchos planes de mantenimiento preventivo se implementan con enfoque sólo cuantitativo ligero.” Este extracto indica la base para muchas de las estrategias que todavía están en uso hoy en día. Existe poca evidencia para apoyar la decisión de porque se eligió una frecuencia de mantenimiento en el pasado, sin embargo estas estrategias se siguen aplicando hoy día. Existen estrategias actuales de los activos que parecen estar basadas en los programas de producción y la distribución física de la planta, en vez de estar basadas en a las necesidades reales de confiabilidad de los activos. No es de extrañar entonces que el personal de mantenimiento tiene poca responsabilidad sobre la estrategia actual de los activos. Esto puede ser parte de la razón por la cual las estrategias de activos no han cambiado.

Metodología
El principio que se promueve en este artículo es que, contrariamente a los estudios de la RCM tradicionales donde un software es utilizado, construir estrategias genéricas y posteriormente ajustarlas de acuerdo al contexto operativo de los activos, es un proceso mucho más eficiente. Para el caso de estudio de una planta de GNL, se estimó que el enfoque tradicional de RCM habría tomado más de 90 días, dada la cantidad de activos; mientras que la realización del procedimiento de partir de estrategias genéricas para el despliegue rápido y más tarde la optimizarlo, redujo el tiempo a la mitad. Por esa misma magnitud, también hay un ahorro de costos en el desarrollo de una estrategia optimizada y utilizando menos tiempo
para completar el desarrollo de estrategias.

Es importante tener en cuenta que esta metodología no se limita a un tipo de industria, ya que se puede
aplicar a casi todas las industrias en las exista un programa de mantenimiento.

Antes de construir las estrategias genéricas, deben definirse los tipos (clases) de equipo. Estos pueden incluir clases o categorías, tales como: bombas, motores, transmisores, interruptores, etc. Para este estudio de caso, se definieron 122 clases únicas de equipos.

Las clases de los equipos también se podrían desglosar en tamaño, por ejemplo tener una clase para un motor pequeño (por ejemplo, <50 HP), para un motor mediano (por ejemplo 50-150HP), y para un motor grande (por ejemplo >150 HP). Además, las clases también podrían dividirse en criticidades, tales como tener una estrategia genérica para una válvula de bola, por ejemplo, y que tiene una clase de alta, media, y baja según su criticidad. El caso es que, basado en la práctica de aplicar esta metodología, a veces es ideal tener más clases de equipo que simplemente catalogar por tipos de equipos.

La creación de estrategias genéricas plantea la pregunta: ¿Qué tan genérica se debe hacer la estrategia? Para esta metodología, una estrategia genérica se define con el mantenimiento que es común entre esa clase de equipo en particular. Por ejemplo, en motores, estrategias genéricas incluirían las tareas de lubricación y análisis de vibración. Es importante observar que el detalle de las tareas; duración, frecuencia, y recursos, se promedian para la clase de equipo. Estos parámetros serán posteriormente afinados haciendo variaciones a la estrategia genérica, una vez sea aplicada a activos. Desde una perspectiva de FMEA (Failure Mode and Effects Analysis, por sus siglas en inglés), una estrategia genérica oscila entre tres a siete modos de falla, en comparación a un FMEA más detallado donde el número de modos de falla podría ser mayor a diez.

La nomenclatura también es importante en la definición de las clases de equipos, ya que más adelante se aplicarán a los activos específicos. Una buena práctica es para abreviar clases en cuatro caracteres, por ejemplo, el ID de una bomba puede ser PUGN, especificando que es una bomba (PU) general (GN). Tenga en cuenta que la abreviatura de PUMP para la bomba no se utilizó aquí, ya que hay varios tipos de bombas (hidráulica, diafragma, sumergida, etc.). Esta práctica también se debe considerar para todas las demás
clases de equipos.

Una vez que las estrategias genéricas se han construido, el siguiente paso es definir la jerarquía de activos. Cada organización debe tener una jerarquía definida que refleje las diferentes áreas de la planta. Dependiendo del CMMS, estas ubicaciones tienen una nomenclatura diferente. Por ejemplo, para SAP, las ubicaciones de la jerarquía son las ubicaciones funcionales (FLOC). Es importante señalar que todos los activos de la jerarquía, a su nivel de componente, deben tener una clase de equipo asignada que se relaciona con el activo. Para este estudio de caso, hubo 3.650 activos que tenían estrategias desarrolladas, en una jerarquía de SAP de seis niveles.

Si bien no hay una correlación directa entre el número de clases de equipos se puede aplicar a una cantidad X de activos (que no se puede sostener que 122 clases solo o siempre pueden proporcionar estrategias de 3.650 activos), el usuario debe tener en cuenta el factor de multiplicidad que cualquier clase de equipo pudiera tener. Por ejemplo, una categoría de equipo para una bomba puede ser multiplicada a través de 10 activos en la planta, mientras que un transmisor se puede multiplicar por 1,000 activos de la planta. Este proceso puede guiar al usuario a la hora de definir las clases de equipo.

La solución empresarial se utiliza para vincular las clases de equipos a sus respectivos activos. ¿Qué datos se vinculan? Todos los datos que se contienen en la estrategia genérica (clase de quipo), incluyendo funciones, fallas funcionales, modos de falla, datos de fallo y de reparación, ahora están asignados al activo físico.

Después de que las estrategias genéricas se implementan en los activos físicos correspondientes, el siguiente paso es realizar variaciones a las estrategias de mantenimiento, esto significa que los datos de fallo y de reparación previamente establecidos en la estrategia genérica pueden ser modificados para reflejar el contexto operativo del activo físico.

Además de variar los datos de fallo y reparaciones, otros datos, como funciones, fallas funcionales, modos de falla y sus consecuencias, pueden ser modificados. Es importante no perder de vista lo que se está cambiando y quien lo está haciendo. La base de datos centralizada entonces se convierte en una gran herramienta para la gestión del cambio, así, ya que puede notificar al usuario acerca de las variaciones que se hagan en sus estrategias. Por otra parte, ahora hay un sentido de gobierno de la estrategia de mantenimiento desde el inicio del proceso hasta la implementación, ya que el programa de mantenimiento y confiabilidad cada vez es más colaborativo.

Por último, las tareas son empaquetadas para facilitar la planificación y la programación. En esta etapa,un solo plan de trabajo unifica la estrategia por la frecuencia y su mano de obra. La mayoría de los ejercicios de desarrollo de estrategias viven y mueren dentro del equipo de confiabilidad y mantenimiento, no siempre involucrando a los de planeación. Al ampliar las fronteras de estos equipos, la planificación del mantenimiento se convierte en una parte del integra del marco confiabilidad. Esta etapa puede ayudar a aliviar los dolores de migración de datos, tales como hojas de carga para un CMMS, ya que una solución empresarial puede integrar directamente con cualquier CMMS.

Tener un vínculo entre la solución empresarial y el CMMS crea un puente entre el software de confiabilidad y la implementación. Como se ha indicado en este artículo, mientras que el software confiabilidad es muy bueno, la mayor parte del tiempo los estudios no llegan adecuadamente la fase de ejecución de un proyecto.

Al igual que con cualquier método científico, identificamos y seguimos la mejora continua por lo que podemos medir. La eficacia del plan de trabajo se puede medir con paquetes de tareas y con ellas retroalimentar la estrategia de mantenimiento para ver si es realmente óptima después de la implementación. La mejora de procesos también se vuelve más fácil de manejar y es más visible para las partes interesadas mediante el uso de una solución empresarial. No sólo la gerencia puede medir el progreso en el desarrollo de la estrategia en tiempo real, sino que también puede actuar como compuertas
del mantenimiento y autorizar los cambios que se están realizando en las diferentes áreas que afectan a toda la organización.

Si, efectivamente, el fin de un ejercicio de desarrollo de estrategias de mantenimiento es la implementación, entonces, proporcionar los planes óptimos de trabajo hace esta etapa exitosa. Al principio de este artículo, se argumentó que la manera de crear efectiva de crear una estrategia es con el fin en mente. Si el fin es que el profesional de mantenimiento tenga la estrategia óptima frente a él, en la forma de una hoja de papel o en una tableta, entonces, esta metodología demuestra que hemos llegado a tener éxito no sólo en entregar la estrategia a el usuario (el implementador), pero además también se tiene todo el conjunto de estrategias que se encuentran en un lugar común y están fácilmente disponibles para su
uso y mejora continua. Esto es una gran victoria para cualquier grupo de mantenimiento.

Conclusión
A medida que los programas de confiabilidad están evolucionando y están aprovechando de los softwares para realizar sus estudios, estos estudios (ya sea RCA, RCM, RAMS, etc.) deben ser parte de un programa vivo. Las soluciones empresariales son el siguiente paso en esta evolución, ya que proporcionan una base de datos común para los usuarios y pueden permitir la mejora continua en tiempo real. No sólo la base de datos ahora es común, pero ahora es también consistente y visible para muchos usuarios. El estudio de caso presentado en este artículo recalca las ventajas de utilizar una solución empresarial para agilizar la creación de las estrategias de mantenimiento y almacenarlas para que sean usadas en múltiples plantas
y para varios propósitos.

El desarrollo rápido de estrategias no sólo es eficiente y beneficioso en el corto plazo, sino que proporciona un camino sólido para la gestión del ciclo de vida de activos, ya que las estrategias pueden ser fácilmente accesibles y actualizadas. La solución empresarial ahora también puede servir como una biblioteca para la empresa, donde múltiples estrategias se pueden acceder. Más tarde en el ciclo de vida del programa de mantenimiento, podemos utilizar los resultados de desempeño y retroalimentar el software empresarial y su metodología para enriqueciendo nuestras estrategias y medir aún más nuestros resultados.

Referencias
1] Ballentine, Jason J. “The Shift to a Dynamic Asset Strategy”. ARMS Reliability Engineers. World
Congress on Engineering Asset Management. 2006.
[2] Moubray, John M. “Maintenance Management: A New Paradigm”. Aladon Ltd, UK, pp.7 – 11, 2000.
[Online] Available: http://www.maintenanceresources.com/RCM/Maintparadigm, July 12, 2016.
[3] Jardine, A.K.S. (1973). Maintenance, replacement and reliability. Pitman. London.